Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
(Fersiwn Rhagfyr 2003)
1. Mae'r canllaw hwn yn amlinellu'r rheolaeth ariannol fewnol sylfaenol y mae angen i ymddiriedolwyr ei hystyried. Fe'i mynegir mewn geiriau sy'n briodol i elusennau bach nad ydynt yn gwmnïau. Mae'r un egwyddor yn gymwys i gwmnïau elusennol llai. Gall y canllaw hwn hefyd ffurfio fframwaith i elusennau mwy ystyried eu rheolaeth.
2. Ni fwriedir i'r canllaw hwn fod yn rhestr gynhwysfawr o reolaethau a chydnabyddwn na fydd pob dull rheoli y sonnir amdano yn gymwys i bob math o elusen. Argymhellwn fod pob ymddiriedolwr yn darllen y canllaw hwn ochr yn ochr â'n canllaw Yr Ymddiriedolwr Hanfodol: Yr hyn y mae angen i chi wybod (CC3) a Nodweddion Elusen Effeithiol (CC60).
3. Dyletswydd sylfaenol pob ymddiriedolwr elusen yw gwarchod eiddo ei elusen a sicrhau y caiff ei ddefnyddio i gyflawni amcanion yr elusen. Er mwyn ymgymryd â'r ddyletswydd hon mae'n hanfodol i gael rheolaeth ariannol fewnol ddigonol dros asedion yr elusen a'r defnydd ohonynt. Lluniwyd y canllaw hwn i gynorthwyo ymddiriedolwyr i sicrhau diogelwch yr eiddo sydd yn eu gofal, i'w cynghori ynglŷn â'r arferion gorau i'w defnyddio, ac i gynorthwyo wrth hybu mwy o broffesiynoldeb ym maes rheoli elusennau. Seiliwyd y cyngor hwn yn gyntaf ar ein profiad o elusennau a'r anawsterau mwyaf cyffredin a ddaw i'w rhan, ac yn ail ar brofiad uniongyrchol y rheiny sy'n rhedeg elusennau.
4. Mae rheolaeth yn nodwedd angenrheidiol unrhyw sefydliad sy'n cael ei redeg yn dda. Oherwydd nodweddion arbennig y sector elusennol, mae rheolaeth yn chwarae rhan allweddol wrth geisio dangos i ddarpar-roddwyr a darpar-fuddiolwyr fod eiddo elusen wedi'i ddiogelu, a'i fod yn cael ei reoli'n effeithlon. Prif nod y canllaw hwn yw hyrwyddo gallu elusennau i wella eu dulliau diogelu, a thrwy hynny, hybu effeithiolrwydd a ffydd yn y sector elusennol cyfan.
5. Nid yw'r canllaw yn golygu nad oes angen i ymddiriedolwyr geisio cyngor proffesiynol priodol lle bo angen. Ni all y canllaw gobeithio ymdrin â phob achos ac mae'n bosib y bydd angen i ymddiriedolwyr gysylltu â ni am arweiniad pellach mewn rhai achosion. Mae ein rhif ffôn canolog a'r cyfeiriad ar gyfer pob swyddfa i'w gweld tu mewn i glawr blaen y cyhoeddiad hwn.
6. Yn y canllaw hwn:
Ystyr cyllideb yw amcangyfrif o'r arian a gaiff ei dderbyn, y gwariant a'r defnydd arall o arian yn y dyfodol ar gyfer cyfnod cyfrifyddu arbennig.
Ystyr ymddiriedolwyr yw ymddiriedolwyr elusennau. Ymddiriedolwyr elusennau yw'r bobl hynny sydd, dan ddogfen lywodraethol yr elusen, yn gyfrifol am "reoli gweinyddiad cyffredinol yr elusen" (adran 97 Deddf Elusennau 1993) . Felly, byddech yn ymddiriedolwr os ydych:
Mae asedion cyfredol yn cynnwys arian parod, adneuon banc a chymdeithas adeiladu, stociau treuliadwy, stociau masnachu, dyledwyr a rhagdaliadau neu unrhyw symiau eraill y gellir eu derbyn yn y tymor byr.
Mae asedion sefydlog yn cynnwys tir, adeiladau, cerbydau ac offer a buddsoddiadau a ddelir ar sail barhaus.
Ystyr dogfen lywodraethol yw unrhyw ddogfen sy'n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, y dull o'i gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn drawsgludiad, yn ewyllys, yn femorandwm ac erthyglau cwmni, yn Siartr Frenhinol, neu'n Gynllun gan y Comisiwn.
Mae archwiliwr annibynnol yn rhywun sy'n annibynnol o'r ymddiriedolwyr a chredir yn rhesymol iddo feddu ar y gallu a'r profiad ymarferol angenrheidiol i gynnal archwiliad cymwys o gyfrifon yr elusen.
Ystyr archwilir ariannol yw rhywun sydd â'r hawl dan adran 25 Deddf Cwmnïau 1989 i archwilio cyfrifon cwmnïau (h.y. archwiliwr cofrestredig) neu, yn achos archwiliad y mae'n ofynnol i'w gynnal dan ddogfen lywodraethol elusen yn hytrach na Deddf Elusennau 1993, fel y'l diwygiwyd gan Ddeddf Elusennau 2006 neu Ddeddf Cwmnïau 1985, person sy'n gymwys i gynnal yr archwiliad.
Defnyddir rhaid neu angen i gyfeirio at y camau y mae'n rhaid i ymddiriedolwyr, neu eu hasiantau neu eu gweithwyr eu cymryd yn ôl y gyfraith.
Pan fyddwn yn defnyddio termau fel dylai’r ymddiriedolwyr neu awgrymwn, argymhellwn neu cynghorwn cyfeiriwn at y camau y gallai’r ymddiriedolwyr, eu hasiantau neu eu gweithwyr, eu cymryd sy’n arfer dda yn ein barn ni, ond nid yw’n ofynnol iddynt eu cymryd yn ôl y gyfraith.
7. Weithiau bydd ymddiriedolwyr yn dadlau na ddylai fod yn ofynnol i elusennau weithredu systemau rheoli positif oherwydd dylent allu gweithredu ar ymddiriedaeth yn unig. Er mai hon yw'r sefyllfa ddelfrydol efallai, nid yw'n un realistig. Mae elusennau yn sefydliadau anghyffredin oherwydd cânt eu rheoli ar gyfer buddiolwyr yr elusen honno yn hytrach nag er budd cyfranddalwyr/aelodau. Felly, mae'n ddoeth i'r ymddiriedolwyr allu dangos i'r rhoddwyr a'r buddiolwyr fod yr eiddo yn ddiogel. Heb y gallu i ddangos bod dulliau gwirio a rheoli yn cael eu gweithredu, ni fyddai'n bosib i gynnig y sicrwydd hwnnw.
8. Mae'n bwysig cofio tra bo'r mwyafrif helaeth o bobl yn onest, mae'n rhaid i bob sefydliad gymryd camau i osgoi rhoi pobl mewn sefyllfaoedd lle y gallant gael eu temtio i dwyllo. Hefyd, os nad yw elusen yn cyhoeddi canllawiau priodol, gall unigolion, mewn anwybodaeth, weithredu mewn ffordd sy'n niweidio enw da yr elusen (e.e. trwy beidio â gwahanu arian yr elusen o'u harian eu hunain).
9. Dangoswyd drwy brofiad fod gweithredu rheolaeth ariannol fewnol yn rhywbeth a groesewir gan bawb sy'n ymwneud ag elusennau. Mae'r rheolaeth yn diogelu buddiannau buddiolwyr yr elusen, ei gweithwyr, ac yn wir yr ymddiriedolwyr eu hunain (sydd drwy hyn yn cael eu diogelu rhag unrhyw gyhuddiad o esgeuluso eu dyletswydd o ddiogelu arian yr elusen).
10. Yr ymddiriedolwyr eu hunain sydd â'r cyfrifoldeb sylfaenol dros reoli gweithgareddau ac arian yr elusen. Felly mae'n hanfodol os yw ymddiriedolwyr yn gweinyddu'r elusen yn bersonol, eu bod yn rhannu dyletswyddau yn briodol ymhlith ei gilydd er mwyn sicrhau nad oes gan yr un ymddiriedolwr ormod o ddyletswyddau neu awdurdod. Er hynny, os yw ymddiriedolwyr yn dirprwyo dyletswyddau gweinyddol i staff neu asiantau, yna bydd angen cael rheolaeth ychwanegol er mwyn sicrhau bod y dyletswyddau a ddirprwywyd yn cael eu cyflawni'n gywir.
11. Cyn trafod y mathau gwahanol o reolaeth y disgwylir eu gweithredu, mae'n bosib yr hoffai ymddiriedolwyr gael eu hatgoffa am eu dyletswyddau mewn perthynas â chyfrifon elusennau.
12. Mae angen i'r holl systemau rheoli mewnol gael eu seilio ar gynllun cydnabyddedig o strwythur yr elusen sy'n dangos yn glir:
13. Bydd system reoli dda yn cwmpasu pob elfen unigol o weinyddu cyllid yr elusen. Os yw maint yr elusen yn golygu na ellir gweithredu unrhyw reolaeth arbennig, bydd rhaid i'r ymddiriedolwyr sicrhau bod dulliau rheoli ar waith i wneud iawn am hyn. Yn achos elusennau llai sy'n canfod nad yw'n bosib rhannu dyletswyddau, er enghraifft, mae swyddogaeth rheoli corff yr ymddiriedolwyr yn bwysicach byth.
14. Ni all unrhyw system reoli, waeth pa mor gymhleth, warantu y bydd elusen wedi'i diogelu'n llwyr rhag camddefnydd. Yn aml bydd ymddiriedolwyr yn mynegi pryder ynglŷn â graddfa eu rhwymedigaeth bersonol os daw colled i'r elusen trwy gamddefnyddio ei harian. Mae cael rheolaeth sy'n ddigon cadarn yn cynnig diogelwch i eiddo'r elusen a hefyd y dull gorau o ddiogelu yn erbyn cyhuddiad o fethu â diogelu arian yr elusen a thrwy hynny, cyflawni tor-ymddiriedaeth. Os yw arian yn cael ei golli oherwydd bod ymddiriedolwyr yn esgeuluso eu dyletswydd o ofal gallant fod yn gyfrifol yn bersonol am ad-dalu'r arian a gollwyd. Serch hynny, os yw rheolaeth resymol ar waith yna ni ddylai ymddiriedolwyr fod mewn sefyllfa lle mae'n rhaidd iddynt wneud iawn am unrhyw golled o'r fath.
15. Yn gyffredinol, mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr elusennau i sicrhau bod holl eiddo'r elusen yn dod dan eu cyd-reolaeth cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol, a'i fod yn aros dan eu cyd-reolaeth hyd nes y caiff ei ddefnyddio at ddibenion yr elusen. Bwriad y canllaw hwn yw esbonio'r ffordd orau bosib o gyflawni'r ddyletswydd hon yn ymarferol. Ond nid yw hyn yn golygu bod rhaid i bob cam gael ei gymryd gan yr ymddiriedolwyr eu hunain. Os yw'r ymddiriedolwyr o'r farn, gan ystyried maint yr elusen, nad yw'n ymarferol iddynt ymgymryd yn bersonol â rhai o'r gwiriadau a'r rheolaethau y sonnir amdanynt yn y canllaw hwn, gallant ystyried y posibilrwydd o ddirprwyo rhai o'r tasgau hyn, er enghraifft, i weithwyr allweddol penodol. Os yw'r ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniad cydwybodol i ddirprwyo mae'n ofynnol iddynt sicrhau bod dirprwyo wedi'i ganiatáu gan naill ai ddogfen lywodraethol yr elusen, neu gan adran 11 Deddf Ymddiriedolwyr 2000.
16. Gall y pŵer dirprwyo y mae ymddiriedolwyr yn dibynnu arno osod amodau y mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr eu dilyn wrth ddefnyddio'r pŵer, ond, man lleiaf, byddem yn argymell:
17. Hyd yn oed os yw swyddogaeth reoli wedi cael ei dirprwyo'n briodol, dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod systemau a gweithdrefnau yn weithredol er mwyn eu galluogi i wirio bod y rheolaethau angenrheidiol mewn grym ac yn gweithredu'n gywir. Mae dyletswydd gyfreithiol gan ymddiriedolwyr i ddefnyddio'r gofal a'r medr sy'n rhesymol yn yr amgylchiadau wrth ddewis dirprwy, ac wrth bennu ar ba delerau y bydd y dirprwy yn gweithredu. Hefyd:
18. Mae dyletswydd gan ymddiriedolwyr i ddefnyddio'r gofal a'r medr sy'n rhesymol yn yr amgylchiadau wrth gyflawni'r dyletswyddau adolygu. Os nad ydynt yn llwyddo i ddefnyddio gofal a medr rhesymol wrth benodi dirprwyon ac adolygu eu perfformiad, gallant fod yn gyfrifol yn bersonol am y colledion a ddaw i'r elusen yn sgîl gweithredu'r dirprwy.
19. Felly, yn y pen draw, cyfrifoldeb ymddiriedolwyr elusennau yw ystyried beth sy'n briodol yn sefyllfa arbennig eu helusen hwy. Dylent gofio'r angen i edrych yn arbennig o feirniadol ar feysydd sy'n peri'r risg fwyaf yn eu helusen. Er enghraifft, os yw'r rhan fwyaf o incwm yr elusen yn cael ei dderbyn trwy'r post argymhellir eu bod yn rhoi blaenoriaeth i sicrhau rheolaeth gadarn yn y maes hwn. Er hynny, ni ddylid esgeuluso meysydd sydd â blaenoriaeth is. Mae rheolaeth briodol dros roddion mewn nwyddau a'r ffordd y'u defnyddir yr un mor bwysig â rheoli arian.
20. Gall datblygiadau ym maes technoleg gael eu defnyddio i symleiddio nifer o brosesau cadw cofnodion a thrafodion. Nid yw hyn yn golygu nad oes angen cael rheolaeth ddigonol. Er hynny, bydd angen addasu dulliau rheoli i gyfateb â'r newidiadau arfer a gyflwynir.
21. Un o'r prif ddulliau rheoli yw rhannu'r cyfrifoldebau neu'r dyletswyddau hynny a fyddai o'u cyfuno yn galluogi un person i gofnodi a phrosesu gweithrediad cyfan. Os yw dyletswyddau yn cael eu rhannu, mae hyn yn lleihau yn sylweddol y posibilrwydd o gamgymeriadau ac esgeulustod, ynghyd â chamddefnydd bwriadol, ac mae'n fodd o ymgorffori dulliau gwirio ychwanegol. Er enghraifft, os yw'r person sy'n cofnodi'r arian parod a dderbynnir hefyd yn gwirio bod arian parod sy'n cael ei dalu i mewn yn cael ei gofnodi ar y cyfriflenni banc, ni fyddai'n hawdd darganfod unrhyw anonestrwydd. Mae'n fwy tebygol na fydd camgymeriadau yn dod i'r amlwg os yw rhywun yn gwirio ei waith ei hun. Mae'r egwyddor o rannu yn bwysig ar gyfer incwm a gwariant, a thrafodion cyfalaf. Gwerthfawrogwn y bydd y raddfa o rannu dyletswyddau yn amrywio yn ôl maint a natur yr elusen dan sylw.
22. Argymhellir bod ymddiriedolwyr yn sicrhau, lle bo angen, eu bod yn ceisio cyngor proffesiynol annibynnol. Dylent hefyd sicrhau bod eu staff ac unrhyw wirfoddolwyr yn gymwys, wedi'u hyfforddi'n briodol a bod ganddynt y cymwysterau i ymgymryd â'r tasgau y mae'n rhaid iddynt eu cyflawni. Dylai'r berthynas rhwng ymddiriedolwyr elusennau, y cyfrifydd a'r archwiliwr annibynnol neu'r archwiliwr ariannol fod yn un o ddeialog parhaus, lle bynnag y bo'n bosib, yn hytrach na chyfnewid cofnodion a gwybodaeth bob blwyddyn. Mae'n rhaid i unrhyw gyngor cyffredinol neu benodol gan y cyfrifydd, yr archwiliwr annibynnol neu'r archwiliwr ariannol gael ei ddwyn at sylw pob ymddiriedolwr.
23. Os yw'r rheolaeth fewnol a ddisgrifir yn y canllaw hwn yn cael ei rhoi ar waith, bydd ymddiriedolwyr wedi cymryd camau mawr i sicrhau eu bod wedi cymryd rhagofalon da i ddiogelu arian yr elusen. Serch hynny, er mwyn cael rheolaeth lawn dros gyllid yr elusen, mae angen gweithio o fewn cyllideb gytunedig ac ymgymryd â chynllunio ariannol llawn. Dylid nodi amcangyfrifon priodol a realistig o'r incwm a'r gwariant a ddisgwylir ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Cynghorwn fod adolygiadau rheolaidd yn cael eu cynnal i sicrhau nad yw cyllidebau'r elusen yn cael eu hestyn ymhellach na'u terfynau.
24. Dylai cyllidebau a chyfrifon gael eu cymeradwyo yn dilyn trafodaeth mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr yn unig a dylid cadw cofnodion llawn o'r trafodaethau hyn. Mae'n bwysig bod ymddiriedolwyr yn deall y wybodaeth ariannol a gyflwynir iddynt. Felly, efallai y bydd angen iddynt ystyried recriwtio ymddiriedolwyr sydd ag arbenigedd ariannol arbennig ac, yn bendant dylent sicrhau bod esboniadau a hyfforddiant llawn yn cael eu rhoi i'r rheiny nad ydynt mor gyfarwydd â materion ariannol.
25. Mewn sefydliadau mwy mae'n bosib dirprwyo rhywfaint o'r gwaith cyllidebol, ond mae'r ymddiriedolwyr yn parhau i fod yn gyfrifol am yr hyn y cyfeirir ato ym mharagraffau 17 ac 18.
26. Mae dyletswydd gan ymddiriedolwyr i reoli a diogelu'r holl arian y mae gan yr elusen hawl iddo.
27. Mae'n bwysig i gymryd pob cam posibl i sicrhau bod yr holl arian a anfonir at yr elusen trwy'r post yn dod dan ei rheolaeth cyn gynted â phosibl. Bydd amgylchiadau yn amrywio o un elusen i'r llall ond mae'r dulliau rheoli sydd i'w hystyried yn cynnwys y canlynol:
28. Bwriad rheolaeth ariannol fewnol yn y cyswllt hwn yw sicrhau bod gan yr elusen gymaint o reolaeth â phosibl dros yr hyn a allai fod yn rhwydwaith eang o ymdrechion codi arian. Mae hefyd yn bwysig cofio bod rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn gweithredu yn unol â'r rheoliadau statudol gwahanol sy'n rheoli casgliadau cyhoeddus. Nodir y rheoliadau hyn dan Ddeddf Casglu o Dŷ i Dŷ 1939, Deddf (Darpariaethau Amrywiol) yr Heddlu a Ffatrïoedd 1916 etc (sy'n rheoli casgliadau stryd). Mae ein canllaw Elusennau a Chodi Arian (CC20) yn esbonio'r fframwaith deddfwriaethol y mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr weithredu oddi dano wrth godi arian o'r cyhoedd.
29. Yn ogystal â dilyn y gofynion statudol, argymhellwn fod y dulliau rheoli canlynol yn cael eu gweithredu.
30. Mae pwyntiau tebyg yn codi ar gyfer casgliadau mewn amlenni a awdurdodwyd gan Dystysgrif Esgusodiad y Swyddfa Gartref.
31. Mae cyfrifoldebau'r ymddiriedolwyr yn debyg i'r rhai ar gyfer casgliadau, h.y. i sicrhau bod yr elusen yn rheoli'r arian a godwyd ar ei rhan a'i bod yn derbyn yr holl arian y mae ganddi'r hawl iddo o ddigwyddiadau o'r fath.
32. Argymhellwn fod y dulliau rheoli canlynol yn cael eu gweithredu:
(i) dylai'r tocynnau i gyd cael eu rhifo ymlaen llaw;
(ii) dylid cadw cofnod o'r bobl y dosbarthwyd tocynnau iddynt i'w gwerthu, a pha rifau tocynnau a roddwyd i bob un ohonynt;
(iii) dylid cadw cofnod o'r tocynnau a werthwyd; a
(iv) dylid gwirio derbynebiadau yn erbyn y tocynnau a werthwyd.
33. Dylid cadw cofnodion tebyg ar gyfer digwyddiadau noddedig.
34. Os yw codwyr arian allanol yn cael eu defnyddio, mae angen gofalu eich bod yn cydymffurfio â gofynion Rhan II Deddf Elusennau 1992 (mae ein canllaw Elusennau a Chodi Arian (CC20) yn rhoi rhagor o fanylion).
35. Mae cyfrannu trwy'r Cynllun Rhodd Cymorth yn cael ei annog yn fwyfwy gan ymddiriedolwyr fel ffordd dreth-effeithlon o godi arian. Mae'n faes pwysig oherwydd mae annog rhoddwyr i gyfrannu mewn ffordd dreth-effeithlon yn rheolaeth ariannol dda. Mae'n bwysig cadw cofnodion manwl-gywir er mwyn sicrhau bod yr elusen yn derbyn popeth sy'n ddyledus iddi gan y rhoddwr a Cyllid a Thollau EM, a bod yr holl arian sy'n ddyledus yn dod dan reolaeth yr elusen yn ddi-oed.
36. Er mwyn sicrhau bod yr elusen yn derbyn yr holl arian y mae hawl ganddi ei gael, argymhellwn fod ymddiriedolwyr yn gwneud y canlynol:
37. Am fwy o wybodaeth ar y Cynllun Rhodd Cymorth, edrychwch ar Nod Arweiniad Cyllid a Thollau EM Cynllun Rhodd, sydd ar gael ynghyd â chyngor ac arweiniad arall trwy ffonio 0845 302 0203.
38. Dylid sicrhau bob amser unwaith y derbynnir arian i reolaeth yr elusen, fod ei ddiogelwch parhaol yn cael ei gynnal. Bydd dilyn y canllawiau a restrir isod yn darparu lefel sylfaenol o ddiogelwch ar gyfer arian yr elusen, ond mae'n bosib y bydd angen dulliau rheoli ychwanegol yn dibynnu ar amgylchiadau arbennig yr elusen.
39. Mae'n bwysig bod ymddiriedolwyr yn gwirio'n rheolaidd er mwyn sicrhau cofnodion cywir (er mwyn i arian ac asedion eraill a dderbynnir gael eu holrhain trwy'r system gyfrifyddu) ac nid oes unrhyw anghysondebau yn y cofnodion cyfrifon. Mae hon yn rheolaeth elfennol, sy'n cael ei hanwybyddu yn aml. Os caiff ei gweithredu'n rheolaidd, bydd yn cynnig rhybudd cynnar o unrhyw beth sy'n mynd o'i le. Mewn elusennau mwy o faint bydd rhai o'r dulliau gwirio hyn yn cael eu dirprwyo i weithwyr ond mae'r ymddiriedolwyr yn parhau i fod yn gyfrifol am yr hyn y cyfeirir ato ym mharagraffau 17 ac 18 . Argymhellwn fod yr elusen yn hapwirio yn aml er mwyn sicrhau (man lleiaf):
40. Dylai rhywun heblaw'r person sy'n gyfrifol am gofnodi'r trafodion gwreiddiol wneud hyn.
41. Dylid gofalu hefyd bod unrhyw arian a dderbynnir yn cael ei nodi a'i weinyddu ar wahân os yw'r rhoddwr wedi rhoi cyfyngiadau ar ei ddefnydd, ac er mwyn sicrhau ei fod yn cael ei ddefnyddio yn unol â'r cyfyngiadau hyn yn unig.
42. Hefyd dylid gwirio cofnodion er mwyn sicrhau na roddwyd unrhyw gredyd heb ei awdurdodi (ee trwy gyfleuster gorddrafft) ac nid yw cyllid yr elusen yn cael ei roi dan unrhyw straen gan gredyd a gymeradwywyd.
43. Mae'n bwysig bod yr ymddiriedolwyr yn cofio mai hwy sy'n gyfrifol am holl wariant arian elusennol ac mae'n rhaid iddynt gyfiawnhau sut y mae arian yr elusen wedi cael ei ddefnyddio. Mae'r rheolau sylfaenol o gadw cofnodion cywir, rhannu dyletswyddau, a diogelu pethau gwerthfawr i gyd yn hanfodol. Mewn elusennau mwy o faint, bydd rhai o'r dyletswyddau yn cael eu dirprwyo i weithwyr, ond mae'r ymddiriedolwyr yn parhau i fod yn gyfrifol am yr hyn y cyfeirir ato ym mharagraffau 17 ac 18.
44. Wrth wneud taliadau, argymhellwn fod y rheolau canlynol yn cael eu dilyn.
45. Mae gan ymddiriedolwyr gyfrifoldeb dros sicrhau gwirio priodol er mwyn cadarnhau bod pryniadau wedi cael eu hawdurdodi'n briodol, a hefyd bod nwyddau neu wasanaethau a archebwyd wedi cael eu derbyn. Argymhellwn fod y dulliau rheoli canlynol yn cael eu rhoi ar waith (a'u gweithredu).
46. Er bod talu â siec yn cael ei ystyried yn ddull diogel o dalu yn gyffredinol, argymhellwn ddulliau rheoli sylfaenol er mwyn atal unrhyw gamddefnydd o arian yr elusen (amlinellir y rhain isod). Os yw unrhyw reolaeth arbennig yn cael ei dirprwyo i weithwyr, mae'r ymddiriedolwyr yn parhau i fod yn gyfrifol am yr hyn cyfeirir ato ym mharagraffau 17 ac 18.
47. Mae graddfa ychwanegol o risg wrth ddelio mewn arian parod, felly mae angen graddfa ychwanegol o ofal. Argymhellwn y canlynol:
48. Yn aml iawn mae hyn yn eitem sylweddol o wariant elusen, ac felly mae angen gofal arbennig er mwyn osgoi unrhyw gamddefnydd o arian. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau nad yw'r elusen yn agored i rwymedigaethau ychwanegol trwy dorri rheoliadau statudol eraill, er enghraifft, trwy fethu â didynnu a rhoi cyfrif am TWE. Argymhellwn y canlynol:
49. Argymhellwn fod trefniadaethau yn weithredol hefyd i sicrhau nad yw systemau rheoli yn cael eu bygwth pan fydd aelod o staff yn absennol neu yn gadael.
50. Yn yr un modd â dulliau rheoli arian a dderbynnir, mae'n hanfodol i wirio'n rheolaidd fod cofnodion o'r arian a ddefnyddir yn cael eu cadw yn gywir. Eto argymhellwn hapwirio er mwyn cadarnhau bod:
51. Dylai rhywun heblaw'r person sy'n gysylltiedig â chofnodi'r trafodion gwreiddiol ymgymryd â'r gwirio. Dylid sicrhau hefyd bod taliadau yn cael eu gwneud o'r gronfa gywir pryd bynnag y mae'r elusen yn gweinyddu cronfeydd cyfyngedig o unrhyw fath e.e. cronfa apêl arbennig neu gronfa waddoledig.
52. Yn ogystal â sicrhau bod ganddynt reolaeth dros yr arian y mae'r elusen yn ei dderbyn a'i wario, mae dyletswydd gan yr ymddiriedolwyr hefyd i sicrhau bod asedion yr elusen yn cael eu cadw'n ddiogel er mwyn eu defnyddio'n effeithiol i hyrwyddo amcanion yr elusen.
53. Mae'r term hwn yn cynnwys eitemau megis tir, adeiladau, cerbydau, gosodion a ffitiadau, ac offer (ee cyfrifiaduron a'r data a gynhwyswyd ynddynt, peiriannau ffacs) a ddefnyddir yng ngwaith yr elusen. Argymhellwn fod y canllawiau canlynol yn cael eu dilyn:
54. Fel rheol cedwir buddsoddiadau (gan gynnwys stociau, cyfranddaliadau, tir ac adeiladau) er mwyn cynhyrchu incwm i'r elusen a diogelu ei chyfalaf. Felly mae'n hanfodol i sicrhau eu bod yn ddiogel. Cyflwynwyd pwerau a dyletswyddau newydd mewn perthynas â buddsoddiadau gan Ddeddf Ymddiriedolwyr 2000, ac er mwyn i'r ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r rhain argymhellwn fod y cyngor a roddir isod yn cael ei ddilyn:
55. Gellir cael gwybodaeth bellach yn ein canllaw Buddsoddi Cronfeydd Elusennol (CC14), sydd ar gael ar ein gwefan.
56. Yn achos adneuon banc neu gymdeithas adeiladu, argymhellwn y canlynol:
57. Os yw ymddiriedolwyr yn teimlo, ar ôl darllen y canllaw hwn, bod angen arweiniad pellach arnynt, sy'n ystyried eu hamgylchiadau arbenning nhw, argymhellwn eu bod yn cysyltu a'r Comisiwn Elusennau Uniongyrchol.
Dyddiad y fersiwn blaenorol o'r arweiniad hwn oedd Mai 2001. Gwnaethpwyd nifer o fân newidiadau i gadw'r testun mor gyfoes â phosib.
(v7 5/07)