Canllaw'r Comisiwn Elusennau ar ddechrau, rhedeg a chefnogi apeliadau trychineb elusennol (CC40)
(Awst 2012)
A. Cyflwyniad
A1. Am y canllaw hwn
Pan fydd trychineb neu argyfwng dyngarol arall yn digwydd, ymateb naturiol y cyhoedd yw gwneud popeth posibl i helpu mor gyflym â phosibl. Mae elusennau sydd wedi cofrestru yng Nghymru a Lloegr yn cyflawni rôl bwysig o ran darparu deunyddiau a rhoi cymorth ymarferol yn sgil trychineb, ond maent hefyd yn gyfrwng i'r cyhoedd allu helpu'r rhai a effeithir gan y trychineb.
Bydd apeliadau trychineb yn denu cymorth cyhoeddus hael a bydd proffil cyhoeddus uchel ganddynt yn aml. Oherwydd hynny, mae'n bwysig bod elusennau'n glir ynghylch nodau unrhyw apêl am roddion a'u bod yn gallu dangos mewn modd agored a thryloyw i'r cyhoedd eu bod nhw wedi'u defnyddio yn unol â nodau'r apêl ac yn y ffordd fwyaf effeithiol ac effeithlon posibl.
Mae'r canllaw hwn yn ceisio helpu elusennau ac unigolion i redeg apeliadau trychineb mewn modd cyfreithlon ac effeithiol er mwyn i bobl a effeithir gan drychineb gael y cymorth y mae ei angen arnynt. Rydym hefyd wedi disgrifio sut y gall unigolion gyfrannu at ymdrechion i leddfu effeithiau trychineb - er enghraifft, gwirfoddoli eu hamser a'u sgiliau - fel dewis arall i sefydlu apêl elusennol newydd.
A2. Pwy ddylai ei ddarllen?
Mae'r canllaw yn rhoi cyngor i:
- elusennau sefydledig sydd am godi arian mewn ymateb i drychineb; ac
- aelodau unigol o'r cyhoedd sydd am helpu.
Rydym wedi nodi'r gofynion yn y gyfraith elusennau ac argymhellion arfer da sy'n gymwys i redeg apêl trychineb. Mae hefyd yn bwysig bod gan unigolion yr wybodaeth y mae ei hangen arnynt i wneud dewis ynghylch y ffordd orau i helpu ar ôl trychineb. Amlinellwn y dewisiadau sydd ar gael iddynt a hefyd pa broblemau allai godi a sut i'w hosgoi.
Y prif feysydd dan sylw yw:
- y dewisiadau sydd ar gael i unigolion
- sut y gall elusennau sy'n bod ymateb i drychineb
- sut i gynllunio apêl trychineb
- rhedeg apêl effeithiol
- sut i reoli'r risg o dwyll
- ffynonellau o wybodaeth ddefnyddiol
A3. 'Rhaid' a 'dylai' - beth ydym yn ei olygu
Yn ein canllaw, pan ddefnyddiwn 'rhaid' golygwn ei fod yn ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol sy'n effeithio ar ymddiriedolwyr neu elusen. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r gofynion hyn. Er mwyn eich helpu i adnabod gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol rydym wedi defnyddio'r symbol 
wrth ochr yr ateb byr yn yr adran honno.
Defnyddiwn 'dylai' ar gyfer eitemau sy'n arfer da lleiaf, ond nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol penodol ar eu cyfer. Dylai ymddiriedolwyr ddilyn y canllawiau arfer da oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.
A4. Beth sydd wedi newid ers ein canllaw diwethaf?
Mae'r canllaw hwn yn diweddaru ac yn ehangu ar yr wybodaeth a roddwyd yn y fersiwn blaenorol, Apêl Adeg Trychineb: Canllawiau'r Twrnai Gwladol (CC40). Mae'r fersiwn hwn yn ceisio amlinellu'n glir y dewisiadau i unigolion sydd am gefnogi ymdrechion lleddfu effeithiau trychineb, ac esbonio gofynion y gyfraith elusennau a'r argymhellion arfer da i elusennau sy'n bod. Mae'n ystyried yn fanwl materion megis cynllunio, rhedeg a chefnogi apeliadau, a rheoli'r risg o dwyll.
Nid oes unrhyw newid i bolisi'r Comisiwn Elusennau.
A5. Rhai termau a ddefnyddir yn y canllaw hwn
Buddiolwr neu fuddiolwyr: Term cyfreithiol yw hwn ar gyfer unigolyn neu grŵp o bobl sy'n gymwys i gael budd o waith elusen. Diffinnir grŵp buddiolwyr posibl elusen yn nogfen lywodraethol yr elusen. Weithiau gall buddiolwyr gael eu galw'n gleientiaid neu'n ddefnyddwyr gwasanaeth.
Cronfeydd cyfyngedig yw cronfeydd sy'n amodol ar ymddiriedolaethau penodol sydd wedi'u cynnwys o fewn nodau ehangach yr elusen. Gall cronfeydd cyfyngedig fod yn gronfeydd incwm cyfyngedig sy'n cael eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo rhyw agwedd arbennig ar nodau'r elusen (megis cronfeydd apêl), neu gallant fod yn gronfeydd gwaddol lle mae gofyn i'r asedau gael eu buddsoddi neu eu cadw i'w defnyddio yn hytrach na'u gwario.
Deddf 1992 yw Deddf Elusennau 1992.
Deddf 2011 yw Deddf Elusennau 2011 (sy'n cyfnerthu Deddf Elusennau 1993 a Deddf Elusennau 2006).
Dogfen lywodraethol yw dogfen gyfreithiol sy'n amlinellu nodau'r elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn femorandwm ac erthyglau cymdeithasu, yn drawsgludiad, yn ewyllys, yn Siartr Frenhinol, yn gynllun gan y Comisiwn neu'n ddogfen ffurfiol arall.
Gweithgareddau elusen yw unrhyw beth y mae'n ei wneud drwy ddefnyddio'r asedau neu'r adnoddau y mae'n berchen arnynt neu'n eu rheoli i hyrwyddo ei nodau elusennol. Mae'n cynnwys ei holl waith a'i holl wasanaethau.
Nodau a nodau elusennol yw'r nodau y mae'r elusen wedi'i sefydlu i'w cyflawni. Fel arfer mae'r nodau wedi'u mynegi yn nogfen lywodraethol yr elusen.
Risg yn y canllaw hwn yw'r gair a ddefnyddir i ddisgrifio'r ansicrwydd a gyfyd mewn digwyddiadau a'u canlyniadau a allai gael effaith arwyddocaol, boed hynny o ran gwella neu lesteirio unrhyw faes gweithredu'r elusen.
Rheoliadau 1994 yw Rheoliadau (Codi Arian) Sefydliadau Elusennol 1994.
Ymddiriedolwr yw ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sy'n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Yn nogfen lywodraethol yr elusen, gellir eu galw gyda'i gilydd yn ymddiriedolwyr, y bwrdd, ymddiriedolwyr rheoli, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gall fod rhyw deitl arall ganddynt.
B. Sut gall unigolion helpu ar ôl trychineb
Ar ôl trychineb, bydd aelodau o'r cyhoedd sy'n pryderu yn aml yn cysylltu â'r Comisiwn gan ofyn sut i sefydlu cronfa drychineb a allai, mewn nifer o achosion, fod yn elusen. Mae cyfrifoldebau a dyletswyddau cyfreithiol yn gysylltiedig â dechrau a rhedeg elusen ac nid dyma'r unig ffordd, neu'r ffordd orau o reidrwydd, o weithredu. Yn yr adran hon, amlinellwn rai o'r ffyrdd gwahanol y gall unigolion gefnogi ymdrechion lleddfu effeithiau trychineb.
B1. Sut galla i helpu?
Mae sawl ffordd y gallwch helpu pan fydd trychineb. Bydd y rhan fwyaf o bobl yn dewis helpu drwy roi arian, ond mae dewisiadau eraill yn cynnwys:
- codi arian ar gyfer elusen
- gwirfoddoli ar gyfer elusen
- dechrau elusen newydd (gweler adran B4)
- dechrau cronfa anelusennol (gweler adran B5).
Mae manteision ac anfanteision gwahanol i bob dewis felly bydd rhaid i chi ystyried yn ofalus p'un yw'r un mwyaf priodol yn seiliedig ar:
- natur a lleoliad y trychineb
- beth mae elusennau a sefydliadau eraill yn ei wneud
- pa fath o gymorth rydych am ei roi
- yr amser a'r arbenigedd sydd gennych i'w cynnig.
B2. Sut ydw i'n dechrau codi arian ar gyfer elusen sy'n bod?
Yr ateb byr
Cysylltwch â'r elusen. Argymhellwn yn gryf eich bod yn cysylltu â'r elusen cyn codi arian ar ei rhan i gael gwybod a oes unrhyw ofynion cyfreithiol sy'n gymwys i'ch dull arfaethedig chi o godi arian. Mae hefyd yn syniad da i edrych ar wefannau elusennau oherwydd bydd tudalennau cymorth arnynt yn aml gyda gwybodaeth ddefnyddiol i gefnogwyr.
Yn fwy manwl
Mae cyfreithiau a rheoliadau gwahanol yn gymwys i rai dulliau codi arian. Bydd y rhan fwyaf o elusennau yn gallu rhoi cyngor i'ch helpu i gydymffurfio â'r gyfraith elusennau a'r gyfraith codi arian, a gall eu tîm codi arian roi cynghorion a chymorth i chi. Fel arall, gallwch hefyd ceisio cymorth gan yr Institute of Fundraising sy'n gallu rhoi gwybodaeth ar arferion da i godwyr arian. Mae ein canllaw ein hunain, Elusennau a Chodi Arian (CC20) yn ceisio helpu elusennau a chodwyr arian i weithio mewn ffordd sy'n cydymffurfio â gofynion cyfreithiol ac arferion da.
B3. Alla i ddechrau codi arian a phenderfynu pa elusen i roi'r arian iddi yn ddiweddarach?
Gallaf, ond gall hyn olygu y byddwch yn creu apêl elusennol ar wahân. Os ydych yn rhedeg apêl codi arian:
- ar gyfer nodau a allai gael eu dehongli fel rhai elusennol; ac
- nid ydych yn nodi'r elusen neu'r elusennau rydych am eu helpu.
Byddwch yn dal yr arian ar ymddiriedolaeth i'w ddefnyddio ar gyfer y nodau elusennol a nodwyd yn yr apêl gyda chi fel yr ymddiriedolwr. Dyma fyddai'r achos o bosib hyd yn oed os nad dyma oedd eich bwriad. Mae dal arian ar ymddiriedolaeth o'r fath yn creu rhai dyletswyddau a chyfrifoldebau y dylech eu deall.
B4. Beth fyddai dechrau elusen newydd yn ei olygu?
Yr ateb byr
Mae dyletswyddau penodol a chyfrifoldeb cyfreithiol yn gysylltiedig â dechrau elusen newydd a dylech fod yn ymwybodol o'r rhain cyn penderfynu gweithredu. Dylech hefyd gofio y bydd elusennau sy'n bod sydd eisoes yn gwneud gwaith lleddfu effeithiau trychineb a fyddai'n gwerthfawrogi eich cymorth. Byddai cefnogi elusennau o'r fath yn ddewis arall effeithiol i ddechrau eich elusen eich hun.
Yn fwy manwl
Cyn dechrau elusen newydd, argymhellwn eich bod yn ymchwilio i'r elusennau sydd eisoes yn gwneud yr un gwaith â'r hyn sydd o ddiddordeb i chi. Efallai y byddwch yn penderfynu mai cefnogi un ohonynt yw'r ffordd orau ymlaen - fel arall bydd elusen sy'n bod yn gallu eich cynghori sut y gall elusen newydd ategu a chefnogi'r gwaith sydd eisoes yn mynd rhagddo. Cewch wybodaeth am dros 160,000 o elusennau cofrestredig yng Nghymru a Lloegr ar ein Cofrestr Elusennau.
Mae cyfrifoldebau yn gysylltiedig â bod yn elusen, yn enwedig i'w hymddiriedolwyr, felly mae angen ystyried yn ofalus cyn dechrau elusen newydd a cheisio cyngor priodol ymlaen llaw. Mae'n rhaid i chi sicrhau bod strwythur cyfreithiol priodol yn ei le a bod eich elusen yn bodloni ei rhwymedigaethau cyfreithiol o ran codi arian a sut y caiff yr arian a godwyd ei ddefnyddio ac y cyfrifir amdano.
Mae ein canllawiau ar y wefan yn rhoi arweiniad manwl ar beth yw elusen a sut y dylid ei sefydlu a'i rhedeg.
Mae'n rhaid sefydlu elusen at ddibenion elusennol yn unig - mae hyn yn golygu bod rhaid i elusen:
- gael nod neu nodau sy'n dderbyniol yn ôl y gyfraith fel rhai a allai fod yn elusennol
- gallu dangos bod y nod er budd y cyhoedd
- peidio â chael ei sefydlu at ddiben gwleidyddol; a
- bod yn annibynnol - mewn geiriau eraill, mae'n rhaid i'w hymddiriedolwyr allu penderfynu beth mae'r elusen yn ei wneud gyda'i harian heb unrhyw gyfarwyddyd gan bobl neu sefydliadau eraill.
Fel ymddiriedolwr, bydd gennych ac mae'n rhaid i chi dderbyn y prif gyfrifoldeb am gyfeirio materion yr elusen a sicrhau ei bod yn ddiddyled, yn cael ei rhedeg yn dda ac yn cyflawni ei nodau elusennol er bydd y cyhoedd. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr arfer sgiliau a gofal rhesymol wrth gyflawni eu dyletswyddau er mwyn sicrhau eu bod yn:
- cydymffurfio â'r gyfraith (gan gynnwys y gyfraith elusennau)
- gweithredu er lles yr elusen
- cydymffurfio â'u dyletswyddau o ofal a phwyll
- cadw rheolaeth ar arian yr elusen, cadw cofnodion ariannol priodol a sicrhau bod yr arian yn cael ei ddefnyddio'n briodol, yn gyfreithiol a dim ond er mwyn hyrwyddo nodau'r elusen.
B5. Sut ydw i'n sefydlu cronfa anelusennol?
Yr ateb byr
Argymhellwn eich bod yn ceisio cyngor proffesiynol i weld a fydd eich gweithgareddau codi arian arfaethedig yn elusennol neu beidio. Enghraifft gyffredin o gronfa anelusennol yw pan fydd cronfeydd yn cael eu codi er budd rhywun arbennig a gellir eu defnyddio ar gyfer yr unigolyn hwnnw yn unig. Yn yr achos hwn, ni fydd y cronfeydd wedi cael eu codi er budd y cyhoedd, ni fydd gan y gronfa nodau elusennol ac felly ni fydd yn elusennol yn ôl y gyfraith.
Yn fwy manwl
Os yw'r arian a godwyd at ddiben anelusennol, ni fydd yn ddarostyngedig i'r gyfraith elusennau neu awdurdodaeth y Comisiwn Elusennau. Mae hyn yn golygu y bydd mwy o ryddid ac annibyniaeth gennych dros wario'r arian.
Fodd bynnag, mae rhai anfanteision i godi arian at ddiben anelusennol:
- nid yw cronfeydd anelusennol yn gymwys i gael yr un gostyngiadau treth â chronfeydd elusennol
- ni all apeliadau codi arian o'r fath gael eu cynrychioli fel rhai elusennol ac felly mae'n bosib na fyddant yn denu'r un lefel o gymorth ag apeliadau elusennol
- mae'n dramgwydd troseddol i ddweud eich bod yn casglu ar gyfer elusen pan nad ydych yn gwneud hynny. Yn ogystal, os yw'r apêl yn awgrymu bod yr arian yn cael ei godi ar gyfer elusen, gall yr arian gael ei ystyried yn arian elusennol os mai dyna oedd eich bwriad neu beidio.
Os ydych yn ystyried sefydlu cronfa anelusennol, dylech ystyried ceisio cyngor proffesiynol er mwyn i chi beidio â sefydlu elusen os nad ydych yn bwriadu gwneud hynny. Mae canllawiau am ddim ar strwythurau cyfreithiol sy'n cynnwys cronfeydd anelusennol ar gael gan Get Legal neu Dŷ'r Cwmnïau.
Gallwn roi cyngor ac arweiniad i chi ar gyfer elusennau yn unig.
B6. Sut galla i fod yn wirfoddolwr elusen?
Ceisiwch gael gwybod gan elusennau sy'n ymateb i'r trychineb beth y maent yn ei wneud a beth y maent yn ei ddisgwyl gan wirfoddolwr - mae'r Gofrestr Elusennau yn rhoi manylion cyswllt ar gyfer pob elusen gofrestredig yng Nghymru a Lloegr. Fel arfer bydd gwefannau elusennau yn disgrifio pa gyfleoedd gwirfoddoli sydd ganddynt a sut y gallwch wneud cais.
Mae nifer o gyfleoedd hefyd i baru cyfleoedd gwirfoddoli ag unigolion sydd â diddordeb. Cewch fanylion amdanynt drwy'r rhyngrwyd. Mae gan yr Institute of Fundraising gysylltiadau â gwefannau lle y cewch wybodaeth am wirfoddoli.
C. Elusennau sy'n bod yn ymateb i drychineb
Bydd nifer o elusennau am wybod a allant a sut y gallant ymateb i drychineb neu argyfwng dyngarol. Mae'n rhaid i elusen ddefnyddio ei harian ar gyfer y nodau y cafodd ei sefydlu i'w cyflawni, ond nid yw hyn yn golygu na all helpu pan fydd trychineb yn digwydd. Mae'r adran hon yn amlinellu beth y mae angen i elusennau feddwl amdanynt wrth ystyried a chynllunio ymateb i drychineb.
C1. All ein helusen helpu?
Yr ateb byr
Bydd hyn yn dibynnu ar nodau eich elusen, yn ogystal â'r ffordd y gallwch hyrwyddo'r nodau hynny yn ymarferol. Yr ymddiriedolwyr fydd yn penderfynu ar hyn gan ystyried:
- y nodau y sefydlwyd eich elusen i'w cyflawni
- gallu'ch elusen i ymateb
- a yw elusennau eraill mewn sefyllfa well i ymateb i'r argyfwng arbennig hwn ac unrhyw gyngor sydd ganddynt i'w gynnig.
Yn fwy manwl
Bydd eich elusen wedi'i sefydlu gyda'r nodau arbennig wedi'u penderfynu gan ei sylfaenwyr. Fe'u hamlinellir yn ei dogfen lywodraethol ac mae'n rhaid i'r elusen weithredu o fewn y ffiniau hyn. Fodd bynnag, gweler C3. Mae disgresiwn gan eich ymddiriedolwyr elusen i benderfynu pa waith y gall yr elusen ei wneud sydd wedi'i gynnwys o fewn ei nodau, a gallant fod yn greadigol ac yn arloesol wrth benderfynu beth yw hynny.
Os oes cyfyngiadau, er enghraifft gweithio o fewn ardal ddaearyddol ddiffiniedig neu weithio gyda mathau neu ddosbarthiadau arbennig o fuddiolwr a chodi arian ar eu cyfer, mae'n rhaid i'ch elusen gydymffurfio â'r rhain.
Dyletswydd yr ymddiriedolwyr yw sicrhau bod arian eu helusen yn cael ei ddefnyddio yn unol â'i nodau ac er lles yr elusen. Felly, os nad yw'n realistig i'ch elusen ddarparu gwasanaethau yn ardal y trychineb, dylech ganolbwyntio ar godi arian a'i roi i elusen sydd eisoes yn gweithio yn y maes.
Drwy godi arian a'i roi i elusen arall, byddwch yn osgoi'r posibilrwydd o ddyblygu gwasanaethau, cyfrifoldebau a chostau gweinyddol sefydlu ymgyrch newydd a gwneud y defnydd gorau o'r arian a godwyd. Fel arall, gallai'ch elusen gefnogi ymdrechion elusennau eraill drwy ailgyfeirio rhoddwyr atynt, neu drwy redeg apêl codi arian ar y cyd. Dylai'ch elusen gynnal y gwiriadau diwydrwydd dyladwy priodol cyn rhoi arian i sefydliadau ac unigolion eraill neu weithio gyda nhw (gweler adran Ch4).
Os nad yw codi arian ar gyfer ymdrechion lleddfu effeithiau trychineb wedi'i gynnwys o fewn nodau eich elusen, gall aelodau'r elusen barhau i roi'n uniongyrchol, neu drefnu casgliadau yn bersonol. Os yw hyn yn digwydd, dylai'r codwyr arian sicrhau nad yw unrhyw gasgliad yn cael ei wneud yn enw neu ar ran eich elusen. Ni ddylai'r cronfeydd hyn gael eu symud drwy gyfrif banc eich elusen ychwaith.
Dyma rai enghreifftiau ymarferol o sut y gallai elusennau sydd wedi'u sefydlu gyda nodau gwahanol helpu gydag ymdrechion lleddfu effeithiau trychineb.
|
Enghraifft 1 - Elusen addysgol
Nod yr elusen yw darparu ysgol i hyrwyddo addysgu, a'i phrif ddiben yw darparu addysg i ddisgyblion yn yr ysgol. Y tu hwnt i'r cwricwlwm a gynigir gan yr ysgol, mae'n cynnig gweithgareddau eraill gan gynnwys gweithgareddau codi arian gan y disgyblion i elusennau eraill, rhai ohonynt yn elusennau rhyngwladol.
Ym marn yr ymddiriedolwyr mae gweithgareddau codi arian o'r fath yn fudd addysgol i'r disgyblion ac yn gysylltiedig â nod addysgol cyffredinol yr ysgol.
|
|
Enghraifft 2 - Elusen seiliedig ar ffydd
Mae elusen Gristnogol wedi cael ei sefydlu i newid bywydau er gwell mewn ffyrdd ysbrydol, moesol, moesegol ac ymarferol sy'n adlewyrchu ac yn arddangos y ffydd Gristnogol. Ei nod cyffredinol yw hyrwyddo crefydd.
Mae hyrwyddo a chodi arian ar gyfer sefydliadau eraill i leddfu angen hefyd yn fynegiant o grefydd ac mae wedi'i gynnwys o fewn hyrwyddo'r ffydd Gristnogol. Golyga hyn nad oes rhaid cyfyngu cymorth i fuddiolwyr sy'n Gristnogion neu i sefydliadau a ffurfiwyd i hyrwyddo Cristnogaeth.
|
|
Enghraifft 3 - Neuadd bentref
Mae elusen neuadd bentref er budd trigolion pentref bach am gyfrannu at apêl sy'n cael ei rhedeg gan elusen ryngwladol mewn ymateb i drychineb dramor. Mae'n amlwg bod nodau'r elusen wedi'u cyfyngu i gynnig budd i drigolion y pentref arbennig hwnnw, felly nid yw cyfrannu ei harian at yr apêl wedi'i gynnwys o fewn nodau'r elusen.
Fodd bynnag, mae'r elusen yn penderfynu gosod ei hadeilad i'w ddefnyddio i gynnal ffair codi arian wedi'i threfnu gan y trigolion lleol. Mae'r trefnwyr yn egluro y bwriedir rhoi'r holl elw yn uniongyrchol i'r apêl trychineb. Golyga hyn y bydd yr elusen yn cael ei had-dalu am unrhyw gostau sy'n codi drwy gynnal y digwyddiad.
|
C2. All ein helusen godi arian mewn cydweithrediad ag elusennau eraill?
Yr ateb byr
Gall. Gall eich elusen gydweithredu ag elusennau eraill i godi arian ar yr amod bod diben y cydweithredu yn hyrwyddo eich nodau. Oni bai bod eich elusen a'ch partneriaid yn codi arian i gefnogi eich gweithgareddau lleddfu effeithiau trychineb eich hun, fel rheol bydd yr arian a godir yn cael ei drosglwyddo i elusen sefydledig neu sefydliad arall sy'n gweithio yn y maes.
Yn fwy manwl
Gall unrhyw fath o gydweithio rhwng elusennau gynnig manteision mawr, yn enwedig o ran cadw costau i'r lleiaf posibl a rhannu adnoddau a gwybodaeth. Ceisiwn annog cydweithio os yw'n cynnig modd i gronfeydd ac adnoddau elusen gael eu defnyddio'n fwy effeithlon ac effeithiol. Mae ein gwefan yn cynnwys canllawiau manwl ar bob agwedd ar gydweithio. Fodd bynnag, mae'n rhaid i elusen allu cyfiawnhau unrhyw gydweithio neu drefniadau gweithio ar y cyd fel rhai sy'n cefnogi ei nodau ac yn rhai sydd er lles ei buddiolwyr.
Mae'r egwyddorion sy'n gymwys i gydweithio rhwng elusennau at y dibenion o godi arian mewn ymateb i drychineb yn debyg iawn i'r rhai sy'n gymwys i unrhyw fath arall o gydweithredu elusennol.
Ar gyfer unrhyw cydweithredu codi arian:
- mae'n rhaid iddo fod er lles buddiolwyr eich elusen
- mae'n rhaid iddo hyrwyddo nodau'ch elusen
- dylai fod cytundeb ysgrifenedig rhwng pob parti sy'n cydweithredu.
Dylai'r cytundeb ysgrifenedig y cyfeirir ato yn y rhestr uchod amlinellu manylion ymarferol y bartneriaeth. Fel arfer bydd y rhain yn cynnwys:
- dibenion y cydweithredu
- a fydd yr arian a godir yn ffurfio cronfa elusennol ar wahân
- sut y caiff arian ac adnoddau'r sefydliadau sy'n cydweithio ei ddefnyddio
- sefydlu'r prosesau, y rolau a'r cyfrifoldebau ar gyfer gweinyddu'r cronfeydd a godwyd
- beth fydd yn digwydd i unrhyw arian dros ben
- am faint y bydd y cydweithredu yn para
- y trefniadau cyfrifyddu ac adrodd.
Os yw apêl codi arian gydweithredol yn cynnwys elusennau a phartneriaid anelusennol, efallai y bydd rhaid i'r cronfeydd a godir gael eu sefydlu fel cronfa elusennol newydd i'w defnyddio at ddibenion yr apêl. Bydd hyn yn golygu y byddwch chi a'ch partneriaid yn sefydlu elusen newydd gyda phopeth sy'n gysylltiedig â hynny (gweler B4) a fydd yn rhaid cael ei chofrestru fel elusen o bosib.
Fel arall, gall llenyddiaeth yr apêl egluro y caiff yr holl arian a godir ei drosglwyddo i un neu ragor o elusennau a enwir i'w ddefnyddio ar gyfer eu gwaith eu hunain yn y maes.
Mewn unrhyw achos bydd rhaid i unrhyw gydweithredu at ddibenion codi arian egluro i roddwyr at beth y caiff eu rhoddion ei ddefnyddio a sut y cânt eu defnyddio.
C3. All ein helusen newid ei nodau er mwyn ymateb i drychineb?
Yr ateb byr
Gall fod modd newid neu ehangu nodau'ch elusen. Yn y rhan fwyaf o achosion, mae'n rhaid i chi gael ein hawdurdod ni ymlaen llaw.
Yn fwy manwl
Fel arfer bydd rhaid i ni awdurdodi unrhyw newidiadau i nodau elusen. Mae hyn yn golygu y dylech allu dangos bod unrhyw newid arfaethedig er lles eich elusen a'i buddiolwyr. Gweler Newid Dogfen Lywodraethol eich Elusen (CC36) am ragor o wybodaeth.
Er enghraifft, ni all elusen gyda nodau sydd wedi'u cyfyngu'n benodol i ardal leol weithredu neu ddefnyddio ei chronfeydd ar gyfer nod sydd y tu allan i'w hardal ddiffiniedig fel arfer. Gallai'ch ymddiriedolwyr wneud cais i ni am gydsyniad i ehangu'r ardal y gall eich elusen weithio ynddi. Fodd bynnag, byddai newid o'r fath yn arwyddocaol a dylai'ch elusen ystyried effaith hirdymor newid ei nodau, yn enwedig yr effaith y byddai'n ei chael ar fuddiolwyr eich elusen nawr ac yn y dyfodol. Mae hefyd yn bwysig cofio bod newid o'r fath yn weddol gymhleth a gall gymryd peth amser.
Ch. Cynllunio apêl trychineb
Rhaid cynllunio apeliadau trychineb yn ofalus. Maent wedi'u rhwymo gan yr un gofynion cyfreithiol ag unrhyw apêl codi arian arall a dylai'r ymddiriedolwyr gymryd gofal arbennig i sicrhau eu bod yn glir ynghylch y rheolau. Dylent hefyd ystyried argymhellion arfer da a chyngor - mae nifer o adnoddau defnyddiol wedi'u rhestru ar ddiwedd y canllaw hwn.
Ch1. Sut gall ein helusen baratoi ar gyfer apêl?
Yr ateb byr
Os yw'ch elusen am godi arian ar gyfer ei gwaith lleddfu effeithiau trychineb ei hun neu os yw'n bwriadu cefnogi gwaith elusennau eraill pan fydd trychineb yn digwydd, mae'n bwysig cael cynlluniau wrth gefn yn eu lle. Yn wyneb yr angen brys am gymorth, disgwylir i'r arian a godir gael ei ddefnyddio'n gyflym a gall cynllunio priodol sicrhau bod hynny'n digwydd.
Yn fwy manwl
Dylai unrhyw gynllun ystyried y materion sylfaenol megis:
- adnabod y rheolau a'r rheoliadau sy'n rheoli apeliadau a chodi arian
- penderfynu a fydd apeliadau yn cyllido eich ymdrechion cymorth eich hun (os yw'n briodol) neu a fyddwch yn codi arian ar gyfer elusennau neu sefydliadau sy'n bod ac sy'n gweithio yn yr ardal a effeithir
- beth yw telerau sylfaenol unrhyw apêl codi arian
- sut gallai apêl gael cyhoeddusrwydd
- pa weithgareddau codi arian eraill y gallai'ch elusen eu trefnu
- a ydych am gydweithio â phartneriaid eraill neu beidio mewn unrhyw apêl ac, os ydych, sut y byddwch yn cydweithio.
Yn achos trychineb, gall y cynllun sylfaenol gael ei ddatblygu a'i mireinio i ystyried natur, graddfa a lleoliad yr argyfwng. Mae gwybod beth mae'ch elusen yn bwriadu ei wneud gyda'r cronfeydd a pha gamau ymarferol y bydd angen i chi eu cymryd i gwblhau'r cynlluniau hynny yn hanfodol er mwyn gosod targedau ar gyfer y symiau sydd i'w codi a pha mor hir y bydd yr apêl yn para.
Os nad oes gan eich elusen y gallu, yr arbenigedd neu'r presenoldeb lleol sydd eu hangen i ddarparu cymorth ymarferol ar gyfer trychineb, bydd yn fwy effeithiol i gydweithio ag elusen arall a chodi arian i elusen arall sydd â nodau tebyg. Os yw'r arian a godir gan eich apêl yn cael ei drosglwyddo i elusen arall, gall fod modd adnabod elusen addas ymlaen llaw er mwyn trosglwyddo'r arian mor gyflym â phosibl.
Efallai y bydd eich elusen am ystyried trosglwyddo'r arian a godir gan apêl yn uniongyrchol i elusen neu sefydliad arall sy'n gweithio yn ardal y trychineb (gweler adran Ch2).
Mae Adran F yn rhestru nifer o ffynonellau defnyddiol o wybodaeth bellach ar bob agwedd ar leddfu effeithiau trychineb.
Ch2. Pa mor bwysig yw rheoli risg wrth gynllunio apêl?
Yr ateb byr
Mae'n hollbwysig adnabod a chynllunio ar gyfer rheoli risgiau posibl wrth gynllunio unrhyw ymateb i drychineb. Fodd bynnag, mae risgiau arbennig yn gysylltiedig â rhedeg apêl y mae angen eu hystyried. Bydd proses rheoli risg gadarn yn eich helpu i sicrhau:
- eich bod wedi ystyried pa risgiau (mawr a bach, tebygol a llai tebygol) allai godi
- eich bod wedi cynllunio ar gyfer sut y gellid eu rheoli
- eich bod yn gwella eich blaengynllunio a chynllunio strategol; ac
- mae eich nodau'n cael eu cyflawni'n llwyddiannus.
Yn fwy manwl
Bydd pob elusen yn wynebu gwahanol fathau a lefelau amrywiol o risg a bydd gallu gwahanol ganddynt i dderbyn neu oddef y risgiau hynny. Gall apelio am arian fod yn rhan fach yn unig o waith lleddfu effeithiau trychineb eich elusen a gallai hyn olygu y bydd angen ymestyn eich proses rheoli risg i'r risgiau sy'n gysylltiedig â chyflenwi cymorth ymarferol ar lawr gwlad.
Fodd bynnag, mae'r canllaw hwn yn ymwneud â dechrau, rhedeg a chefnogi apeliadau trychineb llwyddiannus, ac mae'r risgiau sy'n gysylltiedig ag apeliadau yn debygol o gynnwys:
- codi gormod neu ddim digon o arian
- anallu a diffyg gallu i ymdopi â nifer y rhoddion
- telerau'r apêl yn agored i'w camddehongli neu eu camddeall
- methu â chydbwyso'r gost o godi arian â'r arian go iawn a godir
- rheolaethau ariannol annigonol yn eu lle.
Os yw'ch elusen yn bwriadu codi arian gyda'r nod o'i anfon yn uniongyrchol i elusennau neu gyrff anllywodraethol sy'n gweithio mewn ardal trychineb, mae'n hollbwysig eich bod yn cydnabod ac yn cynllunio ar gyfer rheoli unrhyw risgiau posibl a allai fod yn gysylltiedig â gweithredu mewn ardaloedd arbennig.
Fel rhan o'r broses rheoli risg, dylai'ch elusen sicrhau, cyn ei bod yn ymrwymo i drosglwyddo unrhyw arian i sefydliadau neu unigolion eraill, ei bod yn cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy digonol arnynt. Nod y gwiriadau hyn fydd bodloni'ch elusen cyn belled â phosibl eu bod yn bartneriaid cyfreithlon a phriodol i chi gydweithio â nhw, a byddant yn cyflawni'r cymorth elusennol y codwyd yr arian ar eu cyfer.
Gweler ein canllaw Elusennau a Rheoli Risg (CC26) am ymdriniaeth fwy manwl o reoli risg yn gyffredinol.
Ch3. Beth ddylem ni ei wneud i reoli arian a godwyd mewn modd effeithiol?
Yr ateb byr
Os ydych yn codi arian i drosglwyddo arian i elusen sy'n bod neu sefydliad arall, dylai'r broses o ddosbarthu'r arian fod yn weddol syml (ond gweler Ch2).
Os ydych yn codi arian ar gyfer eich gwaith lleddfu effeithiau trychineb eich hun, neu byddwch yn ymateb i geisiadau am arian gan sefydliadau neu ddarpar fuddiolwyr, dylech sicrhau bod mesurau llywodraethu priodol yn eu lle ar gyfer dosbarthu'r arian hwnnw yn briodol.
Yn fwy manwl
Yn achos elusennau a fydd yn delio â cheisiadau am arian gan sefydliadau a darpar fuddiolwyr eu hunain, bydd yn bwysig ystyried y cwestiynau canlynol:
- oes gan eich ymddiriedolwyr a'ch staff presennol y sgiliau a'r profiad i allu dosbarthu'r cronfeydd yn effeithiol?
- fyddwch chi'n gallu defnyddio staff ychwanegol neu recriwtio ymddiriedolwyr sydd â'r sgiliau arbennig os oes angen? Gall trin a chyfrif am symiau mawr o arian fod yn heriol, yn enwedig os yw disgwyliadau'r rhoddwr yn arbennig o uchel.
- ydych chi wedi cysylltu â gweinyddwyr cronfeydd apêl blaenorol i ddysgu o'u profiadau a'u cyngor?
- sut byddwch chi'n delio â cheisiadau am arian? Ydy'r ymddiriedolwyr wedi penderfynu ar y meini prawf cymhwysedd a phryd y byddant (neu na fyddant) yn cymeradwyo ceisiadau?
- sut caiff ceisiadau eu gwneud? Os yw ffurflen yn cael ei defnyddio, ydych chi wedi ystyried materion amrywiaeth, er enghraifft gwasanaethau cyfieithu?
Ch4. Beth ddylem ni ei wneud i sicrhau (a dangos) bod yr arian rydym wedi'i godi yn cael ei ddefnyddio'n briodol?
Yr ateb byr
Mae cyfrifoldeb cyfreithiol gan ymddiriedolwyr i sicrhau bod yr arian a godir yn cael ei ddefnyddio at y dibenion y cafodd ei godi ar eu cyfer. Mae hyn yn golygu y dylai'ch elusen ystyried rhoi amryw o wiriadau a rheolaethau yn eu lle i ddiogelu ei harian ac atal twyll.
Er mwyn bod yn agored a thryloyw, dylai'ch elusen hefyd allu dangos i roddwyr ac i'r cyhoedd fod yr arian a godwyd wedi cael ei ddefnyddio, ac y caiff ei ddefnyddio at y dibenion y cafodd ei roi ar eu cyfer. Mae Guidance on Management and Distribution of Disaster Trust Funds gan Disaster Action yn ffynhonnell ddefnyddiol o wybodaeth.
Yn fwy manwl
Dylai'ch elusen lunio a rhoi yn eu lle bolisïau a gweithdrefnau sy'n diogelu ei heiddo - bydd yr hyn sy'n briodol yn dibynnu ar faint a gweithgareddau eich elusen.
Agwedd bwysig ar ddyletswydd gyfreithiol ymddiriedolwr yw diogelu asedau elusennol. Cyn bod eich elusen yn ymrwymo arian ac adnoddau, argymhellwn yn gryf eich bod yn cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy priodol ar:
- y bobl a'r sefydliadau y mae'ch elusen yn trosglwyddo arian iddynt
- y bobl a'r sefydliadau y mae'ch elusen yn derbyn arian oddi wrthynt
- y bobl a'r sefydliadau y byddwch yn gweithio gyda nhw
Ar ôl i'ch elusen ymrwymo arian ac adnoddau, dylech fonitro a gwerthuso prosiect neu sut y defnyddir grant. Mae hyn yn golygu y dylai fod prosesau a gweithdrefnau yn eu lle yn eich elusen i archwilio a dangos:
- pa mor effeithlon y cafodd yr adnoddau eu defnyddio
- pa mor llwyddiannus oedd yr elusen o ran cyflawni ei nodau
- sut roedd yr elusen wedi dewis buddiolwyr a phrosiectau
Bydd canlyniadau'r gwaith monitro a gwerthuso hefyd yn galluogi elusen i ddangos i roddwyr sut y mae'r arian a roddwyd wedi cael ei ddefnyddio a'u fod wedi cyrraedd y buddiolwyr arfaethedig. Mae'n bwysig ar gyfer gwaith elusennau yn y dyfodol yn gyffredinol bod ffydd gan y cyhoedd y caiff eu cyfraniadau eu defnyddio'n briodol ac yn unol â thelerau unrhyw apêl. Bydd monitro a gwerthuso hefyd yn cynnig modd i'ch elusen ddysgu o'i phrofiadau a gwella ei pherfformiad yn y dyfodol.
Mae'n bwysig i'ch elusen gydnabod y bydd amryw o ddisgwyliadau gan roddwyr, a gall eglurder ynghylch nodau'r apêl ac effeithiolrwydd eich elusen helpu i atal gwrthdaro a rhwystredigaeth posibl yn y dyfodol. Gallai gwybodaeth am y materion canlynol fod yn ddefnyddiol i roddwyr:
- gallu'ch elusen i naill ai ddosbarthu arian yn briodol neu ymgymryd â gwaith cymorth ei hun
- ymrwymiad eich elusen at sicrhau bod staff wedi'u hyfforddi'n briodol a bod y sgiliau a'r profiad priodol gan yr ymddiriedolwyr
- y telerau a'r meini prawf sy'n gymwys i unrhyw grantiau sy'n cael eu rhoi i ymgeiswyr unigol (os yw'n gymwys)
- cyfathrebu cyn gynted â phosibl i roddwyr sut y mae'r arian a godwyd wedi cael ei ddefnyddio
- am faint y bydd y gronfa yn bodoli a sut y caiff ei chau.
D. Rhedeg apêl lwyddiannus
Mae elusennau'n gweithredu fel cyfrwng gwerthfawr a chyflym ar gyfer rhoddion gan y cyhoedd ac, oherwydd eu bod yn elusennau, gall y cyhoedd weld beth sydd wedi cael ei wneud â'u harian. Mae'r adran hon yn amlinellu'r pwyntiau cyfreithiol ac arfer da sy'n gymwys i redeg apêl lwyddiannus.
D1. Beth yw'r pwyntiau allweddol i'w cofio wrth apelio am arian?
Yr ateb byr
Mae trychinebau yn gofyn am ymatebion cyflym ond mae nifer o faterion cyfreithiol ac arfer da y mae'n rhaid i'ch elusen eu hystyried. Mae'n bwysig bod yr apêl yn:
- nodi'n glir pwy yw eich elusen a beth y mae'n ei wneud
- egluro at beth y caiff yr arian ei godi a sut y caiff ei ddefnyddio
- rhoi gwybod i'r cyhoedd sut i gyfrannu at yr apêl
- esbonio'r drefniadau cymorth rhodd
- dweud beth fydd yn digwydd i unrhyw arian dros ben
- dweud beth fydd yn digwydd os na fydd digon o arian yn cael ei godi
Yn fwy manwl
Mae rhai pwyntiau allweddol wedi'u rhestru isod i elusennau eu hystyried wrth godi arian.
Mae'n rhaid i'ch elusen:
- sicrhau bod yr holl ddeunyddiau codi arian yn nodi enw'ch elusen yn glir ac yn cynnwys eich rhif elusen gofrestredig. Mae hyn yn ofyniad cyfreithiol i elusennau sydd ag incwm blynyddol o fwy na £10,000, a bydd hefyd yn sicrhau na chaiff eich apêl ei chamgymryd am apêl dwyllodrus
- cadw cofnodion cywir a chynhwysfawr o'r rhoddion
- rhoi cyfrif ar wahân am apeliadau trychineb i sicrhau eich bod yn cadw cofnodion ariannol cywir
Dylai'ch elusen:
- amlinellu telerau'r apêl yn ddigon eang er mwyn delio â chodi gormod neu ddim digon o arian (gweler D3, D4 a D5)
- rhoi gwybod i roddwyr yn gyson sut y caiff yr arian a roddir ei ddefnyddio
- ystyried ymdrech codi arian ar y cyd (gweler C2) os oes elusennau eraill gyda nodau tebyg sy'n codi arian ar gyfer yr un diben â chi
Mae'r Institute of Fundraising yn amlinellu egwyddorion arfer da ar gyfer codi arian yn gyffredinol ac mae ei wefan yn ffynhonnell ddefnyddiol o wybodaeth ar wahanol fathau o godi arian. Gweler Institute's Codes of Fundraising Practice i gael rhagor o wybodaeth. Mae'r Institute wedi cyhoedd cod ymarfer ar wahân sy'n delio'n benodol â materion pwysig fel bod yn atebol, yn dryloyw ac yn glir wrth godi arian.
D2. Beth am gyfathrebu â'r cyhoedd?
Yr ateb byr
Os ydych yn codi arian er mwyn rhoi grantiau i unigolion neu sefydliadau, dylech chi roi gwybod i'r cyhoedd pwy all wneud cais am yr arian, beth yw'r meini prawf ymgeisio a osodwyd gan yr ymddiriedolwyr a sut y gall buddiolwyr posibl wneud cais.
Os ydych yn trosglwyddo arian i elusen neu sefydliad arall, mae'n bwysig sicrhau bod eich rhoddwyr yn gwybod y manylion er mwyn iddynt allu dilyn cynnydd yr ymdrech a gweld sut y cafodd eu harian ei ddefnyddio.
Yn fwy manwl
Mae'n ddefnyddiol i roi gwybod i'r cyhoedd:
- sut y gallant gyfrannu
- eich manylion cyswllt
- anghenion uniongyrchol a pharhaus y rhai a effeithir gan y trychineb
- pa fuddiolwyr posibl all wneud cais am gymorth
- manylion yr apêl a sut y gall buddiolwyr posibl wneud cais
- beth yw meini prawf ymgeisio'r ymddiriedolwyr
- cynnydd unrhyw ymdrech cymorth a sut mae'r arian yn cael ei ddefnyddio
D3. Sut dylem ni eirio telerau ein hapêl?
Yr ateb byr
Dylai'r geiriad egluro sut y caiff yr arian a godir gan yr apêl ei ddefnyddio. Mae hefyd yn ddefnyddiol i gynnwys unrhyw wybodaeth arall a all roi ffydd i roddwyr yn y ffordd y defnyddir yr arian.
Dylai geiriad yr apêl hefyd gynnwys dibenion eraill neu eilaidd a fydd yn egluro i'r rhoddwyr beth fydd yn digwydd os yw gormod neu ddim digon o arian yn cael ei godi gan yr apêl.
Yn fwy manwl
Mae'n bwysig bod darpar roddwyr yn deall sut y caiff eu harian ei ddefnyddio. Felly mae'n rhaid i delerau'r apêl egluro:
- diben yr apêl - mewn geiriau eraill, beth y caiff yr arian ei ddefnyddio ar ei gyfer
- pwy sy'n trefnu'r apêl
- beth fydd targed yr apêl - gallai hyn fod yn darged amser neu'n darged ariannol
- sut y gallant gyfrannu
- pa ddidyniadau gaiff eu gwneud ar gyfer treuliau
- unrhyw ddiben eilaidd yr apêl.
Mae bod yn glir ynghylch diben(ion) yr apêl yn arbennig o bwysig ac mae'n werth ystyried y geiriad yn ofalus.
Os na ellir cyflawni'r diben sydd wedi'i nodi yn yr apêl am ryw reswm, neu os ydych yn codi gormod neu ddim digon o arian, gall hyn achosi problemau y mae modd eu datrys yn aml dim ond drwy'r prosesau ffurfiol a llafurus a ddisgrifir yn D4 a D5.
Os yw un pwrpas yn unig wedi'i nodi, mae mwy o risg y bydd yr elusen naill ai'n methu â chodi digon o arian i gyflawni'r diben hwnnw neu gael arian dros ben nad oes modd ei ddefnyddio at unrhyw ddiben arall.
Os yw elusen yn apelio am ddau ddiben neu ddibenion lluosog, mae blaenoriaeth gyfartal gan bob diben. Mantais hyn yw ei fod yn rhoi mwy o hyblygrwydd wrth ddefnyddio'r arian; yr anfantais yw y gallai leihau cryfder yr apêl i'r cyhoedd.
Fel arall, gallai elusen gael prif ddiben ar gyfer yr apêl ond hefyd gwneud darpariaethau yn y llenyddiaeth apêl ar gyfer:
- beth sy'n digwydd i'r arian a godir ar ôl i'r prif ddiben gael ei gyflawni; a
- beth sy'n digwydd i'r arian os nad yw digon o arian yn cael ei godi i gyflawni'r prif ddiben.
Yn y canllaw hwn disgrifiwn hwn fel cael diben eilaidd. Mae'n wahanol i gael dau ddiben neu ddiben lluosog oherwydd y flaenoriaeth yw defnyddio'r arian ar gyfer y prif ddiben. Mantais hyn yw cael ffocws cliriach i'r cyhoedd ar yr hyn y maent yn cyfrannu eu harian ar ei gyfer.
| Enghreifftiau o ddibenion
1. Un diben
'darparu lloches brys i'r rhai a effeithir gan drychineb X'
Yn yr achos hwn, os oes arian dros ben neu os ydych yn codi gormod neu ddim digon i gyflawni'r diben hwn, byddai'n rhaid i'ch elusen fynd trwy broses ffurfiol er nwyn i'r cronfeydd hynny allu cael eu defnyddio at unrhyw ddiben arall.
2. Dau ddiben
'darparu lloches brys ac yn fwy cyffredinol lleddfu anghenion y rhai a effeithir gan drychineb X'
Yn yr achos hwn, gallai'r cronfeydd a godir gael eu defnyddio ar gyfer un o'r dibenion neu'r ddau ddiben.
3. Pwrpas eilaidd
'darparu lloches brys i'r rhai a effeithir gan drychineb X. Pan fydd y nod hwn wedi cael ei gyflawni, neu os nad yw digon o arian yn cael ei godi i gyflawni'r nod hwn, defnyddir unrhyw gronfeydd dros ben neu gronfeydd sydd heb eu defnyddio ar nodau cyffredinol ein helusen gan gynnwys prosiectau lleddfu effeithiau trychineb eraill rydym yn ymwneud â nhw.'
Mae'r geiriad hwn yn nodi sut y caiff arian ei ddefnyddio os oes unrhyw arian dros ben ar ôl darparu'r holl loches brys sydd ei hangen, neu os nad yw digon o arian yn cael ei godi. Bydd rhaid i chi benderfynu sut y byddwch yn gwybod a yw'r prif ddiben wedi cael ei gyflawni neu beidio. Byddai'r diben eilaidd hwn yn golygu bod unrhyw arian sydd dros ben yn cael ei ddefnyddio ar gyfer nodau ehangach yr elusen sy'n rhedeg yr apêl.
|
D4. Beth ddylem ni ei wneud os ydym yn codi gormod o arian?
Yr ateb byr
Bydd hwn yn broblem dim ond os nad oes unrhyw ddiben arall wedi'i nodi yn yr apêl y gallwch ddefnyddio'r arian a godwyd ar ei gyfer (gweler D3). Os oes, defnyddiwch yr arian dros ben yn unol â hynny. Os oes problem, dylai'r cyngor isod helpu.
Yn fwy manwl
Os na fydd diben yr apêl wedi'i gyflawni ond mae arian dros ben ac nid yw'r apêl yn nodi beth fyddai'n digwydd i'r arian hwnnw, gallai fod angen cynllun neu awdurdodiad cyfreithiol arall er mwyn i'r arian gael ei ddefnyddio at ddibenion elusennol tebyg. I gael rhagor o wybodaeth gweler Apeliadau Elusennol - osgoi aflwyddiant (OG53).
Os yw'n realistig i feddwl y gall gweithgareddau ac arbenigedd eich elusen gael eu cyfyngu i ddarparu, er enghraifft, llety brys a chyflenwadau meddygol ac rydych wedi codi digon o arian ar gyfer y nodau hyn ond mae arian dros ben o hyd, nid yw hyn yn broblem o reidrwydd. Os yw telerau'r apêl wedi cael eu geirio i gwmpasu nodau ehangach nag y gall eich elusen eu darparu'n effeithiol, gall yr arian dros ben gael ei ddefnyddio o hyd oherwydd bydd yn bosibl trosglwyddo'r arian dros ben i elusen arall sy'n darparu gwahanol fathau o gymorth brys i'r rhai a effeithir gan drychineb X.
D5. Beth sy'n digwydd os nad ydym yn codi digon o arian?
Yr ateb byr
Er y gall yr arian a godir fod yn llai na'r hyn roeddech wedi'i obeithio, os gellir ei ddefnyddio mewn ffordd sy'n cyfateb â nodau'r apêl (er nad ar yr un raddfa), gellir eu defnyddio o hyd.
Fodd bynnag, os nad yw'r swm a godwyd yn ddigon i gyflawni nodau'r apêl mewn unrhyw ffordd o gwbl, mae'r gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i chi ddilyn gweithdrefnau arbennig.
Yn fwy manwl
Wrth eirio telerau unrhyw apêl am arian, mae'n bwysig eich bod yn ystyried disgrifio ei nodau mewn ffordd sy'n ddigon eang i ganiatáu digon o hyblygrwydd o ran sut y defnyddir yr arian. Hefyd, gallwch ystyried cynnwys diben arall neu ddiben eilaidd (o fewn nodau'ch elusen) y gellid defnyddio arian arnynt yn awtomatig os nad yw'n ddigonol i'w ddefnyddio at ddiben gwreiddiol yr apêl (gweler D3 ar eiriad apeliadau).
Os yw cronfeydd annigonol yn cael eu codi ac ni ellir eu defnyddio ar nodau'r apêl (neu unrhyw ddiben eilaidd), dyletswydd yr ymddiriedolwyr yw ceisio dychwelyd unrhyw gronfeydd sydd heb eu defnyddio i unrhyw roddwyr y gellir eu hadnabod. Ar ôl gwneud hyn, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr wneud cais i ni am gynllun sy'n caniatáu i'r cronfeydd sy'n weddill gael eu defnyddio ar ddibenion tebyg gan eich elusen. Am ragor o wybodaeth gweler Apeliadau Elusennol - osgoi aflwyddiant (OG53).
D6. Ddylem ni ofyn am roddion o nwyddau neu eu derbyn?
Dylai'ch elusen ofyn am roddion o nwyddau neu eu derbyn dim ond os yw wedi penderfynu y byddai'n ffordd ymarferol, gost-effeithiol a phriodol o ymateb i anghenion dioddefwyr y trychineb.
Ar gyfer elusennau a'u buddiolwyr, gall fod yn fwy effeithiol yn aml i drosglwyddo cronfeydd yn hytrach na nwyddau i'r ardal a effeithir. Efallai y bydd eich elusen am ofyn i ddarpar roddwyr werthu eitemau nad oes croeso iddynt a rhoi'r elw i'r apêl, neu dderbyn eitemau nad oes croeso iddynt ac yna eu gwerthu i godi arian ar yr amod bod y bwriad yn cael ei egluro i'r rhoddwyr.
D7. Pryd ddylai ein helusen gau ein hapêl?
Cyn lansio apêl, dylech fod wedi penderfynu ar darged cau. Dylai'r dyddiad hwn ac unrhyw fanylion eraill ynghylch cau gael eu cynnwys yn y llenyddiaeth apêl. Gallai'r targed cau hwn fod yn:
- darged ariannol
- dyddiad penodol
- sut y byddwch yn penderfynu bod nodau'r apêl wedi cael eu cyflawni
a dylai ystyried:
- a ydych yn trosglwyddo'r holl arian a godwyd i elusen arall neu sefydliad cymorth
- a yw unrhyw un sydd wedi derbyn eich arian apêl wedi nodi faint y bydd ei angen i gyflawni nod arbennig
- os ydych yn ymwneud â chyflenwi'r cymorth, anghenion y buddiolwyr - ydych chi'n bwriadu rhoi cymorth uniongyrchol neu gymorth mwy hirdymor?
- y gost o gyflenwi rhaglen lleddfu effeithiau trychineb
- y dyddiad cau ar gyfer derbyn y cyfraniadau diwethaf
- hawlio Cymorth Rhodd a'r amser y bydd yn ei gymryd i geisiadau gael eu prosesu.
Dd. Osgoi twyll
Oherwydd yr amrywiaeth a'r ystod o weithgareddau elusennol, nid oes unrhyw ddull penodol o reolaeth ariannol a fydd yn diogelu pob elusen rhag twyll a mathau eraill o droseddau ariannol. Mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr elusen i sicrhau fod arian eu helusen yn cael ei ddiogelu, ei ddefnyddio'n briodol a'i gyfrif amdano ac mae hyn yn golygu y bydd rhaid iddynt ddefnyddio eu gwybodaeth a'u barn i benderfynu ar y ffordd orau o ddiogelu eu harian.
Dd1. Sut gallem ni fod mewn perygl?
Yr ateb byr
Oherwydd y lefel uchel o ffydd a hyder cyhoeddus mewn elusennau, bydd rhai pobl yn ceisio manteisio ar hyn a gallant ddefnyddio amryw o ddulliau i wyro cronfeydd a godwyd at ddibenion elusennol i'w mantais bersonol eu hunain.
Yn fwy manwl
Mae'r mathau cyffredin o dwyll y dylech fod yn ymwybodol ohonynt yn cynnwys:
- gwefannau sy'n dynwared gwefan elusen gyfreithlon er mwyn cael at gyfrif banc y rhoddwr neu wyro cronfeydd a roddwyd o'r elusen
- apeliadau codi arian drwy'r e-bost sy'n cyfeirio rhoddion at gyfrifon banc personol gan ddefnyddio enw a logo elusen gyfreithlon, neu enw elusen ffug sy'n swnio'n gyfreithlon
- sefydlu gwefannau ac apeliadau ar gyfer cronfeydd gydag enw elusen ffug sy'n swnio fel elusen adnabyddus
- digwyddiadau codi arian lle mae symiau bach iawn (neu ddim) o'r arian a godwyd yn cael eu trosglwyddo i'r elusen ei hun
- defnyddio systemau prosesu rhoddion ar-lein elusen i brofi rhifau cardiau credyd sydd wedi cael eu dwyn
- defnyddio elusennau fel ffordd o wyngalchu arian - mae'r risg yn uwch pan fydd cronfeydd yn cael eu trosglwyddo dramor.
Gall elusennau fod yn agored i dwyll a mathau eraill o gamddefnydd hefyd gan bartneriaid neu bobl sy'n gweithio neu'n gwirfoddoli i'r elusen. Mae ein canllaw Rheolaethau Ariannol Mewnol i Elusennau (CC8) ac Elusennau ac Yswiriant (CC49) fod o gymorth yma.
Os ydych yn darganfod neu'n amau twyll, dylech roi gwybod i'r Heddlu a'r Comisiwn Elusennau ar unwaith. Cewch ragor o wybodaeth yn ein Pecyn Cymorth Cydymffurfio, yn arbennig Pennod 3: twyll a throseddau ariannol.
Dd2. Sut dylem ni ddiogelu ein hunain yn erbyn twyll?
Yr ateb byr
Dylai'ch elusen lunio a rhoi ar waith bolisïau a gweithdrefnau sy'n diogelu eu heiddo - bydd yr hyn sy'n briodol yn dibynnu ar faint a gweithgareddau'r elusen.
Mae ein canllaw Rheolaethau Ariannol Mewnol i Elusennau (CC8) a'r Pecyn Cymorth Cydymffurfio yn amlinellu ein mesurau arfer da cymeradwy - mae rhestr wirio hunanasesu hefyd a fydd yn rhoi syniad i'r ymddiriedolwyr o'r meysydd allweddol i'w hystyried.
Yn fwy manwl
Bydd elusennau sy'n defnyddio arian mewn ardaloedd a effeithir gan drychinebau yn wynebu risgiau gwahanol o dwyll a throseddau ariannol, yn bennaf oherwydd efallai am eu bod yn gweithredu mewn amgylcheddau ffisegol ac ariannol ansefydlog. Yn ogystal, bydd apeliadau trychineb yn agored i'r mathau o weithgareddau twyllodrus a ddisgrifir yn Dd1 ar adegau.
Os yw'ch elusen yn gweithredu mewn ardaloedd lle mae'r seilwaith ffisegol ac ariannol wedi'i effeithio, efallai y bydd angen iddi ddibynnu mwy ar drosglwyddiadau arian neu ddefnyddio cyfryngwyr ariannol. Gallai hyn olygu y bydd yn heriol i gynnal yr un safonau tryloywder ac atebolrwydd ag y disgwylir gan elusennau sy'n gweithredu mewn sefyllfaoedd llai anodd, ond mae'n bwysig eich bod yn ceisio gwneud hynny. Mae rhagor o wybodaeth fanwl ar y pwnc i'w gweld yn ein canllaw Elusennau sy'n Gweithio'n Rhyngwladol a'r Pecyn Cymorth Cydymffurfio.
Yn y Pecyn Cymorth Cydymffurfio ceir rhestr wirio fanwl sy'n disgrifio'r mesurau atal twyll a allai fod yn ddefnyddiol i'ch elusen. Mae'r rhestr hon yn grynodeb o'r pwyntiau gweithredu allweddol i'ch elusen:
- rhoi rheolaethau ariannol a mesurau llywodraethu cadarn yn eu lle
- datblygu proses asesu risg twyll er mwyn asesu'r risgiau y gallai elusen o'ch maint chi gyda'ch strwythur a'ch gweithgareddau chi eu hwynebu
- hyfforddi eich ymddiriedolwyr a'ch staff i fod yn ymwybodol o dwyll a risgiau posibl a'u hadnabod
- monitro'n agos mynediad i wybodaeth sensitif a chyfyngu mynediad
- sefydlu lefelau awdurdod ar gyfer rhoi gorchmynion a chymeradwyo taliadau sy'n glir ac wedi'u dogfennu os oes modd:
- cysoni cyfriflenni banc a chyfrifon eraill yn gyson, cynnal gwiriadau ar hap ar lyfrau a chofnodion
- archwilio prosesau a gweithdrefnau ariannol yn achlysurol
- datblygu a gweithredu polisi atal gwyngalchu arian
- cofnodi achosion honedig ac wedi'u cadarnhau o dwyll - gallai hyn helpu eich elusen i ganfod patrymau sy'n dod i'r amlwg ac adnabod meysydd risg. Os yw colledion eisoes wedi digwydd, bydd yn helpu i'w mesur ac adeiladu sylfaen dystiolaeth
- cynllunio beth i'w wneud os yw twyll yn digwydd
Dd3. Beth sy'n digwydd os yw apêl yn cael ei rhedeg ac yn defnyddio enw ein helusen heb ein caniatâd?
Yr ateb byr
Dylech gysylltu â'r bobl sy'n rhedeg yr apêl ac, yn dibynnu ar y sefyllfa, naill ai lunio cytundeb ffurfiol â nhw neu ofyn iddynt roi'r gorau iddi.
Yn fwy manwl
Mewn llawer o achosion gall apêl gael ei lansio gan aelod o'r cyhoedd â bwriadau da sy'n mynd i gyfrannu'r arian a godir i'ch elusen.
Mae'n debyg na fyddant yn ymwybodol bod cyfreithiau caeth ar godi arian ac nid ydynt wedi cysylltu â'ch elusen cyn codi arian ar eich rhan.
Os nad dyma'r achos mae Deddf 1992 a Rheoliadau 1994 yn galluogi elusennau i geisio gwaharddeb sy'n atal rhywun rhag codi arian yn enw'r elusen:
- os yw'r codwr arian yn defnyddio dulliau sy'n annerbyniol i'r elusen; neu
- os nad yw'r codwr arian yn rhywun addas na phriodol i godi arian ar gyfer yr elusen; neu
- os nad yw'r elusen yn dymuno bod yn gysylltiedig â'r fenter codi arian honno.
Rhaid i'r elusen roi rhybudd ysgrifenedig i'r codwr arian o leiaf 28 niwrnod cyn gofyn am waharddeb gan ddatgan:
- eu bod yn gwrthwynebu'r ymgyrch codi arian ar ran yr elusen
- mae gwrthwynebiadau ganddynt a'u hesbonio
- rydym am iddynt roi'r gorau iddi; ac
- os nad yw'r codwr arian yn cydymffurfio â'r rhybudd, bydd yr elusen yn ceisio gwaharddeb.
Os nad yw'r codwr arian yn cydweithredu, ac rydym yn amau ei fod efallai'n ymwneud â gweithgareddau twyllodrus, rhowch wybod i'r Heddlu a'r Comisiwn Elusennau.
Rhan o'n rôl fel Rheoleiddiwr yw rhoi gwybod i'r cyhoedd am faterion sy'n effeithio ar y defnydd priodol o arian elusennol ac rydym yn rhedeg ymgyrchoedd ymwybyddiaeth cyhoeddus ac yn y cyfryngau i roi gwybod i bobl sut y gallant ddarganfod, osgoi ac adrodd am dwyll.
E. Rhestr wirio ar gyfer gwneud cais i gofrestru elusen sy'n lleddfu effeithiau trychineb
Os ydych wedi penderfynu gwneud cais i gofrestru cronfa trychineb fel elusen gyda'r Comisiwn Elusennau, bydd y rhestr wirio isod yn ein helpu i brosesu eich cais yn gyflym:
- gwneud cais ar-lein ar wefan y Comisiwn
- sicrhau bod eich nodau yn elusennol ac er budd y cyhoedd
- sicrhau bod eich holl waith papur yn barod, gan gynnwys eich dogfen lywodraethol a'ch bod wedi llofnodi datganiadau ymddiriedolwyr cyn gwneud cais i gofrestru
- i wneud y broses mor ddidrafferth â phosibl, dylech ddefnyddio dogfen lywodraethol enghreifftiol gymeradwy sydd ar gael ar wefan y Comisiwn
- anfon eich holl ddogfennau gyda'i gilydd. Bydd anfon cais anghyflawn yn oedi'r prosesu
- gwneud nodyn yn yr adran 'amgylchiadau arbennig' ar y ffurflen gais bod yr elusen arfaethedig yn cael ei sefydlu i ymateb i drychineb
- anfon e-bost i'r Comisiwn yn nodi'r cais i ddechrau elusen lleddfu effeithiau trychineb a rhif eich cais. Bydd hyn yn helpu'r tîm cofrestru i flaenoriaethu'ch cais.
F. Ffynonellau gwybodaeth bellach
F1. Canllaw'r Comisiwn Elusennau:
F2. Sefydliadau ac adnoddau eraill
Mae llawer o ffynonellau gwybodaeth y gall elusennau eu defnyddio i ddarparu cyngor ac arweiniad defnyddiol ar weithio'n rhyngwladol. Mae'r adran hon yn rhoi trosolwg o'r hyn sydd ar gael, ond nid yw'n rhestr gyflawn.
British Overseas NGOs for Development (Bond)
Mae BOND yn rhwydwaith eang o gyrff gwirfoddol sy'n gweithio ym maes datblygiad rhyngwladol ac mae hefyd yn elusen gofrestredig. Mae'n ceisio gwella cyfraniad y DU at ddatblygiad rhyngwladol drwy hyrwyddo cyfnewid profiadau, syniadau a gwybodaeth ymysg aelodau BOND a chyrff eraill y DU sydd â diddordeb mewn datblygiad rhyngwladol.
Regents Wharf
8 All Saints Street
Llundain
N1 9RL
Gwefan: www.bond.org.uk
Cynllun Apêl Trychineb y Groes Goch Brydeinig
Mae Cynllun Apêl Trychineb y Groes Goch Brydeinig wedi cynnig cymorth ac arweiniad i awdurdodau lleol ledled y DU ar sut i sefydlu a gweinyddu rhoddion o arian a dderbynnir yn dilyn trychineb neu achos brys mawr yn y DU.
Gwefan: www.redcross.org.uk
Disaster Action
Mae Disaster Action yn elusen sydd, ymysg pethau eraill, yn ceisio codi ymwybyddiaeth o anghenion y rhai sydd wedi goroesi a'r rhai sy'n galaru. Mae canllawiau Disaster Action ar gael ar ei wefan a hefyd Disaster Funds: Lessons and guidance on the management and distribution of disaster funds.
No. 4, 71 Upper Berkeley Street
Llundain
W1H 7DB
Gwefan: www.disasteraction.org.uk
The Fundraising Standards Board
Corff annibynnol sy'n goruchwylio cynllunio rheoleiddio tryloyw ac annibynnol ar gyfer codi arian, gan geisio codi safonau a magu ffydd y cyhoedd mewn codi arian. Rhoddir manylion ymholiadau ar gyfer Cymru a Lloegr ar ei wefan.
Gwefan: www.frsb.org.uk
Lloegr
Fundraising Standards Board
61 London Fruit Exchange
Brushfield Street
Llundain
E1 6EP
Cymru
Fundraising Standards Board
Blwch SP 564
Abertawe
SA8 9AG
The Institute of Fundraising
The Institute of Fundraising yw'r corff aelodaeth proffesiynol ar gyfer codi arian yn y DU. Ei genhadaeth yw cefnogi codwyr arian trwy gynnig arweinyddiaeth, cynrychiolaeth, gosod safonau ac addysg ac mae'n hyrwyddo codi arian fel dewis gyrfa.
Institute of Fundraising
Park Place
12 Lawn Lane
Llundain
SW8 1UD
Gwefan: www.institute-of-fundraising.org.uk
Management Accounting for NGOs (Mango)
Mae Mango yn elusen gofrestredig sy'n darparu gwasanaethau rheolaeth ariannol i fentrau cymorth a datblygu. Mae Mango yn cyhoeddi canllawiau ar gyfrifyddu i sefydliadau sy'n gweithio dramor. Mae canllawiau rhagarweiniol syml ar gael yn rhad ac am ddim ar ei wefan. Mae hefyd yn cynnal cyrsiau hyfforddi ac yn cadw cofrestr o staff cyllid dethol.
2nd Floor
Chester House
21-27 George Street
Rhydychen
OX1 2AU
Gwefan: www.mango.org.uk
Office for Civil Society
Mae'r Office for Civil Society wedi datblygu canllawiau ar ba wybodaeth y mae'n rhaid i godwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol ei darparu i'r cyhoedd pan fyddant yn cynnal casgliad cyhoeddus ar ran elusen.
Office of Civil Society
2nd Floor
Admiralty Arch
South Side, The Mall
Llundain
SW1A 2WH
Gwefan: www.cabinetoffice.gov.uk
Tollau Tramor a Chartref EM (HMRC)
Mae'r adran hon yn cynnig cyngor a gwybodaeth am yr holl faterion treth sy'n ymwneud ag elusennau a rhoi'n elusennol. Mae hefyd yn cyhoeddi Guidelines on the tax treatment of appeal funds of help.
HMRC Elusennau
St John's House
Merton Road
Lerpwl
L75 1BB
E-bost: charities@hmrc.gov.uk
Gwefan: www.hmrc.gov.uk
Brig y dudalen