(Fersiwn Mawrth 2011)
Cynnwys
A. Cyflwyniad
A1. Beth yw nod y canllaw hwn?
Mae'r canllaw hwn yn gyflwyniad cyffredinol i reoli asedau ac adnoddau elusennau. Mae'n grynodeb o'r pwyntiau allweddol y dylid rhoi sylw iddynt wrth ystyried rheolaeth effeithiol o asedau ac adnoddau eich elusen. Gallech chi ei ddefnyddio fel rhestr wirio mewn cyfarfodydd lle mae'r ymddiriedolwyr yn trafod neu'n adolygu'r materion a drafodir yma. Gallech chi ei ddefnyddio i roi rhyw syniad o'r hyn y bydd angen ei wneud os yw'ch elusen am ehangu i feysydd newydd, megis bod yn berchennog eiddo neu neilltuo cronfeydd wrth gefn ar gyfer y dyfodol.
Defnyddiwn y term 'asedau ac adnoddau' yma i olygu'r holl eiddo y mae'ch elusen yn berchen arno. Mae hyn yn cynnwys buddsoddiadau, arian parod, tir, adeiladau a cherbydau, ond mae hefyd yn cynnwys staff, gwirfoddolwyr, ewyllys da ac enw da'r elusen.
Mae'r canllaw hwn wedi'i anelu at bob elusen ond bydd yr hyn sy'n gymwys i'ch elusen chi yn dibynnu ar faint a strwythur yr elusen a'r hyn y mae'n ei wneud. Mae unrhyw ofynion cyfreithiol wedi'u nodi gan y symbol 
- y pwyntiau eraill yw'r rhai a argymhellwn fel arfer da.
Os hoffech chi wybod rhagor am unrhyw bwnc a drafodir yma, rhoddir dolenni i'r canllawiau manwl perthnasol ym mhob adran. Fe welwch restr lawn o'n canllawiau manwl yn adran L.
A2. 'Rhaid' a 'dylai' - beth ydym ni'n ei olygu
Yn ein canllaw, pan ddefnyddiwn 'rhaid' golygwn ei fod yn ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol sy'n effeithio ar ymddiriedolwyr neu elusen. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r gofynion hyn. Er mwyn eich helpu chi i adnabod y gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol defnyddiwyd y symbol wrth ochr y pwyntiau bwled perthnasol.
Defnyddiwn 'dylai' ar gyfer eitemau rydym ni'n eu hystyried yn arfer da lleiaf, ond nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol penodol. Dylai ymddiriedolwyr ddilyn y canllawiau arfer da oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.
A3. Termau a ddefnyddir yn y cyhoeddiad hwn
Adroddiad blynyddol yw adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr wedi'i baratoi o dan adran 45 o Ddeddf 1993.
Ystyr buddiolwr neu fuddiolwyr yw unigolyn neu grŵp o bobl sy'n gymwys i elwa o waith elusen. Diffinnir grŵp buddiolwyr elusen yn nogfen lywodraethol yr elusen. Weithiau gall buddiolwyr gael eu galw'n gleientiaid neu'n ddefnyddwyr gwasanaeth.
Mae buddsoddiad cysylltiedig â chenhadaeth yn disgrifio dull o wneud buddsoddiadau ariannol sydd hefyd yn helpu'r elusen i gyflawni ei nodau yn uniongyrchol. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr ddefnyddio eu pŵer buddsoddi er lles gorau'r elusen.
Mae buddsoddiad cysylltiedig â rhaglen, a elwir yn fuddsoddiad cymdeithasol weithiau, yn fuddsoddiad y mae elusen yn ei wneud i hyrwyddo ei nodau'n uniongyrchol ac sy'n cynnwys gwneud enillion cyfalaf posibl o fewn cyfnod sefydledig. Mae rheolau gwahanol yn gymwys i fuddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen a buddsoddiadau ariannol.
Cronfeydd cyfyngedig yw cronfeydd sy'n amodol ar ymddiriedolaethau penodol sydd wedi'u cynnwys o fewn dibenion ehangach yr elusen. Gall cronfeydd cyfyngedig fod yn gronfeydd incwm cyfyngedig, y gellir eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo rhyw agwedd arbennig ar ddibenion yr elusen, neu gallant fod yn gronfeydd gwaddol lle mae gofyn i'r asedau gael eu buddsoddi neu eu cadw i'w defnyddio yn hytrach na'u gwario.
Cronfeydd wrth gefn yw'r adnoddau sydd gan elusen, neu sydd ar gael i'r elusen, i'w gwario ar unrhyw un neu bob un o'i dibenion ar ôl iddi fodloni ei hymrwymiadau a darparu ar gyfer ei gwariant arfaethedig arall.
Cwmni elusennol yw elusen sy'n gwmni wedi'i ffurfio a'i gofrestru o dan y Deddfau Cwmnïau, neu y mae darpariaethau Deddf Cwmnïau 2006 yn gymwys iddo.
Ystyr Deddf 1993 yw Deddf Elusennau 1993.
Ystyr Deddf Ymddiriedolwyr yw Deddf Ymddiriedolwyr 2000.
Ystyr dogfen lywodraethol yw dogfen gyfreithiol sy'n amlinellu nodau'r elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn femorandwm ac erthyglau cymdeithasu, yn drawsgludiad, yn ewyllys, yn Siartr Frenhinol, yn gynllun gan y Comisiwn neu'n ddogfen ffurfiol arall.
Gweithgareddau elusen yw unrhyw beth y mae'n ei wneud drwy ddefnyddio'r asedau neu'r adnoddau y mae'n berchen arnynt neu sydd o dan ei rheolaeth. Mae'n cynnwys ei holl waith a'i holl wasanaethau.
Ystyr nodau a nodau elusennol yw'r nodau y mae'r elusen wedi'i sefydlu i'w cyflawni. Fel arfer mae'r nodau wedi'u mynegi yn nogfen lywodraethol yr elusen.
Y pŵer buddsoddi cyffredinol yw'r pŵer buddsoddi a roddir i ymddiriedolwyr gan adran 3 o'r Ddeddf Ymddiriedolwyr gan gynnwys y pŵer i fuddsoddi mewn tir yn adran 8 o'r Ddeddf Ymddiriedolwyr.
Risg yn y canllaw hwn yw'r gair a ddefnyddir i ddisgrifio'r ansicrwydd a gyfyd mewn digwyddiadau a'u canlyniadau a allai gael effaith arwyddocaol, boed hynny o ran gwella neu lesteirio unrhyw faes gweithredu'r elusen.
Y Rheoliadau yw Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 (SI 2008 Rhif 629) sy'n amlinellu ffurf a chynnwys gofynnol adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a'r trefniadau craffu a chyfrifyddu ar gyfer elusennau.
Ystyr SORP yw Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau - Datganiad o Arferion Cymeradwy 2005. Mae'r SORP yn amlinellu'r arferion cymeradwy y dylai elusennau eu dilyn wrth lunio adroddiadau a chyfrifon blynyddol, ac mae elfennau allweddol y SORP wedi'u seilio ar Reoliadau 2008. Mae SORP ac amrywiaeth o ganllawiau cysylltiedig ar gael ar ein gwefan.
Ystyr Ymddiriedolwr yw ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sy'n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Yn nogfen lywodraethol yr elusen, gellir eu galw gyda'i gilydd yn ymddiriedolwyr, y bwrdd, ymddiriedolwyr rheoli, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gall fod rhyw deitl arall ganddynt.
Brig y dudalen
B. Rheolaeth ariannol
Gall elusen gyflawni ei nodau dim ond os yw'n rheoli ei harian yn briodol. Mae hyn yn golygu bod rhaid iddi gynllunio a monitro ei hincwm a'i gwariant er mwyn iddi allu cyflawni ei nodau yn y tymor byr, y tymor canolig a'r tymor hir. Bydd cynllun gweithredol neu strategol elusen yn amlinellu pa bolisïau, strategaethau a gweithredoedd fydd eu hangen i gyflawni hyn. Bydd rheoli arian yn ofalus hefyd yn diogelu cronfeydd yr elusen rhag cael eu camddefnyddio.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Gynllunio'n strategol. Mae hyn yn golygu adnabod anghenion o ran adnoddau a sut i'w diwallu, risgiau posibl a gofynion wrth gefn. Dylai cynllunio yn y tymor byr, tymor canolig a thymor hir ddangos o ble y daw cronfeydd a phryd y bydd eu hangen.
- Gwybod pa gronfeydd sydd â chyfyngiadau ar sut y gellid eu defnyddio. Gellir defnyddio'r cronfeydd hyn yn y ffordd a bennwyd yn unig.
- Cytuno, sefydlu ac adolygu polisïau a gweithdrefnau ariannol. Dylai staff a gwirfoddolwyr gymryd rhan wrth lunio polisïau a gweithdrefnau er mwyn sicrhau bod pawb yn deall sut mae cyllid yr elusen yn cael ei reoli, pa reolaethau mewnol sydd yn eu lle a pha rolau a chyfrifoldebau sydd ganddynt.
- Gosod cyllideb flynyddol sy'n amlinellu nodau ac amcanion yr elusen a'r hyn y bydd angen iddi ei wneud i'w cyflawni. Bydd y gyllideb hefyd yn amlinellu, cyn belled â phosibl, sut y caiff y gweithgareddau eu hariannu a beth fydd y gost.
- Sicrhau bod yr elusen yn mesur perfformiad ariannol i ddangos effeithiolrwydd ei rheolaeth ariannol gyffredinol. Gallai hyn olygu defnyddio cyfrifon rheolaeth yn rheolaidd i gymharu incwm a gwariant gwirioneddol yn erbyn y gyllideb flynyddol.
- Adnabod a phrisio'n llawn yr holl adnoddau sydd eu hangen i ddarparu ei gwasanaethau. Dylai elusen wneud hyn pan fydd yn ystyried beth i'w godi am ei gwasanaethau, gwneud cais am grantiau neu gontractau i ddarparu gwasanaeth cyhoeddus.
- Bod yn ymwybodol o ba ffrydiau incwm sydd ar gael nawr, a beth sydd wedi'u cynllunio neu sydd ar gael ar gyfer y dyfodol. Dylai elusennau ystyried yr holl gyfleoedd priodol i amrywio eu cyllid.
- Paratoi cyfrifon blynyddol ac adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr yn unol â'r SORP. Bydd yr hyn sy'n gymwys yn dibynnu ar faint a strwythur cyfreithiol yr elusen dan sylw.
Brig y dudalen
C. Buddsoddi cronfeydd elusennol [canllaw yn amodol ar ymgynghoriad]
Bydd elusennau yn buddsoddi naill ai i gael enillion ariannol i'w gwario ar ei nodau, neu fel ffordd uniongyrchol o hyrwyddo'r nodau hyn. Bydd rhai dulliau buddsoddi yn gwneud y ddau beth. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr wneud buddsoddiadau er lles gorau'r elusen.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Fod yn glir o'r cychwyn cyntaf a ydyn nhw'n ceisio cael yr enillion ariannol gorau, yn hyrwyddo dibenion yr elusen neu'n gwneud ychydig o'r ddau. Mae rheolau gwahanol yn gymwys yn dibynnu ar yr hyn yr hoffai'r elusen ei wneud.
- Sefydlu polisi buddsoddi sydd wedi'i gofnodi'n glir ac sy'n cael ei adolygu'n gyson. Dylai'r polisi gynnwys materion megis sut i ariannu gweithgareddau nawr ac yn y dyfodol, lefel y risg buddsoddi y maen nhw'n barod i'w dderbyn, a safle'r elusen ar fuddsoddi moesegol.
- Cydymffurfio â'r pwerau perthnasol ar gyfer buddsoddiadau safonol. Mae pŵer buddsoddi cyffredinol gan ymddiriedolwyr. Mae'n rhaid iddynt fod yn ymwybodol hefyd o unrhyw gyfyngiadau ar eu pwerau buddsoddi neu ychwanegiadau atynt a allai fod wedi'u cynnwys yn nogfen lywodraeth eu helusen.
- Gweithredu yn ôl safonau penodol (dyletswydd gofal) pan fyddant yn ddefnyddio pŵer buddsoddi. Mae'r ddyletswydd gofal hon yn mynnu eu bod nhw'n defnyddio'r gofal a'r gallu sy'n rhesymol yn yr amgylchiadau.
- Ystyried addasrwydd unrhyw fuddsoddiad i'w helusen, yr angen i arallgyfeirio a'r angen i adolygu'n achlysurol. Cyn gwneud unrhyw benderfyniad buddsoddi, a phan fyddant yn adolygu eu buddsoddiadau, mae'n rhaid iddynt geisio ac ystyried cyngor priodol.
- Ystyried a fyddai er lles yr elusen i fabwysiadu agwedd foesegol neu gysylltiedig â chenhadaeth. Efallai yr hoffent osgoi buddsoddiadau sy'n gwrthdaro mewn ffordd ymarferol â nodau'r elusen neu a allai ddieithrio rhoddwyr neu fuddiolwyr; neu efallai yr hoffent wneud buddsoddiadau sy'n hyrwyddo ei nodau yn uniongyrchol.
- Ystyried p'un ai i ddirprwyo'r gwaith o reoli buddsoddiadau'r elusen i arbenigwr. Gallai hyn olygu buddsoddi mewn cynllun buddsoddi cyfunol megis ymddiriedolaeth uned neu gronfa buddsoddi gyffredin, neu benodi rheolwr buddsoddi proffesiynol.
- Cydymffurfio â'u dyletswyddau i hyrwyddo nodau'r elusen yn y ffordd orau i'r elusen pan fyddant yn gwneud buddsoddiad cysylltiedig â rhaglen. Mae'n rhaid iddynt sicrhau bod y buddsoddiad yn hyrwyddo nodau'r elusen yn uniongyrchol, bod unrhyw fudd preifat yn atodol a bod modd i'r elusen roi'r gorau i'r buddsoddiad.
I gael rhagor o fanylion gweler Buddsoddi cronfeydd elusennol (CC14) [canllaw yn amodol ar ymgynghoriad]
Brig y dudalen
Ch. Adnabod a rheoli risg
Dylai elusennau adolygu ac asesu'n gyson y risgiau a wynebant ym mhob maes gwaith a chynllunio ar gyfer rheoli'r risgiau hynny. Bydd proses rheoli risg gadarn yn galluogi'r elusen i ystyried sut y gellir diogelu ei hasedau a'i hadnoddau a'u defnyddio yn y ffordd orau bosibl. Bydd rhwymedigaeth gyfreithiol ar rai elusennau i adrodd am eu prosesau rheoli risg yn eu hadroddiadau blynyddol.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Lunio a gweithredu polisi rheoli risg. Dylai'r polisi amlinellu'r gweithdrefnau a'r prosesau y bydd yr elusen yn eu defnyddio i adnabod y risgiau a wyneba ym mhob maes gweithredu a sut y bydd yn eu rheoli.
- Cydnabod pwysigrwydd rheoli risg ym mhob agwedd ar lywodraethu a rheoli'r elusen. Mae deall y risgiau a wyneba'r elusen (gan gynnwys risgiau i ffrydiau cyllid yn y dyfodol) wrth wraidd ei hyfywedd a'i chynllunio gweithredol.
- Deall rôl yr ymddiriedolwyr, yn ogystal â'r staff a'r gwirfoddolwyr, o ran adnabod a rheoli risg. Yn y rhan fwyaf o elusennau, bydd yr ymddiriedolwyr yn pennu ffiniau'r broses ac yn adolygu ac ystyried y canlyniadau, gan ddirprwyo'r broses ei hun o reoli risg i staff neu gynghorwyr proffesiynol.
- Sefydlu fframwaith risg i'w helpu i benderfynu pa fath o risgiau y gellir eu derbyn neu ymdrin â nhw yn ddyddiol. Bydd hefyd yn amlinellu pa benderfyniadau y mae angen eu cyfeirio atynt.
- Adolygu'n gyson yr holl risgiau sydd wedi cael eu hadnabod a sut y dylid eu rheoli. Beth amlder yr adolygiadau hyn yn dibynnu ar amgylchedd gwaith yr elusen. Bydd newidiadau yn yr hinsawdd ariannol a hefyd newidiadau mewn deddfwriaeth yn ffactorau pwysig.
- Gwneud datganiad rheoli risg yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr yn unol â'r Rheoliadau. Mae hyn yn gymwys os yw'r elusen yn uwch na'r trothwy archwilio.
- Gwneud datganiad rheoli risg yn eu hadroddiad blynyddol fel mater o arfer da os ydyn nhw'n ymddiriedolwyr elusen lai sy'n is na'r trothwy archwilio.
- Sefydlu cynllun adfer mewn trychineb sy'n galluogi'r elusen i adfer gwasanaeth arferol (neu mor arferol â phosibl) i'w buddiolwyr os yw digwyddiad difrifol yn ei hatal rhag cyflawni ei gweithgareddau arferol.
I gael rhagor o fanylion gweler Elusennau a rheoli risg (CC26).
Brig y dudalen
D. Rheolaethau ariannol mewnol cadarn
Mae dyletswydd ar bob ymddiriedolwr i ddiogelu asedau ac adnoddau ei elusen a sicrhau y cânt eu defnyddio dim ond i hyrwyddo nodau'r elusen. Dylai fod rheolaethau ariannol mewnol cadarn i ddiogelu cronfeydd rhag cael eu camddefnyddio ac i ddangos i roddwyr a buddiolwyr posibl fod yr elusen yn rheoli ei heiddo'n effeithlon.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Sefydlu a gweithredu polisïau, canllawiau a phrosesau i ddiogelu asedau ac adnoddau eu helusen. Dylent sicrhau bod pawb ar draws yr elusen yn eu deall, a bod y staff a'r gwirfoddolwyr i gyd yn gwybod beth yw eu rolau a'u dyletswyddau.
- Seilio systemau rheolaeth fewnol ar gynllun sefydliadol yr elusen. Dylai hwn ddangos yn glir feysydd cyfrifoldeb unigolion a grwpiau, a llinellau awdurdod ac adrodd.
- Cydnabod y bydd rheolaethau ariannol cadarn yn helpu i'w diogelu yn erbyn atebolrwydd personol posibl os daw unrhyw golled i'r elusen drwy gamddefnyddio ei chronfeydd.
- Cynnal gwiriadau priodol pan fyddant yn rhoi grantiau neu'n caniatáu i eiddo'r elusen gael ei ddefnyddio. Bydd rhaid i'r gwiriadau fodloni'r ymddiriedolwyr (cyn belled â phosibl) bod asedau ac adnoddau'r elusen yn cael eu defnyddio at y dibenion y cawsant eu rhoi ar eu cyfer.
- Sicrhau bod unrhyw wiriadau a rheolaethau sy'n cael eu dirprwyo i staff neu wirfoddolwyr wedi'u dogfennu'n glir a bod pawb yn eu deall. Dylent sicrhau eu bod nhw'n rhoi adroddiadau rheolaidd, wedi'u dogfennu'n llawn i'r ymddiriedolwyr ar ddefnyddio unrhyw bwerau dirprwyedig.
- Ystyried yn ofalus ac yn feirniadol y meysydd risg mwyaf - bydd hyn yn amrywio ac yn dibynnu ar asesiad risg yr elusen. Enghreifftiau fyddai rheolaethau dros systemau cyflogres, archebu nwyddau a gwasanaethau a sicrhau bod gwybodaeth ariannol yn ddibynadwy.
- Ystyried defnyddio technoleg newydd i symleiddio cadw cofnodion a phrosesau trafodion. Mae hyn yn golygu y bydd angen addasu gwiriadau a rheolaethau presennol i fodloni unrhyw newidiadau a diweddariadau.
- Cael mynediad at gyngor proffesiynol annibynnol. Dylai cyfathrebu rhwng ymddiriedolwyr elusen, y cyfrifydd a'r archwiliwr annibynnol/ archwiliwr ariannol fod yn fwy na chyfnewid cofnodion a gwybodaeth bob blwyddyn, lle'n bosibl.
I gael rhagor o fanylion gweler Rheolaethau ariannol mewnol (CC8), Diogelu elusennau rhag niwed ac Adrodd am ddigwyddiadau difrifol: Canllawiau i ymddiriedolwyr
Brig y dudalen
Dd. Cronfeydd wrth gefn elusennau
Dylai elusen ddarparu gwasanaethau dibynadwy a chyson i'w buddiolwyr y tu hwnt i'r dyfodol agos. Rhaid iddi allu talu costau annisgwyl, wynebu troeon anffodus a manteisio ar newid a chyfleoedd i ddatblygu pan fyddant yn codi. Un ffordd o wneud hyn yw neilltuo incwm, pan fydd yr elusen yn gallu fforddio gwneud hynny, fel cronfa wrth gefn.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
Adnabod pa gronfeydd yr elusen sydd â chyfyngiadau ar sut y gellid eu defnyddio - cronfeydd wrth gefn yw cronfeydd sydd ar gael i'w gwario'n ddirwystr.
- Datblygu a gweithredu polisi sy'n esbonio pam y mae angen cronfeydd wrth gefn (yn hytrach na defnyddio incwm ar unwaith ar nodau'r elusen). Bydd yn dangos lefelau'r cronfeydd wrth gefn i'w cadw ac ym mha amgylchiadau y gellid eu defnyddio.
- Cydymffurfio â'r gofynion adrodd blynyddol yn y Rheoliadau i amlinellu polisi cronfeydd wrth gefn yr elusen. Diben gwneud y datganiad yw dangos lefel y cronfeydd wrth gefn sydd gan yr elusen ac esbonio pam bod rhaid iddi eu cadw ar y lefel honno.
- Adolygu eu polisi cronfeydd wrth gefn yn gyson yn wyneb amgylchiadau ariannol sy'n newid ac amodau gweithredu newydd. Gall cadw cronfeydd wrth gefn gormodol gyfyngu'n ddiangen ar y swm sy'n cael ei wario ar weithgareddau elusennol, a gall cronfeydd wrth gefn annigonol beryglu gallu'r elusen i dalu a datblygiad a gweithgareddau'r elusen yn y dyfodol.
- Ystyried a ddylai a sut dylai cronfeydd wrth gefn gael eu buddsoddi. Gallai fod angen cronfeydd wrth gefn yn y tymor byr i'r tymor canolig ac felly dylid eu buddsoddi mewn ffordd sy'n golygu y gellir eu realeiddio'n gyflym fel arian parod pan fydd angen.
- Cynllunio ar gyfer datblygiad a chynaladwyedd yn y dyfodol pan fyddant yn ystyried lefelau cronfeydd wrth gefn. Gall dynodi cronfeydd i'w defnyddio ar brosiectau arbennig yn y dyfodol fod yn ffordd o neilltuo ac adeiladu cronfeydd a fydd yn eu gwahanu oddi wrth gronfeydd wth gefn cyffredinol yr elusen.
I gael rhagor o fanylion gweler Elusennau a chronfeydd wrth gefn (CC19).
Brig y dudalen
E. Elusennau a chodi arian
Mae'n rhaid i elusen gydymffurfio â deddfwriaeth codi arian a dylai ddilyn arfer da ym mhob agwedd ar godi arian. Mae'r agweddau hyn yn cynnwys dulliau codi arian, costau a risg ariannol a sut i ddiogelu a defnyddio'r arian a godir. Dylai'r elusen hefyd ystyried yr effaith y bydd neu y gallai ei dulliau codi arian ei chael ar farn gyhoeddus a'i henw da ei hun.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Gydnabod bod rhai meysydd codi arian yn amodol ar reoleiddio penodol a sicrhau bod elusennau'n cydymffurfio â'r rheoliadau hynny. Gall codi arian hefyd fod yn amodol ar gyfreithiau rheoleiddio eraill heblaw'r gyfraith elusennau megis cyfreithiau rheoleiddio hapchwarae, trethu, yswiriant, amddiffyn plant a diogelu data.
- Sicrhau bod rheolaeth briodol ganddynt dros unrhyw arian sy'n cael ei godi a bod yr arian hwnnw'n cael ei ddefnyddio at y dibenion y cafodd ei godi ar eu cyfer.
- Sicrhau bod apeliadau at ddibenion penodol yn cael eu rheoli ar wahân a'u cyfrif amdanynt o gronfeydd cyffredinol yr elusen.
- Sicrhau, os ydynt wedi rhoi caniatâd i eraill godi arian ar ran yr elusen, bod cytundebau priodol ganddynt gyda chodwyr arian proffesiynol a phartneriaid masnachol.
- Sicrhau bod apêl arfaethedig wedi'i chynllunio'n dda ac yn unol â nodau a gwerthoedd yr elusen, a'i bod yn ystyried unrhyw risgiau ariannol neu enw da sy'n gysylltiedig â'r apêl. Gall fod angen cynllun busnes, cyllideb ac, o bosib, cyngor proffesiynol ar gyfer apêl o bwys.
- Sefydlu gweithdrefn gwyno agored a hygyrch a fydd yn cynyddu ffydd y cyhoedd yn yr elusen a hefyd yn helpu i ddarganfod gweithgarwch codi arian amhriodol neu dwyllodrus.
I gael rhagor o fanylion gweler Elusennau a chodi arian (CC20).
Brig y dudalen
F. Staff a gwirfoddolwyr
Mae staff a gwirfoddolwyr elusen yn rhan hanfodol o'i hasedau a'i hadnoddau ac maen nhw'n hanfodol er mwyn i'r elusen ddarparu gwasanaethau effeithiol elusen i fuddiolwyr. Mae'n bwysig iawn bod elusennau yn eu rhinwedd fel cyflogwyr yn ymwybodol o'u rhwymedigaethau cyfreithiol a'u bod nhw'n sicrhau eu bod nhw wedi datblygu a gweithredu polisïau rheoli staff a gwirfoddolwyr effeithiol.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Sicrhau eu bod nhw'n ymwybodol o rwymedigaethau cyfreithiol yr elusen fel cyflogwr a chael yr wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth. Mae'n bwysig bod yr elusen yn gwybod ble i geisio cyngor a gwybodaeth am y mater hwn a'i bod yn ceisio cyngor proffesiynol pan fydd angen.
- Gwneud y defnydd gorau o staff drwy adolygu'n rheolaidd y sgiliau a'r profiad sydd eu hangen, pa ddulliau recriwtio y mae'n eu defnyddio ac amodau hyfforddi a gweithio'r elusen. Bydd hyn yn golygu ystyried gweithio oriau hyblyg, cydraddoldeb ac amrywiaeth a chynnal adolygiadau perfformiad.
- Adolygu lefelau staff yn gyson er mwyn sicrhau eu bod nhw'n cyfateb â chynllunio strategol yr elusen, a sicrhau bod adnoddau staff yn cael eu defnyddio i fodloni amcanion busnes yr elusen mewn modd effeithiol.
- Gwybod beth yw dyletswyddau cyfreithiol yr elusen o ran darparu pensiwn i staff a bod yn ymwybodol o'r gofynion cyfredol a'r gofynion newydd o 2012. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod trefniadau pensiwn yr elusen yn seiliedig ar yr hyn sydd er lles gorau'r elusen ac yn dilyn cyngor proffesiynol priodol.
- Adnabod a chynllunio dulliau rheoli risgiau a rhwymedigaethau sy'n gysylltiedig ag unrhyw gynllun pensiwn a allai fod gan yr elusen. Dylent wybod ble i geisio cymorth a chyngor ar faterion pensiwn a cheisio cyngor priodol yn ystod y broses gynllunio.
- Adolygu'n gyson bolisïau'r elusen ar gefnogi, hyfforddi a defnyddio gwirfoddolwyr. Mae'n rhaid i'r elusen fod yn ymwybodol o sefyllfa gyfreithiol gwirfoddolwyr. Mae'r meysydd deddfwriaeth a allai fod yn gymwys yn cynnwys gwiriadau cofnodion troseddol, diogelu data ac iechyd a diogelwch.
- Ymwybodol o'r treuliau y mae hawl gan wirfoddolwyr gael eu had-dalu o gronfeydd yr elusen. Dylai fod polisi ysgrifenedig gan yr elusen sy'n amlinellu pa gostau sydd wedi'u cynnwys a'r gweithdrefnau ar gyfer hawlio a chymeradwyo treuliau.
I gael rhagor o fanylion gweler Cynlluniau bensiwn â buddion wedi'u diffinio ac Adrodd am ddigwyddiadau difrifol: Canllaw i ymddiriedolwyr.
Brig y dudalen
Ff. Elusennau ac yswiriant
Mae gan ymddiriedolwyr elusen ddyletswydd sylfaenol i ddiogelu asedau ac adnoddau'r elusen rhag colled neu niwed a rheoli'r risg o drydydd parti yn hawlio costau yn erbyn cronfeydd yr elusen. Gall yswiriant fod yn ffordd briodol i'r ymddiriedolwyr gyflawni'r ddyletswydd hon a rheoli'r risgiau hyn. Mae'r gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i elusennau gael rhai mathau o yswiriant.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Sicrhau bod yr elusen yn prynu unrhyw yswiriant sy'n orfodol ar gyfer ei gweithgareddau. Byddai hyn yn cynnwys yswiriant atebolrwydd cyflogwr os yw elusen yn gyflogwr, yswiriant modur yn erbyn anaf trydydd parti a niwed i eiddo os yw elusen yn berchen ar gerbydau modur neu'n eu gweithredu.
- Bod yn ymwybodol o'r pŵer yn y Ddeddf Ymddiriedolwyr sy'n galluogi ymddiriedolwyr i yswirio unrhyw eiddo y mae eu helusen yn berchen arno yn erbyn y risg o golled neu niwed yn sgîl unrhyw ddigwyddiad, a thalu premiymau o gronfeydd yr elusen.
- Bod yn ymwybodol o unrhyw ofyniad yn nogfen lywodraethol yr elusen i'w hymddiriedolwyr brynu rhai mathau o yswiriant, ar wahân i'r mathau hynny sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith.
- Adnabod a chynllunio ar gyfer rheoli risg. Bydd hyn yn galluogi'r elusen i adnabod pa risgiau y gellir eu derbyn, eu rheoli, eu hatal neu eu trosglwyddo i yswiriwr.
- Trin gwirfoddolwyr mewn ffordd debyg i weithwyr cyflogedig at ddibenion yswiriant a sicrhau bod y mathau arferol o yswiriant y gallai elusen eu prynu yn briodol iddyn nhw. Mae hyn yn golygu egluro sut mae'r yswiriwr yn diffinio'r term 'gwirfoddolwr' a chadw cofnodion priodol o'r gwirfoddolwyr sy'n gweithio i'r elusen ac sydd wedi'u cynnwys o fewn y diffiniad hwnnw.
- Ystyried ceisio cyngor proffesiynol annibynnol am anghenion yswiriant yr elusen, lle y bo'n briodol. Fel rheol byddai hynny'n cael ei ddarparu gan frocer sy'n deall anghenion yswiriant elusennau ac sy'n gallu rhoi busnes i amrywiaeth o gwmnïau yswiriant.
- Ystyried manteision pecynnau yswiriant sydd wedi cael eu datblygu'n benodol ar gyfer mathau arbennig o elusennau, megis neuaddau pentref neu grwpiau cymunedol bach. Mae pecynnau o'r fath hefyd ar gael ar gyfer rhai mathau o ddigwyddiadau a gweithgareddau codi arian eraill.
I gael rhagor o fanylion gweler Elusennau ac Yswiriant (CC49).
Brig y dudalen
G. Rheoli trafferthion ariannol ac ansolfedd
Bydd elusennau'n gwneud amrywiaeth fawr o waith, mae ganddynt gwahanol ffynonellau cyllid a gallant gael eu heffeithio gan unrhyw newidiadau yn yr hinsawdd economaidd. Mae hyn yn golygu y bydd nifer o elusennau yn wyneb ansicrwydd ariannol rywbryd neu'i gilydd. Dylai elusen gael gweithdrefnau cadarn ar gyfer cynllunio, rheoli ac adolygu ei chyllid. Os yw elusen yn wynebu anawsterau ariannol, dylai'r ymddiriedolwyr weithredu'n brydlon i leihau'r risg o fod yn ansolfent.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Gael y sgiliau a'r galluoedd priodol, yn ogystal â digon o amser, i sicrhau bod yr elusen yn cael ei rhedeg yn briodol.
- Cael cynllun strategol hirdymor yn ei le ar gyfer cyflawni nodau'r elusen. Dylai hyn gynnwys cyllidebu, gweithgareddau arfaethedig a sut y byddant cael eu hariannu, risgiau, rhwymedigaethau posibl, cronfeydd wrth gefn a llywodraethu priodol.
- Cael cyfarfodydd ymddiriedolwyr rheolaidd i ystyried adroddiadau ariannol, unrhyw ddiweddariadau a sefyllfa ariannol cyffredinol yr elusen. Mae penderfynu pa mor aml y caiff y cyfarfodydd hyn eu cynnal yn dibynnu ar iechyd ariannol yr elusen a'r amgylchedd economaidd y mae'n gweithredu ynddo.
- Gwybod pa gronfeydd yr elusen sydd â chyfyngiadau ar sut y gellid eu defnyddio a pha rai y gellid eu defnyddio ar gyfer unrhyw un o'i nodau. Mae hyn yn hanfodol er mwyn cael dealltwriaeth briodol o sefyllfa ariannol gyffredinol yr elusen.
- Gweithredu'n briodol, os yw'n bosibl, pan fydd ansolfedd yn cael ei adnabod fel posibilrwydd. Dylid ceisio cyngor proffesiynol (ysgrifenedig) yn gynnar yn y broses oherwydd mae'n rhaid i unrhyw gamau unioni gael eu cynllunio'n briodol.
- Gwybod am y gyfraith ansolfedd a'i mecanweithiau achub os yw'r elusen yn gwmni elusennol, a'r dewisiadau gwirfoddol sydd ar gael os yw'n ymddiriedolaeth neu'n gymdeithas anghorfforedig.
- Ystyried ailstrwythuro neu newid gweithgareddau'r elusen - byddai hyn yn rhan o unrhyw gynllunio cyllidebol a strategol arferol, ond bydd yn hanfodol yn achos ansicrwydd ariannol. Mae'n golygu edrych ar ffynonellau cyllid gwahanol, adolygu ymrwymiadau, ailariannu, cwtogi neu leihau gwariant disgwyliedig, atal rhai o weithgareddau'r elusen neu ystyried uno ag elusen arall.
- Hysbysu'r Comisiwn os yw'r elusen yn dirwyn i ben neu'n rhoi'r gorau i weithredu er mwyn gallu ei dileu o'r Gofrestr Elusennau.
I gael rhagor o fanylion gweler Rheoli trafferthion ariannol a methdaliad mewn elusennau (CC12).
Brig y dudalen
Ng. Prynu a gwerthu tir
Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr elusen weithredu yn unol â'u dyletswyddau cyfreithiol pan fyddant yn prynu neu'n gwerthu tir. Gall elusen ddefnyddio tir i gyflawni nodau'r elusen neu gall ei ddal fel buddsoddiad. Hefyd dylai elusen sicrhau ei bod hi'n diogelu ei thir.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Wybod a chydymffurfio â'r pwerau sydd gan yr elusen i brynu tir, naill ai i'w ddefnyddio ar gyfer ei nodau neu fel buddsoddiad. Bydd y pwerau sydd ganddi yn amrywio yn ôl ei strwythur cyfreithiol ac weithiau gan y darpariaethau yn nogfen lywodraethol yr elusen.
- Ceisio cyngor proffesiynol priodol pan fyddant yn ystyried prynu a gwerthu tir.
- Cydymffurfio â'r ddyletswydd gofal statudol a amlinellir yn y Ddeddf Ymddiriedolwyr pan fyddant yn buddsoddi mewn tir. Mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r ddyletswydd gofal hon os ydyn nhw'n defnyddio'r pwerau buddsoddi yn y Ddeddf neu beidio.
- Cydymffurfio â gofynion y gyfraith pan fyddant yn gwaredu ag unrhyw dir. Mae'r gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i'r trafodion hyn gael eu rheoli'n briodol er lles yr elusen.
- Ceisio ein hawdurdod ymlaen llaw os yw'r tir yn cael ei waredu i unigolyn cysylltiedig. Mae unigolion cysylltiedig yn cynnwys ymddiriedolwyr a'u perthnasau agos, rhoddwr y tir a'u perthnasau agos, is-gwmni masnachu'r elusen a gweithwyr a swyddogion yr elusen.
- Dylai gydymffurfio â'r pwerau sydd gan yr elusen i werthu, prydlesu neu drosglwyddo (neu waredu fel arall) neu newid sut mae'r tir yn cael ei ddefnyddio. Mewn rhai achosion gall tir gael ei ddal ar ymddiriedolaethau sy'n gofyn am ein caniatâd ymlaen llaw i'w waredu neu newid sut y caiff ei ddefnyddio.
- Cadw cofnod llawn o'r tir y mae'r elusen yn berchen arno. Oes rhaid i unrhyw ran o'r tir gael ei chofrestru gyda'r Gofrestrfa Tir? A fyddai'n fwy cyfleus i'r elusen freinio'r teitl i unrhyw dir y mae'n berchen arno yn enw'r Ceidwad Swyddogol ar gyfer Elusennau?
- Monitro cyflwr tir yr elusen a sut y caiff ei ddefnyddio. Er enghraifft, dylent gynnal adolygiadau rhent rheolaidd o dir buddsoddi a chael rhaglen cynnal a chadw gylchol reolaidd. Bydd rhaid i'r ymddiriedolwyr ystyried unrhyw ofynion arbennig ar gyfer asedau treftadaeth.
- Os yw'n briodol, ceisio gostyngiad ardrethu dewisol ar gyfer tir yr elusen gan yr awdurdod lleol.
I gael rhagor o fanylion gweler Gwerthiannau, prydlesi, trosglwyddiadau neu forgeisiau: Yr hyn y mae angen i ymddiriedolwyr wybod am waredu tir elusennau (CC28) a Phrynu tir (CC39).
Brig y dudalen
H. Treuliau a thaliadau ymddiriedolwyr
Fel rheol bydd ymddiriedolwyr elusen yn gweithredu'n wirfoddol oni bai bod dogfen lywodraethol eu helusen yn datgan fel arall. Gall elusen ad-dalu ei hymddiriedolwyr am eu treuliau cyfreithlon. Mae Deddf 1993 hefyd yn amlinellu'r amgylchiadau arbennig pan y gall elusen dalu ei hymddiriedolwyr am ddarparu nwyddau a gwasanaethau.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Fod yn ymwybodol o unrhyw ddarpariaethau yn nogfen lywodraethol yr elusen sydd naill ai'n awdurdodi neu'n gwahardd gwneud taliadau i ymddiriedolwyr.
- Cydnabod y bydd talu ymddiriedolwr am wasanaethu fel ymddiriedolwr (os yw hyn er lles yr elusen) yn gofyn am awdurdod penodol naill ai yn ei dogfen lywodraethol, gan y Comisiwn Elusennau neu, yn llai aml, gan y Llysoedd.
- Gwybod bod hawl gan ymddiriedolwyr gael unrhyw gostau cyfreithlon y maent wedi'u talu ar ran yr elusen wedi'u had-dalu o'i chronfeydd. Dylai fod polisi ysgrifenedig gan yr elusen sy'n amlinellu pa geisiadau sydd wedi'u cynnwys a'r gweithdrefnau ar gyfer hawlio a chymeradwyo treuliau i'r holl staff a'r ymddiriedolwyr.
- Gwybod sut ac ym mha amgylchiadau y gallant ddefnyddio pwerau Deddf 1993 i dalu ymddiriedolwyr am ddarparu nwyddau a gwasanaethau. Gall dogfen lywodraethol yr elusen effeithio ar ddarpariaethau Deddf 1993.
- Bod yn agored ac yn dryloyw ynghylch unrhyw benderfyniad i dalu ymddiriedolwyr a bod yn barod i'w gyfiawnhau os caiff ei herio'n gyhoeddus.
- Datgelu unrhyw daliadau sy'n cael eu gwneud i'r ymddiriedolwyr yng nghyfrifon yr elusen yn unol â chanllawiau SORP Elusennau. Mae hwn yn ofyniad cyfreithiol i gwmnïau ac elusennau mwy ond bydd yn galluogi elusennau o bob lliw a llun i fod yn agored ac yn dryloyw.
- Cael gweithdrefnau diffiniedig clir ar gyfer adnabod a rheoli'r gwrthdaro buddiannau a all godi wrth ystyried talu ymddiriedolwr (neu unigolyn sy'n gysylltiedig â'r ymddiriedolwr hwnnw).
- Adolygu'n gyson perfformiad pob ymddiriedolwr - mae hyn yn arbennig o bwysig pan fydd ymddiriedolwr yn derbyn taliad gan yr elusen.
I gael rhagor o fanylion gweler Treuliau a thaliadau ymddiriedolwyr (CC11).
Brig y dudalen
I. Elusennau a masnachu
Gall elusennau fasnachu i ariannu eu gweithgareddau. Mae'n bwysig bod elusennau'n gwybod pa fathau o weithgarwch masnachu y gallant ymgymryd â nhw eu hunain a phryd y bydd rhaid iddynt fasnachu drwy is-gwmni masnachu. Bydd rhaid iddynt fodloni eu hunain nad yw eu gweithgareddau masnachu yn rhoi asedau elusennol mewn perygl a'u bod nhw wedi'u trefnu mewn ffordd dreth effeithlon.
Mae hyn yn golygu bod rhaid i ymddiriedolwyr:
- Geisio cyngor proffesiynol yn gynnar yn y broses, yn arbennig ar faterion treth a TAW.
- Egluro a yw gweithgarwch masnachu arfaethedig yr elusen yn hyrwyddo ei nodau yn uniongyrchol (masnachu prif ddiben), neu a yw'n ffordd o godi arian i'r elusen (masnachu heb fod yn brif ddiben). Mae hyn yn bwysig oherwydd, er y gall elusennau fasnachu pan fyddant yn cyflawni eu hamcanion, gall masnachu heb fod yn fasnachu prif ddiben fod yn drethadwy os nad yw wedi'i gynnwys yn yr eithriad graddfa fach.
- Sefydlu a yw unrhyw weithgareddau codi arian arfaethedig megis cynnal digwyddiadau neu weithio â chyfranogwyr masnachol wedi'u cynnwys o fewn y categori masnachu. Argymhellwn fod elusennau yn ceisio cyngor priodol cyn gweithredu.
- Asesu'r risg i asedau eu helusen pan fyddant yn cynnig masnach heb fod yn brif ddiben. Er enghraifft, os yw costau cynnal y gweithgarwch masnachu yn fwy nag unrhyw elw sy'n cael ei wneud, gall cronfeydd neu asedau'r elusen fod mewn perygl ac effeithio ar ei gallu i gyflawni ei nodau.
- Ystyried a ddylai is-gwmni masnachu ymgymryd â'r fasnach os oes risgiau sylweddol i asedau'r elusen neu os yw am osgoi talu treth diangen. Mae is-gwmni masnachu yn gwmni cyfyngedig gan gyfranddaliadau y mae'r elusen yn berchen arnynt. Bydd yr elusen yn ariannu'r is-gwmni masnachu, fel arfer drwy gyfrwng benthyciad neu drwy brynu cyfranddaliadau yn yr is-gwmni (gan gydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol a ddisgrifir yn adran C). Bydd yr holl elw a wnaed yn cael ei drosglwyddo i'r elusen.
- Sicrhau mai buddiannau'r elusen yw'r brif ystyriaeth ym mhob penderfyniad sy'n cael ei wneud am is-gwmni masnachu. Rhaid i fuddiannau'r is-gwmni masnachu, ei gyfarwyddwyr, ei gredydwyr neu ei weithwyr ddod yn ail i fuddiannau'r elusen. Dylai unrhyw wrthdaro buddiannau gael ei adnabod a'i reoli.
I gael rhagor o fanylion gweler Elusennau, treth a masnachu (CC35)
Brig y dudalen
L. Canllawiau manwl gan y Comisiwn Elusennau
Mae ein canllawiau manwl wedi'u rhestru isod. Hefyd mae dolenni i'r canllawiau perthnasol yn adrannau B-I.
Brig y dudalen