Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
(Fersiwn Mawrth 2002 r05/05)
Mae’r adroddiad hwn yn edrych ar sut mae elusennau’n dewis, recriwtio a sefydlu ymddiriedolwyr newydd.
Dyma’r gyntaf mewn cyfres newydd o astudiaethau gan y Comisiwn ar faterion sydd o bwys ar gyfer rheoleiddio priodolder ac effeithiolrwydd wrth lywodraethu elusennau. Yr ydym ni, y Comisiynwyr, yn credu bod yr adroddiadau newydd hyn yn ffordd bwysig newydd o fodloni’n cyfrifoldeb cyfreithiol o dan Ddeddf Elusennau 1993 i roi cyngor a chyfarwyddyd i ymddiriedolwyr, ac i hybu datblygiad gwell ffyrdd o weinyddu elusennau.
Mae tua miliwn o ymddiriedolwyr yn rhedeg elusennau yng Nghymru a Lloegr. Pe na bai’r rhain yn fodlon rhoi o’u hamser a’u hymdrech er lles eraill, yn ddi-dâl fel arfer, ni fyddai gwaith elusennau’n cael ei wneud a’r gymuned yn gyffredinol fyddai ar ei cholled. P’un a yw’r elusen yn gorff sy’n trafod miliynau o bunnoedd ac yn rhedeg sefydliad proffesiynol mawr, neu’n grŵp bach lleol heb staff a fawr ddim adnoddau, mae bod yn ymddiriedolwr yn waith sy’n cynnwys cyfrifoldebau pwysig, ac yn waith y mae angen ei ddysgu fel unrhyw waith arall.
Rhyngddynt, mae ymddiriedolwyr yn gofalu am 185,000 o elusennau cofrestredig, gydag incwm o £25 biliwn ac asedau o fwy na £60 biliwn. Maent yn gwneud hyn ar y cyfan gydag ymroddiad a boddhad mawr, ac o gofio cynifer o elusennau sydd, prin yw’r enghreifftiau lle bydd ymddiriedolwyr yn dod ar draws anawsterau difrifol.
Er hynny, pan fydd elusennau’n mynd i drafferthion, mae’r gwaith llywodraethu a wneir gan yr ymddiriedolwyr, yn anffodus, yn gallu bod yn rhan o’r broblem. Mae anawsterau’n debyg o godi os nad yw’r ymddiriedolwyr yn deall yn llawn ble mae eu cyfrifoldebau’n dechrau ac yn gorffen, neu os nad oes ganddynt ddigon o wybodaeth am weithgareddau eu helusen, neu ddigon o reolaeth drostynt.
Gan hynny, pan fydd pobl yn dod yn ymddiriedolwyr am y tro cyntaf, mae angen iddynt ddeall y gofynion, ac mae ganddynt hawl i ddisgwyl cael cymorth i’w paratoi eu hunain i wneud y gwaith yn effeithiol.
Mae’r arferion gorau ar recriwtio a sefydlu eisoes yn dda iawn. Mae rhai elusennau’n meddwl yn galetach am sut i ddod o hyd i ymddiriedolwyr sydd â’r sgiliau a’r profiad iawn, ac yn chwilio amdanynt yn fwy egnïol, ac o blith amrediad ehangach o oedrannau a chefndiroedd cymdeithasol ac economaidd. Mae llawer o elusennau hefyd yn dangos dawn a thrylwyredd wrth gyflwyno ymddiriedolwyr newydd i’r elusen a’i gwaith, ac, os oes angen hynny, i hanfodion tasg yr ymddiriedolwr. Gall yr elusennau alw ar amrediad eang o gyngor a chyfarwyddyd oddi wrth y Comisiwn ac eraill i’w helpu yn hyn o beth.
Ond neges glir yr adroddiad hwn yw ‘nid da lle gellir gwell’.
Mae gormod o elusennau’n dibynnu’n ormodol ar ddulliau recriwtio sy’n gulach ac yn fwy goddefol nag y gallent ac y dylent fod. Pe bai mwy o elusennau’n defnyddio’r amrediad llawn o ddewisiadau gyda mwy o ddychymyg, mae ein gwaith ni’n awgrymu y byddai’r argraff gyffredin bod darpar ymddiriedolwyr yn brin yn llai cyffredin.
Mae gormod o elusennau hefyd yn disgwyl i ymddiriedolwyr ddod i delerau â gofynion y gwaith heb gael cyfle ar y dechrau i gael gwybodaeth sylfaenol am weithgareddau’r elusen, ei chyllid a’i nodau cyfansoddiadol.
Ac nid oes digon o gyrff ymddiriedolwyr yn ymwybodol bod angen gwneud yn siwr fod ymgeiswyr newydd am swydd ymddiriedolwr yn gymwys yn gyfreithiol, na sut i fynd ati i wneud hyn.
Nid yw rhoi sylw i’r materion hyn ar ddechrau swydd fel ymddiriedolwr yn ateb cyflawn i broblemau llywodraethu, ond mae’n gam cyntaf pwysig.
Mae recriwtio, dewis ac wedyn sefydlu ymddiriedolwr newydd i elusen yn gyfle i wella effeithiolrwydd yr elusen honno. Os yw pob un o’r tair elfen yn gweithio’n iawn, gall arwain at gorff ymddiriedolwyr cytbwys, gwybodus ac effeithiol a all arwain at elusen effeithiol sy’n cael ei llywodraethu’n dda. Os yw’r broses yn wan, neu os nad yw’n bodoli, yna ar y gorau gall effeithiolrwydd y bwrdd ymddiriedolwr gael ei lesteirio; ar y gwaethaf gall arwain at broblemau o bwys i’r elusen a’i buddiolwyr.
Mae’r anawsterau y mae’r Comisiwn yn dod ar eu traws mewn elusennau yn cynnwys achosion lle mae ymddiriedolwyr:
Gellir osgoi’r holl broblemau hyn drwy gymryd gofal wrth recriwtio a thrwy ddarparu rhaglen sefydlu gadarn sy’n rhoi i ymddiriedolwyr newydd yr wybodaeth y mae arnynt ei hangen, am eu rôl fel ymddiriedolwr ac am eu helusen.
Mae canfyddiadau ein harchwiliad ni ar achosion y Comisiwn Elusennau ac arolwg NOP wedi eu crynhoi isod. Gellir gweld rhagor o wybodaeth am bob pwynt ym mhrif gorff yr adroddiad. Gall yr adnoddau a restrir yn Atodiad B fod yn ddefnyddiol i elusennau sy’n chwilio am gymorth i wella’u proses recriwtio, dewis a sefydlu.
Mae canllawiau presennol y Comisiwn Elusennau yn canolbwyntio ar sut y dylai bwrdd ymddiriedolwyr effeithiol ac effeithlon edrych yn hytrach nag ar sut y gall bwrdd felly gael ei greu. Yn ogystal â darparu canllawiau newydd ar wirio elusennau, mae paratoi’r adroddiad hwn wedi dangos y gallai canllawiau presennol y Comisiwn Elusennau gael eu gwella drwy nodi yn fanylach drefniadau llywodraethu da ar gyfer recriwtio ymddiriedolwyr, eu dewis a’u sefydlu.
Ymddiriedolwyr sy’n gyfrifol am reoli a gweinyddu elusen. Hwy sy’n gyfrifol am sicrhau bod incwm ac eiddo elusen yn cael eu defnyddio at y dibenion a nodir yn nogfen lywodraethu’r elusen yn unig, ac nid at unrhyw ddiben arall. Mae gan ymddiriedolwyr gyfrifoldeb i weithredu’n rhesymol ac yn ddoeth ym mhob mater sy’n ymwneud â’r elusen, a chyfrifoldeb i weithredu er lles gorau’r elusen.
Er mwyn sicrhau gwelliannau parhaus yn y gwasanaeth a ddarperir ganddynt ar gyfer y buddiolwyr, mae angen i elusennau fod yn agored i newid. Mae’r adroddiad hwn a’r arolwg a wnaed ar y cyd ag ef gan NOP yn dangos, er bod llawer o elusennau’n mabwysiadu’r arferion da presennol o ran recriwtio a sefydlu ymddiriedolwyr, bod yna lawer nad ydynt yn gwneud hynny.
Mae bod yn ymddiriedolwr yn sgil sy’n tyfu dros amser gyda phrofiad – a chyda hyfforddiant os oes ei angen. Ond, gorau yn y byd y bydd elusen yn trafod gwaith i ddewis, recriwtio a sefydlu ymddiriedolwyr newydd ar y cychwyn, mwyaf yn y byd y bydd y cyfraniad y gallant ei wneud at ansawdd ei llywodraethu ac at ei gwaith. Mae hyn yn debyg o gynhyrchu nid yn unig well canlyniadau i’r rhai y mae’r elusen yn bodoli i’w helpu, ond hefyd fwy o hyder a boddhad i’r ymddiriedolwyr newydd eu hunain.
Yn ogystal â chyfrannu at y pethau cadarnhaol hyn, gall arferion dewis, recriwtio a sefydlu da gyfrannu at osgoi rhai pethau negyddol. Mewn mwy na 40% o’r achosion ymchwilio a gaewyd gan y Comisiwn yn 2000/01, yr oedd camreoli neu gamweinyddu yn ffactor. Yr oedd llywodraethu gwael, gan gynnwys dealltwriaeth neu berfformiad gwael o du’r ymddiriedolwyr wrth gyflawni eu cyfrifoldebau, yn nodwedd ar yr achosion yn aml.
Mae’r anawsterau y mae’r Comisiwn yn dod ar eu traws mewn elusennau yn cynnwys achosion lle mae’r ymddiriedolwyr:
Yn ôl y gyfraith, amcan y Comisiwn yw ceisio defnyddio’i bwerau i wneud elusennau yn effeithiol yn y gwaith y maent yn bodoli i’w wneud. Os oes elusen wedi mynd i drafferthion drwy gamgymeriadau gonest, bydd y Comisiwn fel arfer yn fodlon gweithio gyda’r ymddiriedolwyr os yw’n gallu, er mwyn rhoi trefn ar bethau. Ond mae’r Comisiwn wedi dewis recriwtio a sefydlu ymddiriedolwyr yn destun ar gyfer yr astudiaeth beilot hon yn y gobaith y bydd helpu ymddiriedolwyr ar y dechrau yn atal rhai anawsterau rhag codi yn y lle cyntaf.
Dangosodd yr arolwg a gynhaliwyd gan NOP ar gyfer yr astudiaeth hon fod 31% o’r elusennau’n recriwtio o leiaf un ymddiriedolwr bob blwyddyn. Mewn 78% o’r elusennau mawr a 44% o’r elusennau bach, yr ymddiriedolwyr presennol yn unig sy’n gyfrifol am benodi rhai neu’r cyfan o’r ymddiriedolwyr (gweler Atodiad A i gael canlyniadau llawn yr arolwg a diffiniad o faint elusennau).
|
% | |
|
Dwywaith y flwyddyn |
1 |
|
Bob blwyddyn |
31 |
|
Bob 2-5 mlynedd |
9 |
|
Yn ôl yr angen/i gadw’r niferoedd |
12 |
|
Drwy’r amser/yn barhaus |
5 |
|
Anaml y bydd angen/bron byth |
4 |
|
Byth/dim angen |
8 |
|
Wrth i swyddi gwag godi |
13 |
|
Yn sgil ymddeol/ymddiswyddo/marw |
22 |
Mae’n dilyn felly,
Gall ymddiriedolwyr elusennau sy’n cyflogi staff ddirprwyo agweddau ar y broses recriwtio i’w staff, ond
Beth bynnag fo’r dull ar gyfer dewis ymddiriedolwyr newydd,
Cymryd y cyfrifoldeb dros recriwtio, dewis a sefydlu ymddiriedolwyr newydd – Astudiaeth achos
Mae’r achos hwn yn tanlinellu’r hyn a ddigwyddodd pan na roddodd yr ymddiriedolwyr a oedd gan elusen eisoes ddigon o sylw i broses recriwtio a sefydlu ymddiriedolwyr newydd.
Wrth recriwtio ymddiriedolwyr newydd, dylai bwrdd ymddiriedolwyr elusen ystyried yn gyntaf pa sgiliau, gwybodaeth a phrofiad y mae ar eu bwrdd eu hangen er mwyn sicrhau bod yr elusen yn cael ei llywodraethu’n dda, a’i rhedeg yn effeithiol, yn ddarbodus, ac yn briodol ar gyfer ei maint a’i chymhlethdod. Nid yw hyn yn golygu y dylai byrddau ymddiriedolwyr gynnwys "arbenigwyr" i ymdrin â phob posibilrwydd. Er hynny, dylai’r elusen ystyried faint o ymddiriedolwyr y mae arni eu hangen er mwyn i’w bwrdd redeg yn effeithiol a’r nodweddion neu’r cymwyseddau a ddylai fod gan yr ymddiriedolwyr hynny er mwyn ychwanegu gwerth at y bwrdd. Mae hon yn broses werthfawr ynddi ei hun ac o dro i dro fe ddylai’r ymddiriedolwyr adolygu’r sefyllfa yn hytrach nag aros nes bod swydd wag yn codi.
Wrth baratoi i recriwtio, neu ar adegau addas, dylai’r ymddiriedolwyr wneud asesiad o’r sgiliau a’r profiad y mae ar yr elusen eu hangen ac i ba raddau y mae’r ymddiriedolwyr presennol yn darparu’r rheiny, er mwyn cael gweld a oes nodweddion penodol y dylent chwilio amdanynt mewn ymddiriedolwyr newydd. Gall fod angen sgiliau ychwanegol wrth geisio llenwi swyddi penodol er enghraifft cadeirydd neu drysorydd. Os yw’r ymddiriedolwyr yn cael eu hethol neu eu penodi gan eraill, mae’n dal yn werthfawr gwneud yr asesiad a’i roi i’r rhai sydd â’r pŵer i benodi.
|
Cyfanswm |
% |
|
Archwiliad sgiliau ymhlith yr ymddiriedolwyr |
11 |
|
Darparu disgrifiadau o swyddi’r ymddiriedolwyr |
18 |
|
Defnyddio pwyllgor recriwtio neilltuol |
6 |
|
Heb ddweud |
72 |
Mewn achosion eithriadol, gall elusen benderfynu bod arni angen amrediad ehangach o sgiliau, ac felly mwy o ymddiriedolwyr nag a ganiateir gan ei chyfansoddiad ar hyn o bryd, er mwyn i’w bwrdd fod yn effeithiol. Er bod angen gofalu peidio â chreu cyrff ymddiriedolwyr sy’n rhy fawr i gymryd penderfyniadau yn effeithiol, fe all y bydd yn rhaid i rai elusennau ofyn i’r Comisiwn ddefnyddio’i bwerau cyfreithiol i gynyddu nifer yr ymddiriedolwyr sydd ganddi.
Meddwl am sgiliau a chyfansoddiad y bwrdd ymddiriedolwyr – Astudiaeth achos
Mae’r achos hwn yn tanlinellu’r hyn a all ddigwydd os nad oes gweithdrefn adolygu i asesu sgiliau a chyfansoddiad corff ymddiriedolwyr elusen.
Ar ôl penderfynu ar y sgiliau a’r profiad y mae arnynt eu hangen mewn ymddiriedolwyr newydd, mae angen i’r elusennau ystyried y ffordd orau i ddod o hyd iddynt a’u denu. I wneud hyn, fe allai’r elusennau weld bod rhaid iddynt agor eu dulliau recriwtio traddodiadol er mwyn denu ymddiriedolwyr newydd sy’n ateb y gofynion hyn. Mae hyn yn arbennig o wir os yw’r elusennau am ddenu mwy o amrywiaeth oed a phrofiad (gan gynnwys cefndir cymdeithasol ac economaidd) i’r elusen. Oni bai fod dogfen lywodraethu’r elusen yn awdurdodi hynny yn unswydd, ni all ymddiriedolwr gael ei dalu. Er hynny, mae modd ad-dalu’r costau a geir wrth weithredu fel ymddiriedolwr.
Credir yn eang fod ymddiriedolwyr da, yn gyffredinol, yn anodd i’w cael. Ar y cyfan, nid oedd yna dystiolaeth i ategu hyn yng nghanlyniadau arolwg NOP. O’r elusennau a arolygwyd, dywedodd 53% na fyddent byth yn cael problem yn recriwtio ymddiriedolwyr newydd, a dywedodd 31% mai dim ond weithiau y caent anhawster. Yr oedd y ffaith bod yr arolwg heb ategu’r syniad poblogaidd ei bod yn anodd cael ymddiriedolwyr, mewn rhai ffyrdd, yn peri mwy byth o syndod yng ngoleuni’r hyn a ddangosodd yr arolwg am yr arferion cyfredol wrth geisio dod o hyd i ymddiriedolwyr addas.
|
% | |
|
Weithiau |
12 |
|
Bob amser |
31 |
|
Byth |
53 |
|
Heb ddweud |
4 |
Yn draddodiadol, argymhellion ar lafar ac argymhellion personol yw’r prif ddulliau sydd wedi eu defnyddio i recriwtio ymddiriedolwyr newydd. Mae hyn yn dal yn wir i raddau trawiadol. Yr oedd bron 70% o’r elusennau yn yr arolwg yn dibynnu ar y dulliau hyn, drwy’r amrediad maint, a’r elusennau mawr (84%) a mawr iawn (85%) oedd yn dibynnu arnynt fwyaf.
|
% | |
|
Argymhellion llafar a phersonol |
68 |
|
Rhwydweithio gydag elusennau eraill |
6 |
|
Ethol ymddiriedolwyr o blith yr aelodau |
6 |
|
Hysbysebu yn y wasg |
3 |
|
Defnyddio gwasanaeth brocera ymddiriedolwyr |
1 |
Mae’n ymddangos bod argymhellion llafar ac argymhellion personol yn fwy tebygol na dulliau eraill o gyfyngu ar ddalgylch cyrff ymddiriedolwyr, ac yn llai abl i gynnig ffordd o chwilio am bobl i lenwi’r bylchau a welir mewn asesiadau ac archwiliadau sgiliau. Ar y gwaethaf, mae yna berygl y gallai’r dulliau hyn, sy’n gynhenid anodd i’w rhoi ar waith mewn ffordd dryloyw, olygu bod sefyllfa yn parhau ble mae pobl y cael eu cau allan neu y rhoddir yr argraff fod pobl yn cael eu cau allan.
Ar y llaw arall, ychydig a ddefnyddid ar ddulliau chwilio ehangach a mwy cynhwysol, megis hysbysebu, defnyddio gwasanaethau brocera ymddiriedolwyr a rhwydweithio gydag elusennau eraill. O gofio am dwf cyflym disgwyliadau ynglŷn â thryloywder ac atebolrwydd yn y gymdeithas yn ei chyfanrwydd, mae’n syndod nad oedd mwy nag 11% o’r elusennau mawr a mawr iawn yn hysbysebu swyddi gwag ymddiriedolwyr, ac nad oedd yr elusennau canolig a bach yn hysbysebu nemor ddim. Dim ond 6% o’r elusennau oedd yn rhwydweithio gydag elusennau eraill i ddenu ymddiriedolwyr newydd a dim ond 1% oedd wedi defnyddio gwasanaethau brocera ymddiriedolwyr.
Llwyddiant cymysg a gawsai’r 3% o’r elusennau yn yr arolwg a oedd wedi hysbysebu swyddi gwag ymddiriedolwyr yn y wasg. Teimlai rhai elusennau nad oeddent wedi hysbysebu am ymddiriedolwyr yn y cyhoeddiadau mwyaf priodol, a dywedodd eraill nad oedd gan y bobl a ymatebodd y sgiliau a’r wybodaeth yr oedd ar yr elusen eu hangen. Ar y llaw arall, mae’r Comisiwn yn ymwybodol o’i gysylltiadau ehangach ag elusennau am achosion lle mae hysbysebu wedi bod yn llwyddiannus iawn wrth gynyddu nifer y budd-ddeiliaid sy’n cymryd rhan ac wrth gyrraedd ffynonellau newydd o ymgeiswyr o ansawdd dda. Dylai elusennau sy’n defnyddio hysbysebion ystyried yn ofalus ble i osod yr hysbyseb a sicrhau bod y geiriad a’r wybodaeth a roddir yn adlewyrchu’r elusen a’r sgiliau a’r profiad y mae eu hangen yn gywir.
Amrywiaeth
Bydd elusen yn aml yn ennill drwy geisio recriwtio a chadw ymddiriedolwyr sy’n adlewyrchu ac yn adnabod y cymunedau a’r ardaloedd y mae’r elusen yn gweithio ynddynt. I rai elusennau, bydd amrywiaeth yn y corff ymddiriedolwyr yn bwnc o bwys penodol. Mae’r Comisiwn hefyd yn rhannu’r farn gyffredin y caiff y gwaith o lywodraethu elusennau drwy’r trwch ei wella a’i gryfhau os gall elusennau o bob math ddenu ymddiriedolwyr o amrywiaeth ehangach o oedran a chefndir cymdeithasol ac economaidd nag a welwyd yn draddodiadol.
Nid aethom ati yn benodol i ofyn i’r elusennau yn arolwg NOP gyflwyno sylwadau ynghylch a oeddent yn cael anhawster yn gysylltiedig ag awydd i ddenu bwrdd mwy amrywiol neu fwy cynrychioliadol. Er hynny, dywedodd saith elusen o’u gwirfodd eu bod yn dymuno recriwtio rhagor o ymddiriedolwyr du ac o blith y lleiafrifoedd ethnig, dywedodd pedair yr hoffent recriwtio rhagor o fenywod yn ymddiriedolwyr a phump arall yr hoffent recriwtio menywod ac ymddiriedolwyr du a lleiafrifoedd ethnig. Yr oedd gan 7% o’r ymatebwyr bryder ynghylch oedran eu hymddiriedolwyr ac awydd i recriwtio ymddiriedolwyr iau. Yr ydym yn croesawu’r dyheadau o blaid mwy o amrywiaeth ymhlith ymddiriedolwyr a welir yn y sylwadau digymell hyn, ond yn nodi nad ydynt yn debyg o gael eu gwireddu’n hawdd iawn gan elusennau sy’n parhau i ddibynnu’n drwm neu yn unig ar argymhellion personol fel eu prif gyfrwng recriwtio.
A dweud y gwir, mae’n debyg y bydd y dulliau mwyaf cyffredin o recriwtio ymddiriedolwyr yn mynd yn groes graen i amrywiaeth. Nid oes modd cynnal sefyllfa fel hyn pan geir pwysau ar yr elusennau i fod yn fwy cynhwysol ac i wneud mwy o ymdrech i adlewyrchu cyfansoddiad ac amrywiaeth cymdeithas sy’n newid. Mae’r Comisiwn yn credu bod amrywiaeth yn ffactor pwysig ar gyfer atebolrwydd a hyder y cyhoedd ac rydym yn annog yr elusennau i chwilio am fwy o amrywiaeth ar draws eu byrddau ymddiriedolwyr. Dyma thema y byddwn yn mynd ar ei thrywydd yn ein gwaith presennol ac mewn gwaith newydd, ac mewn trafodaethau gyda’r sector a’r cyrff sy’n cynrychioli elusennau.
Yn benodol, dylai elusennau nodi bod Deddf Cysylltiadau Hiliol (Diwygiad) 2000 wedi dod i rym. Mae’r Ddeddf hon yn gosod dyletswydd cyffredinol ar "gyrff cyhoeddus", sy’n cynnwys rhai elusennau, i hybu cydraddoldeb hiliol. Mae hefyd yn ddatganiad o arferion da i bob elusen ymgyrraedd atynt. Mae’r Comisiwn, fel corff cyhoeddus, hefyd yn dod o dan y ddeddfwriaeth hon ac mae’r Ddeddf yn effeithio ar sut yr ydym yn rheoleiddio’r elusennau unigol. Byddwn yn cyhoeddi canllawiau manwl i’r elusennau ar y Ddeddf newydd yn nes ymlaen eleni.
Dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol bod deddfwriaeth, er enghraifft y Deddfau Gwahaniaethu ar sail Anabledd, yn effeithio ar elfennau eraill ar amrywiaeth hefyd. Hyd yn oed os nad oes deddfwriaeth yn effeithio yn benodol ar benodiad ymddiriedolwr, dylai’r elusennau edrych ar ddeddfwriaeth o’r fath fel enghraifft o arferion da.
Creu amrywiaeth ar fwrdd ymddiriedolwyr – Astudiaeth achos
Mae’r achos hwn yn tanlinellu’r camau a gymerwyd gan elusen fawr, a sefydlwyd i gefnogi a hybu anghenion pobl ifanc, i greu amrywiaeth ar ei bwrdd drwy gynnwys mwy o bobl ifanc fel ymddiriedolwyr.
Mae darpar ymddiriedolwyr y mae ganddynt syniad clir am eu dyletswyddau a’u cyfrifoldebau yn fwy tebygol o fod yn effeithiol o ddechrau eu penodiad. Gan hynny, dylai’r broses recriwtio roi darlun cytbwys a realistig i ddarpar ymddiriedolwyr o oblygiadau bod yn ymddiriedolwr.
Dylai’r ymddiriedolwyr presennol roi anogaeth a bod yn agored yn eu hymwneud ag ymddiriedolwyr newydd ac osgoi naill ai bychanu neu or-ddweud y rôl. Drwy fod yn agored am ddyletswyddau a chyfrifoldebau ymddiriedolwr, bydd y dirgelwch yn pylu a chaiff unrhyw bryderon a all fod gan y darpar ymgeiswyr eu lleddfu. Gall cyfarfod anffurfiol yn gynnar yn y broses ddewis fod yn gyfle i’r ymddiriedolwyr presennol roi ar ddeall i’r darpar ymddiriedolwyr yr hyn y mae gofyn a disgwyl i ymddiriedolwr ei wneud.
Dywedodd 35% o’r elusennau yn yr arolwg a gafodd anawsterau yn recriwtio ymddiriedolwyr fod y darpar ymddiriedolwyr yn pryderu ynghylch faint o amser y byddair rôl yn ei gymryd. Gall fod yn werth bod yn onest am hyn, naill ai i roi sicrwydd i’r ymddiriedolwyr posibl y gallan nhw wneud y gwaith, neu i atal y rhai a fyddai mewn gwirionedd yn methu neu’n anfodlon gwneud yr ymrwymiad angenrheidiol.
|
% | |
|
Dim digon o ymgeiswyr/prinder ymgeiswyr |
14 |
|
Dod o hyd i bobl sy’n fodlon gwneud ymrwymiad neu sydd ag amser |
35 |
|
Dod o hyd i bobl sydd, â’r, sgiliau/profiad angenrheidiol |
12 |
|
Pobl yn anfodlon cymryd cyfrifoldeb |
11 |
|
Dod o hyd i bobl sydd â diddordeb |
9 |
|
Dod o hyd i bobl iau/yr ymddiriedolwyr presennol yn oedrannus |
7 |
Cydnabyddir mai arfer da yw cael "disgrifiad swydd" ymddiriedolwr, a gall hyn fod yn ffordd fuddiol o esbonio rôl ymddiriedolwr i ymddiriedolwyr newydd neu ddarpar ymddiriedolwyr. Hefyd gall disgrifiadau swydd ymddiriedolwyr gael eu defnyddio i gydategu archwiliad sgiliau. Mae arolwg NOP yn dangos mai dim ond 18% o’r elusennau sydd ar hyn o bryd yn defnyddio disgrifiadau swydd ymddiriedolwyr a bod 11% yn defnyddio archwiliad sgiliau.
Mae canllawiau ysgrifenedig ar swyddi ymddiriedolwyr ar gael yn helaeth i’r elusennau, gan gynnwys llyfryn y Comisiwn Cyfrifoldebau Ymddiriedolwyr Elusennau (CC3), (gweler Atodiad B i gael rhagor o wybodaeth). Fel rhan o broses cofrestru elusennau newydd, mae’r Comisiwn yn gofyn i’r ymddiriedolwyr ddatgan eu bod yn ymwybodol o’n canllawiau ar gyfrifoldebau ymddiriedolwyr ac wedi eu darllen.
Mae rhai pobl wedi’u datgymhwyso gan y gyfraith rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr. Pan fydd elusen newydd yn cofrestru, mae’r Comisiwn Elusennau yn gofyn i’r ymddiriedolwyr lofnodi datganiad(1) nad ydynt wedi’u datgymhwyso rhag gweithredu. Ar ôl iddynt gael eu cofrestru, yr ydym yn disgwyl i ymddiriedolwyr yr elusen sicrhau gyda’i gilydd nad yw’r bwrdd yn penodi nac yn cynnwys unigolion sydd wedi’u datgymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr elusen. Rhaid i’r elusennau sicrhau eu bod hwy neu eu staff yn gwneud y gwiriadau angenrheidiol ar ddarpar ymddiriedolwyr, gan ei fod yn dramgwydd troseddol i berson sydd wedi’i ddatgymhwyso weithredu fel ymddiriedolwr. Os aiff yr ymddiriedolwyr presennol rhagddynt i benodi person sydd wedi’i ddatgymhwyso, yna mae hyn yn debyg o fod yn dor-ymddiriedaeth.
Dim ond 33% o’r elusennau yn yr arolwg a oedd wedi gwneud gwiriadau ffurfiol ar ddarpar ymddiriedolwyr. Nid yw’r sefyllfa bresennol yn dderbyniol, gan ei bod yn rhoi elusennau ac unigolion mewn perygl. Bydd y Comisiwn cyn hir yn cyhoeddi cyngor i’r holl elusennau i egluro’u rhwymedigaethau ac i roi cyngor ymarferol ar sut i’w cyflawni.
|
% | |
|
Oes |
33 |
|
Nac oes |
59 |
|
Heb ddweud |
8 |
Mae person wedi’i ddatgymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwr os yw’n dod o dan unrhyw un o’r darpariaethau canlynol, y manylir arnynt yn adran 72 (1) o Ddeddf Elusennau 1993:
Mewn achosion penodol, mae gan y Comisiwn Elusennau bŵer i anwybyddu gorchymyn ac i ganiatáu i berson a ddatgymhwyswyd rhag bod yn ymddiriedolwr, o dan adran 72 (1) o Ddeddf Elusennau 1993, dderbyn swydd fel ymddiriedolwr. Dim ond yn yr achosion lle gall yr elusen ddangos yn glir mai anwybyddu’r gorchymyn sydd er lles gorau’r elusen y byddwn yn cytuno i wneud hyn.
Ystyried rolau gwahanol i bobl sydd wedi’u datgymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr – Astudiaeth achos
Mae’r achos hwn yn tanlinellu y gall unigolion sy’n werthfawr ym marn elusen ac sydd wedi’u hystyried fel darpar ymddiriedolwyr wneud cyfraniad effeithiol at waith y sefydliad, er gwaethaf y ffaith eu bod wedi’u datgymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr o dan Ddeddf Elusennau 1993.
Gall fod angen i rai elusennau, er enghraifft y rhai â buddiolwyr agored i niwed, wneud gwiriadau ychwanegol ar ddarpar ymddiriedolwyr i wneud yn siwr nad ydynt wedi’u datgymhwyso rhag derbyn y swydd. Gall y gwiriadau hyn olygu cysylltu â’r heddlu neu, ar ôl ei sefydlu, â’r Swyddfa Cofnodion Troseddol. Dylai ymddiriedolwyr fod yn effro i sicrhau eu bod yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw ofynion penodol. Disgwylir pwerau newydd i wirio manylion ymddiriedolwyr ym mis Ebrill 2002 a rhoddir sylw iddynt mewn canllawiau y mae’r Comisiwn yn bwriadu eu cyhoeddi.
Rhaid i bob ymddiriedolwr weithredu – a chael eu gweld yn gweithredu – er lles gorau’r elusen ac nid er eu lles neu eu budd preifat eu hunain. Gall fod sefyllfaoedd lle mae buddiannau’r ymddiriedolwr ei hun a buddiannau’r elusen yn codi ar yr un pryd neu’n ymddangos fel pe baent yn mynd yn groes i’w gilydd. Er enghraifft, gallai elusen addysgol neu elusen tai fod yn rhoi budd uniongyrchol neu anuniongyrchol i ymddiriedolwr posibl neu i aelod o’r teulu.
Nid onestrwydd yr ymddiriedolwr o dan sylw yw’r cwestiwn, ond sut mae’r elusen yn rheoli unrhyw orgyffwrdd buddiannau posibl neu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Nid pob gwrthdaro buddiannau (gan gynnwys y rhai a grybwyllir uchod) sy’n atal person rhag gwasanaethu fel ymddiriedolwr – bydd hynny’n dibynnu ar yr amgylchiadau, gan gynnwys maint a natur y budd o dan sylw. Yn aml bydd yn ddigon i’r ymddiriedolwr dynnu’n ôl o drafodaethau a phenderfyniadau sy’n ymwneud yn agos â’u buddiannau, neu ddatgan buddiannau sy’n fwy cyffredinol neu anuniongyrchol fel ei bod yn glir fod pawb yn ymwybodol ohonynt. Ymdrinnir â sut i ddelio â gwrthdaro buddiannau mewn nifer o gyhoeddiadau gan y Comisiwn; er hynny, mae’r Comisiwn yn bwriadu cyhoeddi rhagor o ganllawiau penodol ar y pwnc tua diwedd 2002.
Mae’n hollbwysig bod gan bob elusen drefniadau ar gyfer darganfod achosion o wrthdaro buddiannau posibl ac ymdrin â hwy a’u bod yn sicrhau bod darpar ymddiriedolwyr ac ymddiriedolwyr newydd yn gwybod am y trefniadau hyn. Gall ymagwedd agored at wrthdaro buddiannau posibl, gan gynnwys adnabod, cydnabod a rheoli’r mater mewn ffordd dryloyw ac effeithlon, helpu i fodloni canllawiau ar arferion da ac i ddiogelu enw da’r elusen.
Darganfod ac ymdrin ag achosion o wrthdaro buddiannau – Astudiaeth achos
Mae’r achos hwn yn tanlinellu’r camau a gymerwyd gan elusen fawr i ddarganfod, rheoli ac ymdrin â gwrthdaro buddiannau.
O ran egwyddor, mae’r Comisiwn yn croesawu defnyddwyr-ymddiriedolwyr, gan y gallant ychwanegu at reolaeth effeithiol yr elusen a chael effaith gadarnhaol ar y gwaith o ddarparu ei gwasanaethau. Trwy gynnwys defnyddwyr (hynny yw unrhyw un sy’n defnyddio gwasanaethau elusen neu’n manteisio arnynt) gellir helpu hefyd i sicrhau bwrdd mwy amrywiol a chynrychioliadol.
Er hynny, penderfyniad y dylai pob elusen ei ystyried, ar sail ei hamgylchiadau a’i hanghenion ei hun, yw’r cwestiwn a ddylid cynnwys defnyddwyr fel ymddiriedolwyr. Yn achos defnyddwyr-ymddiriedolwyr ac ymddiriedolwyr yn fwy cyffredinol, gall fod angen i’r elusennau gymryd gofal penodol ynghylch posibilrwydd gwrthdaro rhwng buddiannau personol ymddiriedolwr a buddiannau’r elusen, a sefydlu polisïau a phrosesau clir ar gyfer dangos bod unrhyw wrthdrawiad posibl wedi’i osgoi. Yn ôl natur yr elusen, gall fod gan y defnyddwyr amrediad o fuddiannau posibl, ac mae angen i’r ymddiriedolwyr presennol ystyried yn ofalus pwy sy’n ddefnyddiwr, ac (yn achos ymddiriedolwyr yn fwy cyffredinol) ble y gallai gwrthdrawiad buddiannau godi. Mae angen hefyd cael darpariaeth addas yn nogfen lywodraethu’r elusen i ganiatáu i ddefnyddiwr-ymddiriedolwr dderbyn buddion oddi wrth yr elusen. Mae’r canllawiau a gyhoeddwyd gan y Comisiwn Cynnwys Defnyddwyr (CC24), a The Public Character of Charity (RR8), a all gael eu gweld yn www.charitycommission.gov.uk, yn cynnig rhagor o wybodaeth.
Cynnwys defnyddwyr – Astudiaeth achos
Datblygodd elusen swyddi i ddefnyddwyr-ymddiriedolwyr fel ffordd o hyrwyddo ei hamcanion ac ychwanegu hefyd at ei gwasanaethau ei hun.
Mae canlyniadau arolwg NOP yn awgrymu y gall fod angen i’r elusennau wneud mwy i sefydlu ymddiriedolwyr newydd. Dim ond 22% o’r elusennau oedd yn cynnig rhaglen neu daith sefydlu. Yr oedd y cyfle i ymddiriedolwr newydd gael rhyw fath o broses sefydlu strwythuredig yn cynyddu gyda maint yr elusennau a arolygwyd, gan adlewyrchu’r cynnydd yn eu graddfa ac yng nghymhlethdod eu strwythur. Cadarnhaodd 75% o’r elusennau mawr iawn fod ganddynt daith/proses sefydlu ffurfiol, o’i gymharu â 14% yn unig o’r elusennau bach.
Ni waeth beth fo’u maint na’u natur, mae angen i bob elusen ystyried anghenion ymddiriedolwyr newydd drwy ddarparu rhaglen sefydlu sy’n gymesur ag amgylchiadau’r ymddiriedolwr a’r elusen, ac sy’n rhoi’r wybodaeth a’r offer y bydd eu hangen arnynt er mwyn dod yn aelodau effeithiol a gwerthfawr o’r bwrdd mor gyflym ag y gellir.
Dylai pob ymddiriedolwr, fel rhan o’r broses sefydlu, gael copi o ddogfennau allweddol yr elusen ac esboniad ar eu diben a’u heffaith.
Bydd gofynion rhaglen sefydlu yn amrywio yn ôl anghenion ac amgylchiadau’r elusennau unigol. I’r elusennau lleiaf a symlaf gall trafodaeth gyda’r ymddiriedolwyr presennol fod yn ffordd addas i ymddiriedolwr newydd ddysgu popeth y mae arnynt ei angen ar y cychwyn er mwyn dechrau eu swydd fel ymddiriedolwr yn effeithiol. Gall cadeirydd y bwrdd ymddiriedolwyr chwarae rhan allweddol wrth gyflwyno ymddiriedolwr newydd i’r elusen. Gall fod yn fuddiol i’r elusennau mwyaf, a mwyaf cymhleth gael rhaglen sefydlu fwy systemataidd, gan gynnwys cyfarfodydd, ymweliadau a deunydd darllen cynhwysfawr.
Sefydlu yn yr elusennau mwyaf – Astudiaeth achos
Mae’r achos hwn yn tanlinellu’r prif gamau ac offerynnau a ddefnyddir gan elusen fawr iawn i sicrhau bod ei hymddiriedolwyr newydd yn cael eu croesawu a’u sefydlu yn effeithiol yn y sefydliad
Mae mynd yn ymddiriedolwr i elusen yn dod â chyfrifoldebau penodol yn ei sgil, ac mae’n rhaid i ymddiriedolwyr newydd fod yn ymwybodol ohonynt. Yn benodol, rhaid i ymddiriedolwyr gael gweld yr wybodaeth y mae arnynt ei hangen er mwyn eu bodloni eu hunain fod cronfeydd ac asedau’r elusen wedi’u gweinyddu’n iawn. Fel rhan o’u rhaglen sefydlu, dylai pob ymddiriedolwr gael "pecyn sefydlu" yn cynnwys copi o ddogfennau allweddol yr elusen (sef fel arfer dogfen lywodraethu’r elusen, y set ddiweddaraf o gyfrifon blynyddol a chofnodion cyfarfodydd blaenorol) ynghyd ag esboniad ar eu diben a’u heffaith. Yn yr elusennau mwyaf cymhleth, bydd manylion am ymddiriedolwyr eraill, staff uwch, strwythur rheoli ayb yn helpu’r ymddiriedolwyr newydd i gael eu traed odanynt. Os oes gan yr elusen gynllun strategol, datganiad o’i gweledigaeth a’i gwerthoedd neu ddatganiad tebyg, yna dylid trefnu bod hwn hefyd ar gael i’r ymddiriedolwr newydd.
Mae’n destun gofid bod arolwg NOP wedi datgelu mai dim ond 55% o’r elusennau yn yr arolwg a oedd yn awtomatig yn rhoi copi o ddogfen lywodraethu’r elusen i’w hymddiriedolwyr. Yr oedd 48% o’r elusennau bach yn rhoi copi o’u dogfen lywodraethu i ymddiriedolwyr newydd, o’i gymharu ag 86% o’r elusennau mawr iawn. Mewn rhai achosion, os oes gan yr elusennau ddogfennau llywodraethu arbennig o fawr a chymhleth, mae’n bosibl na fyddai’r dogfennau eu hunain, heb esboniad pellach, yn ffordd effeithiol o roi gwybod i’r ymddiriedolwyr newydd am ddibenion a threfniadau allweddol yr elusen o ran ei llywodraethu a’i gweinyddu. Ond mae ffigurau’r arolwg, yn enwedig ar gyfer yr elusennau lleiaf, yn peri pryder nad yw’r elusennau yn rhoi’r eitemau gwybodaeth allweddol hyn yn gyson i ymddiriedolwyr newydd.
|
% | |
|
Cyfrifon yr elusen |
69 |
|
Cofnodion cyfarfodydd blaenorol |
63 |
|
Dogfen lywodraethu’r elusen |
55 |
|
Taith/proses sefydlu ffurfiol |
22 |
|
Heb ddweud |
16 |
Dylai’r elusennau roi eu cyfrifon diwethaf ac, os oes ei angen, cymorth i ddeall eu cynllun a’u cynnwys, i ymddiriedolwyr newydd, ynghyd â chofnodion cyfarfodydd blaenorol yr ymddiriedolwyr. Mae angen y rhain i helpu’r ymddiriedolwr newydd i sicrhau dealltwriaeth o sefyllfa ariannol yr elusen ac ymwybyddiaeth o’r sefyllfa y mae’n eu hwynebu o ran adnoddau. Yn ôl NOP, yr oedd 69% o’r elusennau yn rhoi cyfrifon i ymddiriedolwyr newydd, ac yr oedd 63% yn rhoi cofnodion cyfarfodydd blaenorol. Er bod y ffigurau hyn yn gam ymlaen o’r ffigurau ynglŷn â rhoi’r ddogfen lywodraethu, maent yn awgrymu y gallai’r arferion da gael eu harddel yn fwy cyson. Unwaith yn rhagor, mae’r elusennau mwyaf yn gwneud yn well, gyda 91% o’r ymddiriedolwyr newydd yn cael y cyfrifon.
Mae angen i ymddiriedolwyr gydweithio fel tîm er mwyn sicrhau bod eu helusen yn cael ei rhedeg yn effeithiol ac effeithlon. Fel corff, dylai’r bwrdd ymddiriedolwyr gynnwys pobl sydd gyda’i gilydd yn meddu ar y sgiliau a’r hyder a fydd yn galluogi’r elusen i wynebu a herio unrhyw faterion sy’n effeithio arni. Mae hyn yn golygu y dylai byrddau weithio i osgoi sefyllfaoedd lle mae gwybodaeth, neu ormod o ddylanwad, yn nwylo ychydig o bobl ddethol (nad ydynt o bosibl yn ymddiriedolwyr eu hunain). Gall rhaglen sefydlu effeithiol baratoi bwrdd i chwarae ei ran. Yn ein profiad ni, mae byrddau sydd heb raglen sefydlu briodol yn llai abl i "sefyll eu tir" wrth wynebu her i’w hawdurdod. Mae’r byrddau hyn yn aml yn cael anawsterau a all ein harwain ni i ymyrryd.
Mae angen i ymddiriedolwyr "sefyll eu tir" – Astudiaeth achos
Mae’r achos hwn yn tanlinellu achos lle methodd grŵp ymroddedig o ymddiriedolwyr ag arddel eu hawdurdod am fod diffyg trefn sefydlu iawn yn golygu nad oeddent yn deall eu rôl yn llawn.
Gall sefyllfaoedd godi lle bydd eiddo ymddiriedolwr unigol yn cael ei gymysgu ag eiddo’r elusen. Er enghraifft, gallai ymddiriedolwr adael i elusen ddefnyddio’i gartref fel safle i’r elusen. Mae’n bwysig cael dealltwriaeth glir o’r mater, sydd yn ei ystyr ehangaf yn wrthdrawiad buddiannau, cyn gynted ag y bydd yr ymddiriedolwr yn cael ei benodi. Wrth ymgymryd â’i swydd am y tro cyntaf, dylai ymddiriedolwr ymgyfarwyddo â’r elusen a chymryd camau i "sicrhau’r eiddo". Gall hyn olygu y bydd rhaid cael trefn ar unrhyw faterion sydd heb eu setlo ynglŷn ag eiddo; bydd methu â gwneud hyn yn golygu bod y broblem yn parhau.
Sicrhau bod eiddo’r elusen wedi’i sicrhau – Astudiaeth achos
Mae’r achos hwn yn tanlinellu rhai problemau a all godi pan na cheir gwahaniaeth clir rhwng eiddo elusen ac eiddo preifat.
I’r elusennau, mae sefydlu ymddiriedolwyr yn gyfle i roi i’r ymddiriedolwyr newydd yr wybodaeth a’r hyfforddiant sylfaenol y mae arnynt eu hangen i ddechrau ar eu penodiad mor effeithiol ag y gellir. Dylid cymryd bod sefydlu yn rhan o gylch gwaith ehangach hyfforddi a datblygu ymddiriedolwyr. Er nad yw’r adroddiad hwn yn ymdrin ag ef, mae cwestiwn hyfforddi a datblygu parhaus i ymddiriedolwyr yn un sydd â chysylltiad cynhenid â sicrhau bod yr elusen yn cael ei rhedeg yn effeithiol, gan gynnwys recriwtio, dewis a sefydlu ymddiriedolwyr.
Mae’n debyg y bydd darpar ymddiriedolwyr yn meddwl bod cyfleoedd ar gyfer rhagor o hyfforddiant ar ôl i’r cyfnod sefydlu cychwynnol ddod i ben yn ddeniadol ac yn galonogol, a gall hyfforddiant helpu i gadw ymddiriedolwyr da mewn elusennau sydd wedi dioddef problemau wrth gadw ymddiriedolwyr yn y gorffennol. Mae defnyddio hyfforddiant parhaus er mwyn darparu gwybodaeth a sgiliau ychwanegol sydd wedi’u cynllunio i fodloni anghenion yr elusen, ac sy’n adlewyrchu gwahanol swyddi’r ymddiriedolwyr, yn un ffordd o’u helpu i sicrhau bod yr elusen yn rhedeg yn effeithiol ac effeithlon.
Mae toreth o ganllawiau ar gael i’r elusennau, ond mae canlyniadau’r arolwg yn dangos yn glir ei bod yn ymddangos nad yw nifer fawr yn defnyddio’r dulliau o sicrhau arferion da sydd wedi’u hargymell nac yn bodloni’r argymhellion ar gyfer arferion da. Un ymateb posibl i’r sefyllfa hon yw datblygu pecynnau hyfforddi a fydd yn galluogi ymddiriedolwyr i dorri llwybr at y canllawiau sydd ar gael a thrwyddynt, gan ddiwallu eu hanghenion hwy ac anghenion eu helusen yn fwy effeithiol ac effeithlon. Byddai achredu’r hyfforddiant, ei wneud yn hwylus i’w ddefnyddio ac yn hawdd i’w gael drwy amrediad eang o gyfryngau, gan gynnwys y rhyngrwyd, yn rhoi hyder i’r elusennau yn y cynhyrchion ac yn cario pwysau hefyd.
Os bydd ymddiriedolwyr yn arddel ymagwedd fwy ffurfiol at recriwtio, dewis a sefydlu, gan fabwysiadu’r canllawiau arferion da sy’n briodol i’w helusen, yna nid dyna ddiwedd y broses. Fel gyda phob agwedd ar waith yr elusen, mae angen i’r ymddiriedolwyr fonitro pa mor effeithiol yw’r system a gwneud newidiadau er mwyn ei chadw’n ffres a pherthnasol.
Dylai ymddiriedolwyr gadw gofynion eu helusen mewn cof wrth ystyried y broses hon. Mae’n debyg y bydd yr elusennau lleiaf a symlaf yn gweld y gallant ddefnyddio dulliau mwy anffurfiol i fonitro a datblygu polisïau sy’n ymwneud â datblygiad cyffredinol y bwrdd ymddiriedolwyr na’r elusennau mwyaf, a mwyaf cymhleth. Dylai’r elusennau mwyaf ystyried mabwysiadu system sy’n bodloni anghenion y sefydliad, gan gymryd i ystyriaeth drefniadau ehangach yr elusen ar gyfer cynlluniau busnes, targedu allbynnau ac asesiadau.