Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
(Fersiwn Rhagfyr 2004)
Mae'r Llywodraeth yn cydnabod y gall neuaddau pentref, canolfannau cymunedol ac elusennau eraill sy'n darparu lle a chyfleusterau ar gyfer gwasanaethau a gweithgareddau'r gymuned wneud gwahaniaeth mawr i les eu cymunedau.(1) Mae'r elusennau hyn yn adnodd hynod bwysig ac mae rôl hanfodol ganddynt i'w chwarae, nid yn unig yn adfywiad economaidd a chymdeithasol eu cymunedau lleol, ond hefyd yn eu cyfraniad at agenda Adnewyddu Sifil y Llywodraeth.(2)
Mae papur yr Uned Strategaeth "Gweithredu Preifat, Budd Cyhoeddus" yn cydnabod gwerth elusennau bach (sy'n cynnwys nifer o neuaddau pentref ac adeiladau cymunedol) trwy eu disgrifio fel "cyfrwng ar gyfer cynnwys y gymuned, sy'n cyfrannu at amrywiaeth; maen nhw'n datblygu ymagweddau newydd at broblemau lleol, maen nhw'n adnabod anghenion newydd yn gyflym."(3)
Mae neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol yn bodoli gyda'r diben o ateb anghenion defnyddwyr a buddiolwyr o fewn eu cymuned; anghenion sy'n newid yn gyflym. Mae ffactorau cymdeithasol ac economaidd yn newid demograffeg nifer o bentrefi, trefi a dinasoedd. Mae diddordebau a chwaethau pobl yn newid hefyd. Yr her i ymddiriedolwyr yr elusennau hyn yw addasu er mwyn adlewyrchu newidiadau 'o’r fath yn y ffordd y maent yn gweithredu.(4)
Mae llawer o ymchwil a sylwebaeth yn disgrifio'r newidiadau sy'n effeithio ar gymunedau gwledig a chymunedol. Nid yw'r adroddiad hwn yn ailddatgan y manylion hynny. Nod yr adroddiad hwn yw edrych ar yr hyn y mae elusennau yn ei wneud i gwrdd â'r sialensiau newydd y maent yn eu hwynebu ac amlinellu rhai o'r dewisiadau sydd ar gael iddynt. Mae'r adroddiad yn cynnig golwg gyffredinol ar y sialensiau a wynebir gan neuadd bentref, canolfan gymunedol ac elusennau tebyg ac yn ystyried yr hyn y gall ac ni all ymddiriedolwyr ei wneud o fewn y gyfraith elusennau a rheoleiddio er mwyn addasu eu gweithrediadau i amgylchiadau sy'n newid. Yn arbennig, mae'n amlinellu sut y gall y Comisiwn Elusennau helpu elusennau i foderneiddio ac mae'n eu cyfeirio at gyngor ac arweiniad pellach.
Mae'r adroddiad yn berthnasol i unrhyw un sy'n ymwneud â rheoli neuadd bentref, canolfan gymunedol neu elusen arall sy'n seiliedig yn y gymuned sy'n darparu cyfleusterau i'r gymuned y mae wedi'i lleoli ynddi, ac unrhyw un sydd â diddordeb mewn elusennau o'r fath.
Mae mwy na 9,000 o neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol wedi'u cydnabod fel elusennau yng Nghymru a Lloegr, sy'n cynrychioli mwy na 5% o'r Gofrestr.(5) Mae eu hincwm blynyddol cyfunedig tua £0.25 biliwn.
Mae'r adroddiad hwn yn cyflwyno casgliadau gwaith ymchwil ar y ffordd y mae'r elusennau hyn yn newid. Defnyddir enghreifftiau arfer orau i ddangos sut y mae elusennau yn addasu i ateb anghenion eu cymunedau lleol.
Mae cryn dystiolaeth bod rhai elusennau, neuaddau pentref yn arbennig, yn brwydro i oroesi oherwydd llai o alw am y gwasanaethau y maent yn eu darparu. Poblogaeth wledig sy'n heneiddio, diffyg diddordeb ymysg pobl iau neu ymysg trigolion newydd mewn pentrefi cymudwyr, cystadleuaeth o drefi a dinasoedd cyfagos sydd o fewn cyrraedd haws erbyn hyn - mae pob un o'r ffactorau hyn wedi cael eu hadnabod fel problemau i rai neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol gwledig.
Mae anawsterau'n codi'n aml hefyd o ran cyllido cynnal a chadw adeiladau'r elusennau hyn. Mewn rhai achosion, mae gwasanaethau a chyfleusterau y mae nifer o bobl leol yn dibynnu arnynt yn cael eu bygwth oherwydd nid yw incwm o ddefnyddio'r neuadd yn ddigonol i gyllido cynnal y neuadd. Mewn achosion eraill, mae elusennau yn ei chael hi'n anodd cyllido moderneiddio'r adeilad i gydymffurfio â newidiadau mewn rheoliadau megis mynediad i'r anabl ac iechyd a diogelwch.
Mae elusennau neuadd bentref yn arbennig yn wynebu'r angen i addasu eu gwasanaethau a'u hadeiladau. Mae tystiolaeth ein bod yn symud oddi wrth y cysyniad o'r neuadd bentref draddodiadol i ethos yn seiliedig yn y gymuned o elusennau yn cyfuno i ddarparu gwasanaeth ehangach; math o 'ganolbwynt cymunedol'.
Mae'n haws yn aml i adnabod angen o fewn cymuned drefol lle mae'r boblogaeth yn fwy ac yn fwy amrywiol ac, felly, mae'r problemau sy'n gysylltiedig ag amddifadedd cymdeithasol ac economaidd yn fwy tebygol o fod yn amlwg. I ymddiriedolwyr neuaddau pentref neu ganolfannau cymunedol gwledig, mae adnabod yr anghenion hynny sy'n denu cyllid grant yn aml yn fwy o her nag y mae i ymddiriedolwyr a rheolwyr canolfannau cymunedol trefol. I'r elusennau hyn, gall cyllido cynnal y neuadd fod yn broblem os nad yw incwm o ddefnyddio'r neuadd yn ddigon o i dalu am y costau cynnal.
Er nad oes dwywaith bod rhai elusennau yn wynebu brwydr i gael defnyddwyr i gymryd rhan yng ngweithgareddau eu neuadd bentref neu ganolfan gymunedol, mae lle yn sicr i wella'r ffordd y mae rhai elusennau yn ymateb i'r her hon. Dangosodd ein gwaith ymchwil ddarlun cymysg gyda rhai elusennau yn adnabod ac yn cwrdd ag anghenion eu cymuned yn effeithiol iawn ac eraill yn gul iawn eu ffocws. Ar un pen eithaf mae brwdfrydedd mawr dros yr amrywiaeth o ddiddordebau yn y gymuned ac ar y pen eithaf arall mae tuedd i ganolbwyntio ar broblemau yn hytrach nag atebion. Er bod rhai ymddiriedolwyr a'u staff yn cofleidio newid ac yn chwilio am ffyrdd creadigol o ymateb iddo a sicrhau'r cyllid y mae ei angen arnynt, mae eraill wedi'u ffrwyno gan hiraeth neu ddiffyg dychymyg.
Mae'r adroddiad hwn yn ceisio darparu rhai o'r atebion y mae eu hangen ar ymddiriedolwyr er mwyn gweithredu mewn ffordd sy'n bodloni eu hamcanion ac anghenion eu cymuned.
Fel rheol gyffredinol, mae rheolaeth fywiog, egnïol a neuadd bentref neu ganolfan gymunedol fywiog, egnïol yn mynd law yn llaw. Dangosodd ein gwaith ymchwil fod cyswllt clir rhwng gallu elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol i ddenu defnyddwyr, eu gallu i ddenu ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr eraill, a'u gallu i gynhyrchu cyllid. Roedd gan nifer o'r elusennau llwyddiannus yr oeddwn wedi'u hadnabod bolisi 'o'r crud i'r bedd' o gynnig rhywbeth i bawb. Yr elusennau sy'n ffynnu yw'r rheiny lle mae ymddiriedolwyr yn rhagweithiol wrth ddeall eu cyfrifoldebau a sicrhau bod eu helusen yn darparu gweithgareddau sy'n ateb anghenion lleol.
Dengys ein gwaith ymchwil bod gan elusen neuadd bentref neu ganolfan gymunedol lwyddiannus y canlynol fel arfer:
Rôl y Comisiwn Elusennau mewn perthynas ag elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol yw eu hannog a'u galluogi i barhau i ateb anghenion eu defnyddwyr neu eu buddiolwyr. Ceisiwn sicrhau nad yw'r fframwaith rheoleiddio yn gosod unrhyw rwystrau diangen i allu'r elusen i addasu a moderneiddio.
Gall y Comisiwn Elusennau helpu ymddiriedolwyr elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol mewn sawl ffordd. Er enghraifft, gallwn:
Mae ystod eang o arweiniad y Comisiwn Elusennau yn datgan ein safle a'r prif bwyntiau y dylai elusennau eu hystyried mewn perthynas â phob mater dan sylw. Cyfeirir at arweiniad perthnasol ar ddiwedd pob adran o'r adroddiad hwn. Mae cyrff eraill hefyd yn darparu cyngor ac arweiniad i elusennau a chyfeirir at y rhain yn yr adran adnoddau ar ddiwedd yr adroddiad hwn.
Mae'r adroddiad hwn yn ystyried amrywiaeth o senarios y mae ein gwaith ymchwil a'n profiad wedi dangos eu bod yn effeithio ar elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol. Wrth gwrs, bydd amgylchiadau gwahanol gan elusennau gwahanol a bydd rhai rhannau o'r adroddiad yn fwy perthnasol i rai elusennau nag eraill. Ar ddiwedd pob adran mae rhestr wirio a all fod yn adnodd defnyddiol i ymddiriedolwyr fesur eu gweithgareddau yn ei herbyn.
Mae pob elusen yn wynebu'r her o adnabod ac ateb anghenion eu defnyddwyr neu eu buddiolwyr wrth iddyn nhw, a'r amgylchedd y mae'r elusen yn gweithredu ynddo, newid. Mae hyn yr un mor wir i neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol. Mae newidiadau mewn ffactorau cymdeithasol ac economaidd yn golygu bod demograffeg pentrefi, trefi a dinasoedd yn newid, fel y mae diddordebau a chwaethau pobl. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol addasu eu gweithgareddau er mwyn cadw i fyny â'r newidiadau hynny os yw'r elusen eisiau goroesi a pharau i fodloni ei hamcanion.
Rôl y Comisiwn Elusennau yw annog a galluogi elusennau i barhau i ateb anghenion eu defnyddwyr neu eu buddiolwyr, o fewn telerau'r ddogfen lywodraethol. Rydym hefyd yn ceisio sicrhau nad yw'r fframwaith rheoleiddio yn gosod unrhyw rwystrau diangen i allu elusennau i addasu a moderneiddio.
Nid oes un patrwm arbennig sy'n disgrifio'r newidiadau sy'n effeithio ar neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol. Dengys ein gwaith ymchwil bod rhai neuaddau pentref yn gwasanaethu poblogaeth fach, sy'n fwyfwy oedrannus wrth i bobl iau symud i gael hyd i waith, tra bo eraill yn gwasanaethu poblogaeth sy'n tyfu oherwydd datblygiad tai newydd ar yr hyn a oedd yn dir llain las cyn hynny, neu oherwydd bod y pentref o fewn ardal gymudo dinas fawr. Dywed rhai ymddiriedolwyr neuadd bentref nad oes unrhyw alw am wasanaethau'r neuadd ac o'r herwydd ei bod yn anodd cael cyllid, tra bo eraill yn adrodd bod digon o gyllid ganddynt ac yn cystadlu am ddefnyddwyr gyda neuaddau sydd wedi'u cyllido cystal mewn pentrefi cyfagos. Mae canolfannau cymunedol hefyd yn gwasanaethu poblogaeth amrywiol sydd ag anghenion gwahanol ac anghenion sy'n newid. I ymddiriedolwyr yr elusennau hyn, yr her yw cael hyd i ffyrdd o addasu a pharhau i wasanaethu eu cymuned, o fewn telerau eu dogfen lywodraethol.
Mae arweiniad gweithredol y Comisiwn Elusennau Rheoli Neuaddau Pentref (OG68), sydd ar gael ar ein gwefan, yn rhoi arweiniad helaeth a manwl ar bob agwedd ar reoli neuadd bentref ac mae'n disgrifio sut ac ym mha amgylchiadau y bydd y Comisiwn Elusennau yn ymwneud â hyn. Gall yr arweiniad hwn fod yn ddefnyddiol i ymddiriedolwyr elusennau tebyg eraill hefyd.
Pennir pwrpas ac ardal fudd elusen neuadd bentref neu ganolfan gymunedol yn ei dogfen lywodraethol. Bydd gan yr elusen amcanion i wasanaethau'r gymuned y mae'n gweithredu ynddi (gweler yr adran ar Y ddogfen lywodraethol - dehongli a diwygio amcanion). Dangosodd ein gwaith ymchwil fod nifer o neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol yn gwneud gwaith gwych i ddarparu'r math o weithgareddau a chyfleusterau sy'n adlewyrchu anghenion eu cymuned. Mae strategaethau effeithiol gan nifer o'r elusennau hyn ar gyfer ymgynghori â'r gymuned a gyda chyrff eraill sy'n gwasanaethu'r gymuned er mwyn sicrhau bod barn pawb yn cael ei ystyried.
Ar y llaw arall, mae rhai ymddiriedolwyr neuadd bentref neu ganolfan gymunedol yn pennu gweithgareddau eu helusen yn ôl dewisiadau'r ymddiriedolwyr neu aelodau mwy lleisiol neu ddylanwadol y gymuned, neu yn ôl ffyrdd traddodiadol o weithredu. Nid yw hon yn ffordd briodol o weinyddu elusen sydd wedi'i sefydlu i wasanaethu'r gymuned. Dengys ein profiad ni y gall eithrio rhai rhannau o'r gymuned fod yn fwriadol neu gall fod yn fwy cyfrwys ac anfwriadol. Gall rhai ffyrdd o weinyddu elusen gael yr effaith o eithrio aelodau o'r gymuned y byddai hawl ganddynt elwa arni, neu sydd ag angen sy'n fwy nag angen y grwpiau sy'n cael blaenoriaeth ar hyn o bryd.
Mae'n amlwg na fydd ymddiriedolwyr yn gallu darparu ar gyfer anghenion pob darpar ddefnyddiwr bob amser. Mae dulliau teg a thryloyw o glustnodi'r defnydd o wasanaethau a chyfleusterau'r elusen yn ffordd o ddangos parodrwydd i fod mor gynrychioliadol a chynhwysol â phosib.
Fel arfer bydd elusennau canolfan gymunedol drefol yn bodoli o fewn cymuned fawr sydd ag anghenion amrywiol ac mae'n anodd darparu rhywbeth i bawb. Yn aml bydd canolfan gymunedol wedi'i sefydlu i ddarparu ar gyfer adran o'r gymuned ehangach neu bydd yn datblygu i'r cyfeiriad hwnnw. Er enghraifft, gall defnyddwyr neu fuddiolwyr yr elusen gael eu cyfyngu gan delerau'r ddogfen lywodraethol ar sail, er enghraifft, rhyw, tras ethnig neu anabledd. Mae'r math hwn o gyfyngu yn gwbl dderbyniol ar yr amod ei fod yn unol â'r ddogfen lywodraethol a bod pob aelod o'r grŵp diffiniedig yn cael mynediad cyfartal i wasanaethau'r elusen.
Fodd bynnag, os nad yw'r ddogfen lywodraethol yn cyfyngu'r ardal fudd yn y ffordd hon, ni all yr ymddiriedolwyr wahardd aelodau'r gymuned rhag cymryd rhan yng ngweithgareddau'r elusen neu gyfyngu ei gweithgareddau i eithrio darpar ddefnyddwyr heb allu dangos bod hyn er lles yr elusen.
Fel rheol ni all ymddiriedolwyr neuadd bentref gyfyngu ar fudd eu helusen i grwpiau penodol oherwydd telerau eu dogfen lywodraethol (gweler yr adran ar Y ddogfen lywodraethol - dehongli a diwygio amcanion).
Astudiaeth achos:
Amcan elusen, fel y pennwyd yn ei dogfen lywodraethol, oedd darparu canolfan gymunedol i bobl a oedd yn byw mewn ardal arbennig ond roedd yr ymddiriedolwyr wedi ei chyfyngu yn artiffisial i drigolion hŷn grŵp ethnig arbennig. Cwestiynodd y Comisiwn Elusennau hyn a chawsant wybod bod y ganolfan yn derbyn cyllid gan yr awdurdod lleol ar y sail honno. Roedd yr awdurdod lleol wedi pennu ei flaenoriaethau cyllido ar sail ymgynghoriad â'r gymuned a oedd wedi ceisio adnabod y meysydd lle'r oedd yr angen mwyaf. Fodd bynnag, trwy weithredu fel hyn, roedd yr elusen yn rhoi terfyn artiffisial ar y dosbarth o fudd oedd heb ei gefnogi gan y ddogfen lywodraethol.
Cyfarfu'r Comisiwn Elusennau â'r elusen a chynghorwyd yr ymddiriedolwyr, gan fod eu gweithgareddau yn ateb angen clir, dylent ystyried diwygio eu cyfansoddiad er mwyn adlewyrchu’r gweithgareddau hyn tra'n cadw'r amcanion yn ddigon eang i gynnwys trigolion eraill yn yr ardal. Mae hyn wedi cynnig modd i'r elusen barhau i weithredu ar sail gyfreithiol gadarn a gwasanaethu'r rhannau hynny o'r gymuned sydd â'r angen mwyaf.
Ni ddylai elusennau dderbyn cyllid ar gyfer gweithgareddau sy'n cyfyngu'n artiffisial ar ardal fudd yr elusen neu sydd y tu allan i delerau eu dogfen lywodraethol. Yr elusen, nid y corff cyllido, sy'n wynebu'r perygl sy'n gysylltiedig â chyflawni tor-ymddiriedaeth.(9) Tra y bydd gan nifer o elusennau - elusennau canolfan gymunedol yn enwedig - gysylltiad cyllido agos ag awdurdodau lleol, rhaid i amcanion yr elusennau hyn fod yn drech na buddiannau'r awdurdod pan fydd ymddiriedolwyr yn ystyried cynlluniau a gweithgareddau. Gweler arweiniad y Comisiwn Elusennau Elusennau ac Awdurdodau Lleol (CC29).
Roedd nifer o'r ymddiriedolwyr y buom yn siarad â nhw yn cwyno am ddiffyg diddordeb yn y gweithgareddau a ddarperir gan eu helusen.
Does dim dwywaith bod rhai elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol yn bodoli o fewn cymuned sydd heb yr un lefel o ddiddordeb mwyach yn yr elusen ag yr arferai fod yn y gorffennol. Fodd bynnag, mae hefyd yn wir bod nifer o neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol yn methu â chadw i fyny â'r newidiadau sy'n digwydd o'u hamgylch. Dangosodd ein gwaith ymchwil fod rhai cyrff ymddiriedolwyr yn glynu wrth yr elusen a'i gweithgareddau traddodiadol sy'n eu rhwystro rhag ystyried yr ystod lawn o ffyrdd posib y gallai'r elusen weithredu. Mewn rhai achosion mae hwn yn benderfyniad cydwybodol ond mewn sawl achos mae diffyg dychymyg neu ddiffyg mecanweithiau yn golygu eu bod yn methu â chydnabod yr hyn y mae'r gymuned ei eisiau.
Mae hyn yn arbennig o amlwg yn y neuaddau pentref hynny lle mae'r ymddiriedolwyr yn hirsefydlog o fewn yr elusen a'r gymuned. Mae elusennau canolfan gymunedol yn cael eu rheoli yn aml gan bobl sy'n dod o'r tu allan i'r gymuned neu o boblogaeth mwy amrywiol a all feithrin fwy o barodrwydd i dderbyn syniadau newydd a gwahanol. Wrth gwrs, nid yw hyn yn wir yn achos pob neuadd bentref neu ganolfan gymunedol. Gwelsom rai enghreifftiau gwych o feddwl blaengar yn y ddau fath o elusen.
Yn ystod ein gwaith ymchwil cawsom wybod am rhai achosion lle'r oedd dwy elusen canolfan gymunedol yn gweithredu o fewn yr un lleoliad, un ohonynt yn llwyddiannus iawn gyda gordanysgrifad a'r llall wedi'i gorfodi i gau. Mae hyn yn dangos y gall methu â chadw cyswllt â'r gymuned neu reolaeth neu lywodraethu gwael achosi anhawster tebyg.
Datgelodd ein gwaith ymchwil bod elusennau'n defnyddio nifer o ddulliau ymgynghori i bennu'r gweithgareddau a'r cyfleusterau y mae eu hangen ar eu defnyddwyr neu eu buddiolwyr posib. Dylai ymddiriedolwyr ystyried amryw o ddulliau i bennu p'un fyddai'r mwyaf addas yn eu cymuned ac, os nad yw un dull yn gweithio, dylai'r ymddiriedolwyr roi cynnig ar un arall. Er enghraifft, dywedodd un ymddiriedolwr neuadd bentref y buom yn siarad ag ef eu bod nhw wedi dosbarthu holiadur a, phan gafodd ychydig yn unig o'r holiaduron eu dychwelyd, daethant i'r casgliad nad oedd unrhyw ddiddordeb ac nid oeddent wedi rhoi cynnig ar unrhyw ddulliau eraill. Nid yw'r dybiaeth hon yn gywir o reidrwydd; mae'n bosib y byddai dulliau gwahanol neu ffordd wahanol o gyflwyno'r holiadur wedi bod yn fwy effeithiol.
Nid oes rhaid i ymgynghori fod yn gymhleth ond gall fod yn effeithiol iawn wrth sicrhau bod gweithgareddau'r elusen yn adlewyrchu anghenion a diddordebau'r gymuned. Mae hefyd yn anfon neges glir bod yr elusen yn hygyrch ac yn atebol i'r gymuned. Mae gwybodaeth am ffyrdd arfer orau o benderfynu pa wasanaethau y mae eu hangen ar y gymuned ar gael o sawl ffynhonnell. Y rheolau sylfaenol yw cadw hyn yn syml, esbonio pwrpas yr ymgynghoriad a darparu adborth ar yr hyn sydd wedi digwydd o ganlyniad i'r casgliadau.
I ymddiriedolwyr neuaddau pentref gwledig, mae adnabod yr anghenion sy'n denu cyllid grant yn fwy o her yn aml nag y mae i ymddiriedolwyr a rheolwyr canolfan gymunedol. O fewn cymuned drefol, lle mae'r boblogaeth yn fwy ac yn fwy amrywiol, mae'r problemau sy'n gysylltiedig ag amddifadedd cymdeithasol ac economaidd yn fwy tebygol o fod yn amlwg.
Yr elusennau yn ein gwaith ymchwil oedd wedi cael y llwyddiant mwyaf wrth addasu i anghenion newydd eu cymuned ac, felly, ceisio cyllid a chynnal neuadd bentref neu ganolfan gymunedol weithgar, oedd y rheiny a oedd yn rhagweithiol wrth ymgynghori â'r gymuned a "gwerthu'r" elusen iddi. Nid yw'n ddigon i ddarparu lle yn unig ar gyfer y gweithgareddau y mae ymddiriedolwyr yn tybio y bydd y gymuned eu heisiau ac yna disgwyl i bobl gymryd rhan.
Er enghraifft, cwynodd lleiafrif o ymddiriedolwyr y buom yn siarad â nhw yn ein gwaith ymchwil am dueddiadau fel pobl ifanc yn byw bywydau prysur, teledu yn brif gyfrwng adloniant a gyrfâu chwist yn rhywbeth o'r gorffennol. Ffeithiau bywyd modern yw'r rhain y mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr hyn eu derbyn a'u haddasu os ydynt eisiau cynnal diddordeb y bobl sy'n ffurfio eu cymuned a hwyluso'r gweithgareddau sy'n berthnasol iddynt.
Dangosodd ein gwaith ymchwil bod cyswllt clir rhwng gallu elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol i ddenu defnyddwyr a'u gallu i ddenu ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr eraill.
Yn aml bydd angen darparu tystiolaeth o ymgynghori i'r rheiny sy'n rhoi grantiau oherwydd eu bod yn dymuno cyllido'r gweithgareddau hynny a fydd yn cael yr effaith fwyaf. Os yw ymgynghori yn ofyniad cyllido neu beidio, mae mesur effaith a chanlyniadau yn fwyfwy cyffredin ac yn arf defnyddiol ar gyfer asesu effeithiolrwydd elusennau.
Astudiaeth achos:
Mae canolfan gymunedol yr aeth y Comisiwn Elusennau i ymweld â hi fel rhan o'n rhaglen ymweliadau adolygu yn dilyn arferion cynhwysol a ffyrdd hynod effeithiol o sicrhau bod anghenion y gymuned yn cael eu cynrychioli yn y gweithgareddau y mae'n eu darparu.
Mae gan reolwyr y ganolfan rwydwaith helaeth o gysylltiadau o fewn y gymuned sy'n golygu bod modd gwneud penderfyniadau ynghylch pa weithgareddau i'w darparu ar sail dealltwriaeth o anghenion amrywiaeth o grwpiau sydd heb lais yn aml. Mae'r elusen yn darparu amrywiaeth fawr o weithgareddau ac mae wedi rheoli gwrthdaro posib rhwng grwpiau yn effeithiol iawn. Mae modd mesur canlyniadau eu gwaith yn glir o ran pethau fel ymddygiad gwell a chanlyniadau ysgol gwell ymysg pobl iau a chysylltiadau gwell rhwng rhai grwpiau ethnig. Mae'r gallu hwn i fesur effaith a chanlyniadau yn golygu bod yr elusen mewn sefyllfa well i gael y cyllid y mae ei angen i barhau â'i gweithgareddau.
Mae enghreifftiau o ymagwedd gynhwysol y ganolfan yn cynnwys gosod toiled a chawod gyda mynediad i'r anabl sy'n golygu bod modd darparu ar gyfer pobl yn y ganolfan sy'n defnyddio cadair olwyn neu sydd â phroblemau anymatal, neu'r ddau. Mae'r ymwybyddiaeth amlwg hon o anghenion posib defnyddwyr yn anfon neges glir o groeso a dealltwriaeth sy'n gwneud y ganolfan yn fwy hygyrch i'r rheiny sydd ag anghenion a allai fel arall eu gwneud yn amharod i ddefnyddio canolfannau o'r fath.
Mae mentrau eraill yn y ganolfan yn cynnwys ystafell gymysgu a recordio lle y gall pobl arbrofi gyda chyfansoddi cerddoriaeth ac ystafell arall yn benodol i bobl iau, sy'n ceisio ystyried y ffaith y gall gweithgareddau pobl ifanc achosi difrod i'r adeilad. Mae'r ystafelloedd hyn ar wahân i'r ardaloedd lle y bydd y plant yn chwarae a lle y cynhelir y gweithgareddau pobl 50 oed a hŷn felly nid yw gweithgareddau gwahanol yn amharu ar ei gilydd. Mae polisi 'o'r crud i'r bedd' gan y ganolfan ac mae'n gwasanaethu ystod eang o bobl ac anghenion o fewn lle gweddol fach.
Mae'r achos uchod yn dangos sut y gall ymddiriedolwyr ddarparu ar gyfer grwpiau defnyddwyr posib os ydynt yn cydnabod pwysigrwydd y gweithgareddau y dymuna'r grwpiau hynny ymgymryd â nhw. Mewn cyferbyniad, dywedodd nifer o ymddiriedolwyr y buom yn siarad â nhw yn ein gwaith ymchwil nad oeddent yn caniatáu rhai grwpiau neu weithgareddau er bod galw amdanynt. Enghraifft gyffredin o hyn oedd y clwb ieuenctid a oedd yn cael ei wahardd ar sail y posibilrwydd o ddifrod neu fandaliaeth. Mewn elusennau neuadd bentref mae mwy yn y fantol yn aml oherwydd yr elusen sydd biau'r eiddo ond, mewn achosion fel hyn, dylai'r ymddiriedolwyr ystyried a yw'r hyn sy'n fandaliaeth yn eu barn nhw yn ddim mwy na thraul a gwisgo arferol y gellir ei ddisgwyl ac a fyddai unrhyw newidiadau i'r adeilad yn golygu bod modd cynnal mwy o amrywiaeth o weithgareddau.
Mewn unrhyw sefyllfa, dylai ymddiriedolwyr ystyried a oes meddwl agored ganddynt mewn gwirionedd ynghylch y posibilrwydd o ddarparu'r math o weithgareddau y mae'r gymuned eu heisiau neu a yw eu dewisiadau a'u barn nhw am yr hyn y "dylai'r" neuadd ei ddarparu yn eu rhwystro rhag gwneud popeth a allant i adlewyrchu gofynion y gymuned y mae eu helusen wedi'i sefydlu i'w gwasanaethu.
Astudiaeth achos:
Cysylltodd ymddiriedolwyr elusen neuadd bentref â'r Comisiwn Elusennau am gyngor ar ôl i'r adeilad droi'n anniogel ac roedd angen ei ddymchwel. Roedd yr adeilad wedi cael ei ddefnyddio'n dda yn y gorffennol er bod terfyniadau ar y gweithgareddau a'r gwasanaethau y gallai eu cynnig oherwydd ei oedran a'i gyflwr. Cynigiodd yr ymddiriedolwyr ailadeiladu ar safle gwahanol a defnyddio'r elw o werthu'r safle gwreiddiol i'w galluogi i godi neuadd gyda chyfleusterau gwell i gynyddu'r amrywiaeth o weithgareddau y gallai eu cynnal, megis darparu cyfleusterau TG. Anfonodd yr ymddiriedolwyr holiadur i bennu pa fath o gyfleusterau yr oedd eu hangen ar y gymuned. Cynghorodd y Comisiwn fod gwerthu’r adeilad a'r newidiadau yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen, gan ganiatáu i'r ymddiriedolwyr fwrw 'mlaen â'u cynlluniau heb unrhyw ymyrraeth bellach gan y Comisiwn Elusennau.
Dylai ymddiriedolwyr elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol sicrhau bod unrhyw newidiadau yn eu gweithgareddau yn ffurfio rhan o gynllun strategol, waeth pa mor syml, sy'n ystyried effaith y newidiadau arfaethedig ar bob agwedd ar weinyddu'r elusen. Mae ein hadroddiad diweddar Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) wedi dangos bod lefel isel o gynllunio ymysg yr elusennau a arolygwyd. Dangosodd y gwaith ymchwil hefyd fod elusennau sy'n cynllunio ymlaen llaw yn cael llai o anawsterau wrth reoli'r newidiadau a wynebant. Mae'r adroddiad yn amlinellu'r cwestiynau y dylai ymddiriedolwyr ofyn i'w hunain ar gamau arbennig yn natblygiad eu helusen er mwyn sicrhau eu bod yn rheoli newid mewn modd effeithiol.
Mae amrywiaeth o faterion llywodraethu y mae angen i ymddiriedolwyr eu hystyried cyn penderfynu newid gweithgareddau eu helusen. Mae'n bosib na fydd dogfen lywodraethol yr elusen yn caniatáu'r newidiadau arfaethedig; gweler gweddill yr adran hon sy'n rhoi manylion am yr hyn y gall ymddiriedolwyr ei wneud yn y sefyllfa hon. Mae sawl ystyriaeth arall hefyd. Er enghraifft, cynnal asesiad risg i bennu a yw'r gweithgareddau newydd yn golygu bod yr elusen yn wynebu mwy o risg. Os felly, mae'n bosib y bydd costau yswiriant yn codi neu gall fod yn ddoeth i'r elusen ymgorffori fel cwmni elusennol i gyfyngu ar y perygl i ymddiriedolwyr unigol.(10) Mae angen i ymddiriedolwyr asesu sut i fynd i'r afael â'r peryglon hynny. Dylai pob un o'r ystyriaethau hyn ffurfio rhan o broses gynllunio strategol yr ymddiriedolwyr.
Yn aml gall y Comisiwn Elusennau helpu elusennau addasu a moderneiddio, a gall ddarparu cyngor pan fydd ymddiriedolwyr yn ansicr ynghylch yr hyn y gallant ac na allant ei wneud o fewn y gyfraith elusennau. Mae Action with Communities in Rural England (ACRE), Rural Community Councils (RCCs), Community Matters a Chynghorau Gwasanaeth Gwirfoddol (CVSs) hefyd yn ffynonellau gwych o gyngor ac arweiniad i elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol. Gweler Atodiad C am fanylion.
Mae tystiolaeth nad yw rhai ymddiriedolwyr yn cysylltu â'r Comisiwn Elusennau pan fydd problem ganddynt neu pan fydd angen cyngor arnynt ynghylch newid a ragwelir. Y rheswm am hyn weithiau yw oherwydd ni wyddant eu bod yn gallu ac, mewn sawl achos, bod rhaid iddynt gynnwys y Comisiwn Elusennau. Mae eu hamharodrwydd yn aml yn deillio o gamddealltwriaeth ynghylch yr hyn y bydd y Comisiwn Elusennau yn ei wneud.
Gall staff y Comisiwn Elusennau gynghori ar ystod eang o faterion sy'n ymwneud â llywodraethu a chyfrifoldebau ymddiriedolwyr. Cynghorwn ar faterion megis talu ymddiriedolwyr neu bobl gysylltiedig, gwrthdaro buddiannau, ehangu amcanion a materion llywodraethu eraill. Ni allwn gynghori ymddiriedolwyr ynghylch sut i weinyddu eu helusen ond gallwn roi'r cyngor y mae ei angen arnynt i lunio barn wybodus.
Dylai ymddiriedolwyr a budd-ddeiliaid eraill sy'n ceisio cyngor cyffredinol hefyd defnyddio ein gwefan sy'n cynnig ystod eang o wybodaeth, gan gynnwys ein cyfres o daflenni arweiniad, ein harweiniad gweithredol a'n hadroddiadau rheoleiddiol.
Mae rhai gwahaniaethau pwysig rhwng llywodraethu neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol. Ar y cyfan, bydd neuaddau pentref yn cael eu gweithredu'n gyfan gwbl gan bwyllgor o ymddiriedolwyr, gydag unrhyw gyflogeion yn weithwyr achlysurol neu ran-amser megis gofalwyr neu lanhawyr. Felly yr ymddiriedolwyr sy'n gwneud y penderfyniadau llywodraethu a nhw hefyd sy'n gofalu am weithredu'r elusen o ddydd i ddydd. Ar y llaw arall, mae canolfannau cymunedol yn fwy tebygol o gael eu corffori fel cwmni a chyflogi prif weithredwr amser llawn ac aelodau staff eraill. Felly mae ymddiriedolwyr yn cymryd llai o ran yng ngweithrediad yr elusen o ddydd i ddydd ac mae mwy o bobl yn cyfrannu at y broses gwneud penderfyniadau.
Fel arfer bydd neuaddau pentref yn elusennau bach o ran eu hincwm a'u gwariant ond yn gyfoethog o ran asedau yn aml oherwydd eu bod yn berchen ar eiddo. Fel arfer mae elusennau canolfan gymunedol yn fwy o ran lefel eu hincwm a'u gwariant ond nid ydynt yn berchen ar yr adeilad lle y maent yn gweithredu o reidrwydd. Gall ffynonellau incwm neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol fod yn dra gwahanol hefyd.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn ymroddedig i gymesuredd wrth ddelio ag elusennau. Esboniwn egwyddorion cymesuredd yn ein cyhoeddiad Y Comisiwn Elusennau a Rheoleiddio. Cydnabyddwn nad yw'r lefel briodol o reoleiddio ar gyfer elusen fawr yn briodol o reidrwydd i elusen fach. Mae rheoli elusen yn golygu bod ymddiriedolwyr yn ymwneud â nifer o sefyllfaoedd cymhleth sy'n gallu cael mwy o effaith ar elusen lai, sy'n cael ei rhedeg gan ymddiriedolwyr nag elusen sydd â phrif weithredwr a thîm o staff.
Mae Uned Elusennau Bach arbennig gennym sy'n delio'n benodol ag achosion sy'n ymwneud ag elusennau sydd ag incwm blynyddol o lai na £10,000. Mae nifer o gyhoeddiadau gennym hefyd sy'n darparu cyngor ac arweiniad i elusennau bach. Dilynwch y cyswllt "Arweiniad i elusennau" ar ein gwefan i gael manylion am ein hymagwedd at weithio gydag elusennau bach.
Bydd gan elusennau neuadd bentref asedau sylweddol yn aml yn eu tir neu eu hadeiladau ac nid yw ymagwedd ysgafn bob amser yn briodol wrth ystyried materion o'r fath. Ein nod yw sicrhau bod ein gweithredoedd yn gymesur â'r mater a'r perygl i asedau elusennol neu niwed arall.
Mae statws elusennol yn amodol ar weithgareddau elusen a sicrhau eu bod yn elusennol yn unig ac er budd y cyhoedd, ond ni all elusen ymgymryd â gweithgareddau dim ond oherwydd eu bod yn elusennol neu oherwydd bod y gymuned yn awyddus i'r elusen ymgymryd â nhw. Mae pob elusen wedi'i chyfyngu gan delerau ei dogfen lywodraethol a gall ymgymryd â gweithgareddau y mae'r ddogfen lywodraethol yn eu caniatáu yn unig. Rhaid i ymddiriedolwyr elusennau sy'n dymuno newid eu gweithgareddau i ateb anghenion newydd eu cymuned ymgynghori â'u dogfen lywodraethol i weld a yw'r gweithgareddau newydd yn cael eu hawdurdodi.
Fel arfer bydd neuaddau pentref wedi'u cofrestru dan Ddeddf Elusennau Adloniadol 1958 gyda'r amcan o ddarparu cyfleusterau ar gyfer adloniant neu amser hamdden, er lles cymdeithasol ac er mwyn gwella amodau byw pobl y pentref.(11) Mae cymal amcanion canolfannau cymunedol yn ehangach yn gyffredinol a gall gynnwys amrywiaeth helaethach o weithgareddau a chyfleusterau neu gael ei gyfyngu i ran arbennig o'r gymuned ehangach.(12)
Mae terfynau ar yr hyn y gall ymddiriedolwyr ei wneud i newid diben elusen ond mae tystiolaeth yn awgrymu y gall ymddiriedolwyr wneud mwy o fewn telerau'r cymal amcanion nag y sylweddolant yn aml.
Os yw ymddiriedolwyr yn dymuno defnyddio'r neuadd neu'r ganolfan at ddiben y teimlant a all fod y tu allan i gwmpas eu hamcanion, dylent geisio cyngor gan y Comisiwn Elusennau. Gall y Comisiwn Elusennau helpu ymddiriedolwyr i ddeall eu dogfen lywodraethol ac, os yw'n briodol, ei diwygio er mwyn ei gwneud yn fwy ymarferol neu ehangu hyd a lled y gweithgareddau a ganiateir. Wrth ystyried achosion o'r fath, bydd rhaid i staff y Comisiwn Elusennau fodloni eu hunain fod y gwasanaeth neu weithgaredd arfaethedig o fewn telerau dogfen lywodraethol yr elusen neu, os oes angen diwygio'r amcan, ni fydd y gweithgaredd newydd yn ymyrryd â'i diben elusennol neu statws elusennol y neuadd.
Dywedodd rhai ymddiriedolwyr y buom yn siarad â nhw yn ein gwaith ymchwil fod telerau eu dogfen lywodraethol yn cyfyngu eu gallu i foderneiddio eu gweithgareddau ond nid oeddent yn sylweddoli ei fod yn bosib ei diwygio.
Gall elusennau sydd â dogfen lywodraethol sy'n anymarferol hefyd brofi problemau sy'n arwain at ymyrraeth y Comisiwn Elusennau. Weithiau mae gan neuaddau pentref yn arbennig ddogfen lywodraethol sy'n dyddio 'nôl i'r amser pan gafodd yr adeilad neu'r tir ei roi yn gyntaf i'w ddefnyddio fel neuadd bentref. Er enghraifft, gall y ddogfen lywodraethol fod yn ddogfen drawsgludo ar gyfer yr eiddo neu ddogfen gyfreithiol debyg arall. Mae'n bosib nad yw'n amlinellu'n fanwl ddarpariaethau ar gyfer gweithredu'r elusen o ddydd i ddydd, ac efallai bod angen moderneiddio'r ddogfen ac ehangu ei thelerau os yw am gael ei defnyddio fel arf gyfeirio i arwain ymddiriedolwyr yng ngweinyddiad yr elusen.
Bydd pŵer diwygio gan y rhan fwyaf o elusennau yn eu dogfen lywodraethol, sy'n golygu y gallant newid ei manylion er mwyn eu galluogi i wneud pethau a oedd y tu hwnt i'w pwerau cyn hynny. Nid oes gan elusennau sy'n hir sefydledig neu sydd heb eu corffori fel cwmni bŵer diwygio fel arfer, fodd bynnag. Mae hyn yn wir yn aml o elusennau neuadd bentref oherwydd mae eu dogfen lywodraethol yn hen neu maen nhw'n fach neu heb eu corffori, neu'r ddau.
Mae rheolau eraill sy'n gymwys i elusennau bach ond ni fydd y rhain yn gymwys bob amser i elusennau neuadd bentref oherwydd y telerau y mae elusennau o'r fath yn dal eiddo arnynt.(13) Dylai ymddiriedolwyr ymgynghori â chyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Elusennau Bach: Newid Ymddiriedolaethau, Trosglwyddo Eiddo, Gwario Cyfalaf (CC44) a chysylltu â'r Comisiwn Elusennau am gyngor os oes unrhyw amheuaeth.
Yn y rhan fwyaf o achosion, gall y Comisiwn Elusennau baratoi gorchymyn dan adran 26 Deddf Elusennau i newid pwerau gweinyddol elusen os nad yw'r ymddiriedolwyr yn gallu gwneud hynny eu hunain. Mewn achosion lle mae'r ddogfen lywodraethol yn gwbl anymarferol neu mae angen newid diben yr elusen, gall y Comisiwn Elusennau baratoi cynllun dan adran 16 y Ddeddf Elusennau i'w disodli.
Astudiaeth achos:
Roedd elusen a sefydlwyd yn wreiddiol fel sefydliad addysgol/Ysgol Sul wedi datblygu dros amser i fod yn fath o "gymdeithas gymunedol" oherwydd roedd hynny'n fwy priodol i anghenion y gymuned. Fodd bynnag, roedd hyn yn golygu bod yr elusen yn gweithredu y tu hwnt i gwmpas ei hamcanion.
Oherwydd ei oedran a'i gyflwr adfeiliedig, nid oedd adeilad yr elusen yn ddiogel i gynnal gweithgareddau wedi'u hanelu at blant ac nid oedd yn cwrdd â rhai gofynion iechyd a diogelwch, felly roedd yr amrywiaeth o weithgareddau a oedd ar gael wedi'i gyfyngu'n sylweddol. Fodd bynnag, roedd rhannau eraill o'r gymuned yn gwneud defnydd da o'r adeilad oherwydd dyma'r unig adeilad a oedd ar gael i gynnal digwyddiadau'r pentref a chyfarfodydd plwyf. Roedd yr ymddiriedolwyr eisiau canolbwyntio ar hyn a hefyd ehangu hygyrchedd yr elusen i'r gymuned gyfan. Roedden nhw'n bwriadu gwneud cais am gyllid i adnewyddu'r eiddo er mwyn iddo gydymffurfio â rheoliadau mynediad iechyd a diogelwch ac anabledd. Mewn gwirionedd roedd yr elusen wedi troi'n fath wahanol o sefydliad ers adeg ei chreu ac, er bod ei gweithgareddau cyfredol yn elusennol, nid oedd yr awdurdod ganddi i ymgymryd â'r gweithgareddau hynny.
Cysylltodd yr ymddiriedolwyr â'r Comisiwn Elusennau i holi sut y gallai'r elusen addasu i ateb anghenion clir iawn y gymuned heb gefnu ar ei statws elusennol. Nid oedd yr ymddiriedolwyr eisiau gwerthu'r eiddo oherwydd teimlant y byddai hyn yn amddifadu'r gymuned o fan cyfarfod pwysig. Ar ôl ystyried y dewisiadau oedd ar gael i'r ymddiriedolwyr, paratôdd y Comisiwn Elusennau gynllun rheoleiddio llawn dan adran 16 Deddf Elusennau a oedd yn ailsefydlu statws cyfreithiol yr elusen ar hyd llinellau elusen neuadd bentref. Roedd hyn yn golygu y gallai'r elusen barhau i weithredu a chadw ei statws elusennol dan ddogfen lywodraethol newydd.
Er mwyn parhau i wasanaethu eu cymuned, mae neuaddau pentref yn uno ag elusen maes chwaraeon weithiau. Mae hyn yn digwydd yn fwyaf aml pan fydd safleoedd cyfagos gan ddwy elusen neu os oes cynnig i adeiladu neuadd bentref ar faes chwaraeon.
Rhaid i ymddiriedolwyr yr elusennau hyn geisio awdurdod y Comisiwn Elusennau er mwyn gwneud y newid hwn. Rôl y Comisiwn Elusennau yw ystyried dogfennau llywodraethol pob elusen er mwyn bodloni ei hun y byddai buddiannau'r ddwy yn cael eu bodloni'n briodol ac yn deg gan y trefniant.
Weithiau, ni all y neuadd bentref a'r maes chwaraeon uno oherwydd darpariaethau anarferol neu gyfyngol mewn un neu'r ddwy ddogfen lywodraethol. Mewn achos o'r fath, gall y Comisiwn gynghori fod yr elusennau yn cael eu cadw ar wahân ond yn cael eu gwasanaethu gan bwyllgor rheoli cyffredin.
Astudiaeth achos:
Cysylltodd ymddiriedolwyr elusen neuadd bentref â'r Comisiwn Elusennau am gyngor ynghylch ehangu ei dibenion i gynnwys maes chwaraeon. Sefydlwyd yr elusen neuadd bentref gan Ddatganiad Ymddiriedolaeth a oedd yn darparu ar gyfer neuadd bentref yn unig. Roedd corff ar wahân yn rheoli'r meysydd chwaraeon. Roedd y Comisiwn Elusennau wedi ystyried y dewisiadau a chynghori mai ffordd bosib ymlaen i'r ymddiriedolwyr oedd dirwyn yr hen elusen neuadd bentref i ben yn unol â'r pwerau yn ei dogfen lywodraethol a chofrestru'r elusen neuadd bentref a meysydd chwaraeon a oedd newydd ei chyfuno. Yn yr achos hwn roedd rhaid i ymddiriedolwyr yr hen neuadd bentref geisio caniatâd y Comisiwn Elusennau hefyd i ddefnyddio'r enillion gwerthu oherwydd roedd cynnig yr ymddiriedolwyr yn golygu gwerthu'r neuadd wreiddiol ac adeiladu neuadd newydd ar safle wedi'i brydlesu o'r Cyngor Plwyf.
Astudiaeth achos:
Cysylltodd Cyngor Plwyf â'r Comisiwn Elusennau am gyngor ar ran y neuadd bentref leol, a oedd yn elusen gofrestredig. Roedd darn o dir yn addas ar gyfer maes chwaraeon ar werth ac roedd y Cyngor Plwyf yn dymuno ei brynu er mwyn i bwyllgor rheoli'r neuadd bentref ei weinyddu.
Ar ôl edrych ar ddogfen lywodraethol yr elusen neuadd bentref, nid oedd yn glir ai pwyllgor rheoli'r elusen neu'r Cyngor Plwyf oedd yr ymddiriedolwyr rheoli. Heb gorff ymddiriedolwyr clir, nid oeddwn yn gallu ehangu amcanion y neuadd bentref neu ei huno â'r maes chwaraeon. Yn ogystal, nid oedd y tir y bwriadwyd iddo fod yn faes chwaraeon wedi cael ei setlo ar unrhyw ymddiriedolaethau eto.
Gweithiodd y Comisiwn Elusennau â chynrychiolwyr y neuadd bentref i newid y ddogfen lywodraethol gyfredol a rhoi ein cynllun neuadd bentref enghreifftiol yn ei lle. Roedd hwn yn egluro pwy oedd yr ymddiriedolwyr ac yn moderneiddio gweinyddiad yr elusen o ddydd i ddydd. Ar ôl cwblhau prynu'r maes chwaraeon, cynghorodd y Comisiwn ar ei gofrestru. Roeddwn hefyd yn gallu paratoi cyfarwyddyd uno dan adran 96(6) Deddf Elusennau 1993 at ddibenion cofrestru a chyfrifeg, a oedd yn helpu atal dyblygu adnoddau wrth baratoi cyfrifon ar wahân i'r ddwy elusen.
Mae'n bosib bod elusennau yn dymuno uno hefyd oherwydd nid oes angen cael dau adeilad yn gweithredu elusennau tebyg. Mae tystiolaeth ein bod yn symud oddi wrth y cysyniad o'r neuadd bentref draddodiadol i ethos yn seiliedig yn y gymuned o elusennau yn cyfuno i ddarparu gwasanaeth ehangach; math o 'ganolbwynt cymunedol'.
Astudiaeth achos:
Cysylltodd ymddiriedolwyr elusen neuadd bentref â'r Comisiwn Elusennau am gyngor oherwydd roeddent yn dymuno cyfuno'r neuadd, yr adeilad ysgol ac adeilad arall gyda'r nod o sefydlu un elusen cymdeithas gymunedol amlbwrpas.
Teimlai'r ymddiriedolwyr y byddai hyn er lles y gymuned oherwydd byddai'n eu galluogi i ddarparu gwell amrywiaeth o wasanaethau a chyrraedd amrywiaeth ehangach o fuddiolwyr. Roedd cael sawl adeilad wedi gweithredu yn y gymdogaeth yn golygu bod gorgyffwrdd gwasanaethau a chystadleuaeth am ddefnyddwyr a chronfeydd. Byddai'r uniad arfaethedig hefyd yn golygu y byddai un corff ymddiriedolwyr yn rheoli'r elusen.
Mae'r achos hwn yng nghamau cynnar datblygiad ac mae'r Comisiwn Elusennau yn trafod gyda'r ymddiriedolwyr ar hyn o bryd i gynghori ar y ffordd ymlaen.
Gweler cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Cydweithio a Chyfuniadau (RS4) am awgrymiadau arfer orau ynghylch gweithio gydag eluseannau eraill.
Os nad oes angen mwyach am wasanaethau'r neuadd bentref neu'r ganolfan gymunedol ac mae'r ymddiriedolwyr wedi gwneud pob ymdrech i gynnal diddordeb y gymuned, gall fod yn briodol i'r elusen ddirwyn ei gweithgareddau i ben a throsglwyddo enillion gwerthu'r elusen a/neu unrhyw gronfeydd sy'n weddill i elusen arall sydd ag amcanion tebyg. Mae angen pŵer ar ymddiriedolwyr yn eu dogfen lywodraethol sy'n eu galluogi i wneud hyn; fel arall bydd angen caniatâd y Comisiwn Elusennau arnynt.
Mae amcanion elusennau neuadd bentref yn pennu eu bod yn darparu cyfleusterau adloniadol. Fodd bynnag, mae'r neuadd yn debygol o gael ei defnyddio gan nifer o grwpiau defnyddwyr sy'n cynnal gweithgareddau amrywiol. Nid oes angen i'r grwpiau hyn fod yn elusennol bob amser eu hunain ond rhaid iddynt allu gwella amodau byw y cyhoedd yn gyffredinol yn yr ardal fudd, o fewn cwmpas Deddf Elusennau Adloniadol 1958. Byddai enghreifftiau yn cynnwys defnyddwyr megis grwpiau dawnsio llinell neu glybiau 'bridge', neu AS yn cynnal ei gymhorthfa ei hun yn y neuadd. Mae'r rhain yn weithgareddau derbyniol ar yr amod nad oes unrhyw wahaniaethu, er enghraifft, ar sail hil, rhyw neu wleidyddiaeth, ac nid yw unrhyw grŵp yn cael monopoli ar y cyfleuster neu'n cael ei roi mewn sefyllfa freintiedig o'i gymharu â grwpiau eraill.
Ni fydd pob sefydliad neu unigolyn sy'n dymuno defnyddio'r neuadd yn dod o fewn cwmpas Deddf Elusennau Adloniadol 1958. Mae ein casgliadau ymchwil yn adleisio gwaith ymchwil arall sy'n dangos cynnydd yn nifer y gweithgareddau sydd heb fod yn weithgareddau hamdden a gynhelir mewn neuaddau pentref, megis gweithgareddau hyfforddi, clinigau, canolfannau TG, gweithgareddau ar ôl ysgol, is-swyddfeydd post, siop bentref neu far.
Mae darparu lle yn llwyddiannus ar gyfer gweithgareddau sydd heb fod yn weithgareddau hamdden neu weithgareddau masnachol yn dibynnu ar ystyriaeth ofalus o'r cynnig ac a fydd yn amharu ar weinyddiad y neuadd bentref fel elusen neu'n golygu ei fod yn agored i unrhyw berygl ariannol.
Astudiaeth achos:
Roedd elusen neuadd bentref yn dymuno rhentu rhan o'i hadeilad i'r swyddfa bost ar ôl i'r swyddfa flaenorol gael ei dinistrio mewn tân. Ystyriodd y Comisiwn Elusennau y cais ynghyd â thelerau dogfen lywodraethol yr elusen er mwyn sefydlu a oedd gan yr elusen yr awdurdod angenrheidiol i arwyddo cytundeb o'r fath. Ar ôl cadarnhau hyn, cynghorwyd yr elusen, ar yr amod ei bod yn cydymffurfio â'r profiso nad oedd darparu swyddfa bost yn ymyrryd â gweithgaredd elusennol y neuadd ac nid oedd yn golygu bod yr elusen yn agored i berygl ariannol, roedd y cynnig yn dderbyniol.
Astudiaeth achos:
Cysylltodd elusen â'r Comisiwn Elusennau oherwydd roedd yn dymuno lleoli swyddfa bost mewn estyniad i'r ganolfan gymunedol. Ymgynghorwyd â'r pentrefwyr trwy arolwg o ddrws i ddrws a ddangosodd eu bod yn cytuno â'r cynllun. Roedd yr arolwg hefyd wedi adnabod angen am wasanaethau eraill a oedd yn agosach i amcanion yr elusen. Cafodd yr elusen gymorth gan sefydliadau eraill i weithredu eu cynlluniau mewn ffordd a oedd yn cynnig modd darparu'r swyddfa bost heb effeithio ar ei gallu i ddarparu'r gwasanaethau eraill y gofynnwyd amdanynt. Cynghorodd y Comisiwn Elusennau ar y trefniant, a'i gymeradwyo, ac aeth yr estyniad rhagddo.
Yn yr un modd bydd canolfannau cymunedol weithiau yn dymuno darparu lle ar gyfer gweithgareddau masnachol weithiau fel ffordd o gynhyrchu incwm. Os ydynt yn gwneud hyn, rhaid i ymddiriedolwyr wahanu'r gweithgaredd masnachol yn is-gwmni neu, os ydynt yn rhannu'r eiddo â menter fasnachol, rhaid iddynt sicrhau bod gweithgareddau'r elusen wedi'u gwahanu'n glir o weithgareddau'r busnes.(14) Rhaid i ymddiriedolwyr hefyd sicrhau nad yw unrhyw ddefnydd sydd y tu allan i amcanion yr elusen yn ymyrryd â defnyddio'r neuadd er budd cyhoeddus. Gweler cyhoeddiadau'r Comisiwn Elusennau Elusennau a Masnachu (CC35) a Darparu Alcohol ar Safleoedd Elusennau (CC27) am wybodaeth bellach.
Mae Community Matters yn darparu cyngor ymarferol ar gadw bar ar wahân i ran elusennol canolfan gymunedol.
Astudiaeth achos:
Roedd y Comisiwn Elusennau yn ymwneud ag achos elusen lle'r oedd yr ymddiriedolwyr elusen wedi cwyno bod yr ymddiriedolwyr gwarchodaeth yn gwrthod trosglwyddo enillion gwerthu rhan o eiddo'r elusen.(15) Datgelodd ymholiadau pellach bod yr ymddiriedolwyr gwarchodaeth yn credu y byddai'r arian yn cael ei roi tuag at y bar a'r clwb cymdeithasol a oedd yn cael eu cynnal ar safle'r elusen. Derbyniodd y Comisiwn Elusennau dystiolaeth nad oedd gwahaniaeth clir yn bodoli rhwng yr elusen a'r clwb cymdeithasol. Roedd yn amlwg hefyd fod buddiannau'r clwb yn dominyddu materion yr elusen oherwydd prin oedd y dystiolaeth o weithgaredd elusennol; roedd y ganolfan yn cael ei defnyddio at ddibenion elusennol un bore yr wythnos yn unig. Roedd yr adeilad ei hun mewn cyflwr gwael er gwaetha'r ffaith bod rhent mawr yn cael ei dalu gan y clwb cymdeithasol, a dim ond y rhan honno o'r adeilad a oedd yn cael ei defnyddio gan y clwb cymdeithasol oedd yn cael ei chynnal yn ddigonol.
Cynghorodd y Comisiwn Elusennau yr ymddiriedolwyr dal a'r ymddiriedolwyr rheoli am eu cyfrifoldebau gan esbonio y dylai'r clwb cymdeithasol gael ei reoli fel endid ar wahân i'r elusen. Cydnabu'r ymddiriedolwyr bod angen iddynt wella a hybu'r defnydd o'r ganolfan ar gyfer gweithgareddau elusennol ac maen nhw wedi derbyn cyngor ac argymhellion y Comisiwn Elusennau. Ers hynny, bu gwelliant amlwg yn y ganolfan. Mae'r defnydd elusennol o'r ganolfan wedi cynyddu, mae'r tu mewn i'r adeilad wedi cael ei atgyweirio a'i adnewyddu, ac mae cynlluniau i adnewyddu'r brif neuadd. Pe na fyddai'r gwelliannau hyn wedi cael eu gwneud, mae'n bosib y byddai'r Comisiwn Elusennau wedi agor ymchwiliad adran 8, penodi rheolwr derbynnydd neu ddiswyddo'r ymddiriedolwyr a phenodi pobl eraill a fyddai wedi rhoi'r elusen yn ôl ar y trywydd iawn.
Mae canolfannau cymunedol a neuaddau pentref mewn lleoliadau trefol hefyd yn wynebu'r angen i newid er mwyn darparu gwasanaethau llai traddodiadol, sy'n codi materion tebyg am ddiben elusennol, statws elusennol a pherygl. Gall y sialensiau sy'n wynebu elusennau o'r fath o ran ateb anghenion y cymunedau a wasanaethant fod yn eithaf penodol. Mae'r enghreifftiau canlynol yn dangos rhai o'r gweithgareddau y mae canolfannau cymunedol ac elusennau cymunedol trefol eraill yn eu darparu.
Astudiaeth achos:
Mae elusen canolfan gymunedol sydd wedi’i lleoli mewn dinas fawr yn gweithredu fel canolfan TG galw heibio yn bennaf ac yn cynnig cyfleoedd hyfforddiant ac addysgol i fenywod.
Mae elusen canol dinas arall yn canolbwyntio ar faterion adfywio a diweithdra gan ddarparu mentrau fel clybiau swyddi, rhaglenni hyfforddiant galwedigaethol a meithrin gallu'r gymuned. Mae'r elusen hon yn rhan o brosiect Canolfannau Mileniwm Cymdeithas Meysydd Chwarae Cenedlaethol, sy'n ceisio creu "neuaddau pentref trefol" mewn ardaloedd tai dwys ledled y wlad.
Roedd canolfan gymunedol y bu'r Comisiwn yn ymweld â hi yn canolbwyntio'n bennaf ar "ofal cymdeithasol" a gweithio gyda phobl ifanc, gan gynnwys darparu meithrinfa a chyfleusterau chwarae i blant ifanc iawn. Mae hefyd yn darparu ar gyfer canolfan ddydd a chlwb cinio i aelodau hŷn y gymuned, ynghyd â gwasanaeth cyngor cyfreithiol.
Mae elusen yr ymwelwyd â hi fel rhan o'n rhaglen ymweliadau adolygu yn darparu nifer o wasanaethau i bobl oedrannus megis clybiau cinio a theithiau dydd yn ogystal â gweithio mewn partneriaeth â'r cyngor lleol a chyrff gwirfoddol lleol eraill. Ar un adeg roedd yr elusen yn dymuno cyflwyno cynllun cynilo fel dull pellach o gymorth. Fodd bynnag, ar ôl holi'r Comisiwn Elusennau ynghylch y cynnig, cynghorwyd yr ymddiriedolwyr fod hyn y tu allan i amcanion yr elusen a daeth y cynllun i ben.
Wrth reoli elusen neuadd bentref neu ganolfan gymunedol sy'n cael ei gweithredu'n effeithiol, bydd ymddiriedolwyr yn:
Mae Diwygio Dogfennau Llywodraethol Elusennau: Gorchmynion a Chynlluniau (CC36) yn darparu arweiniad i gynorthwyo ymddiriedolwyr sy'n gwneud cais am orchymyn neu gynllun. Mae'n pennu'r amgylchiadau pan fydd angen i ymddiriedolwyr gysylltu â'r Comisiwn Elusennau am gymorth i newid dibenion yr elusen neu ei darpariaethau gweinyddol. Mae'n disgrifio'r gwahaniaeth rhwng gorchymyn a chynllun a sut yr ydym yn eu paratoi.
Mae'r Comisiwn Elusennau a Rheoleiddio yn esbonio sut mae’r Comisiwn Elusennau yn rheoleiddio elusennau, a'r egwyddorion y mae'n eu dilyn wrth wneud hynny. Mae'r cyhoeddiad yn amlinellu diben rheoleiddio o ran hybu cydymffurfiaeth â'r gyfraith elusennau a pharatoi elusennau i weithio'n well.
Mae Dewis a Pharatoi Dogfen Lywodraethol (CC22) yn rhoi manylion llawn am argymhelion y Comisiwn Elusennau ar yr hyn y dylai elusennau ei ystyried mewn perthynas â'u dogfen lywodraethol, ynghyd â rhestr wirio o ddarpariaethau safonol y byddem fel rheol yn disgwyl gweld wedi'u cynnwys. Mae hefyd yn cynnwys manylion am yr hyn y mae'n ei olygu i fod yn gwmni elusennol a'r amgylchiadau pan allai corffori fod yn briodol.
Mae Nodweddion Elusen Effeithiol (CC60) yn pennu'r egywddorion y mae ein rheoleiddio yn ceisio eu diogelu a'u hybu a'r safonau y disgwyliwn i elusen effeithiol a'i hymddiriedolwyr geisio eu cyrraedd.
Mae Rheoli neuaddau pentref (OG68) yn nodi polisi'r Comisiwn Elusennau ar y materion cyffredin y mae ymddiriedolwyr neuadd bentref yn eu dod ar eu traws.
Mae Elusennau Aelodaeth (RS7) yn disgrifio nodweddion elusen aelodaeth effeithiol. Mae'n asesu i ba raddau y mae'r problemau sy'n gysylltiedig ag elusennau aelodaeth yn gallu cael eu datrys neu eu hosgoi trwy ddulliau llywodraethu gwell a thrwy weithredoedd yr aelodaeth, ac mae'n egluro pryd y bydd y Comisiwn Elusennau yn ymwneud â'r achos.
Mae Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) yn edrych ar y materion a'r camau datblygu sy'n gyffredin i sawl elusen. Mae'n cynnwys rhestr wirio o gwestiynau safonol i ymddiriedolwyr eu hystyried yng nghamau gwahanol ddatblygiad.
Mae Darparu Alcohol ar Safleoedd Elusennau (CC27) yn edrych ar broblemau cyfreithiol ac ymarferol gwerthu alcohol o safloedd elusennau.
Mae Recriwtio, Dewis a Sefydlu Ymddiriedolwyr (RS1) yn darparu gwybodaeth ar arfer orau wrth recriwtio ymddiriedolwyr newydd.
Mae Defnyddio Neuaddau Eglwysi fel Neuadd Bentref a Dibenion Elusennol Eraill (CC18) yn esbonio sut y gellir defnyddio neuadd eglwys ar gyfer dibenion elusennol eraill os nad oes ei hangen ar gyfer dibenion eglwys yn unig mwyach.
Dengys ein gwaith ymchwil nad yw ymddiriedolwyr bob amser yn gweithredu trwy gyfeirio at ddogfen lywodraethol eu helusen. Mewn sawl achos lle mae'r Comisiwn Elusennau yn ymwneud ag achos, yn syml iawn mae'r ymddiriedolwyr wedi caniatáu i draddodiad a disgresiwn yr ymddiriedolwyr bennu sut mae'r elusen yn gweithredu. Mae hyn nid yn unig yn methu â sicrhau bod gweithgareddau cyfredol yn addas i ofynion y gymuned, a hefyd gallai olygu bod ymddiriedolwyr yn cyflawni tor-ymddiriedaeth.
Dylai'r ddogfen lywodraethol ddarparu manylion clir am amcanion yr elusen a'r ardal fudd a phwerau'r ymddiriedolwyr. Dylai hefyd ddarparu manylion am bethau fel sut y cynhelir cyfarfodydd, sut y bydd penderfyniadau'n cael eu gwneud a gan bwy, a sut y bydd ymddiriedolwyr newydd yn cael eu penodi. Dylai elusennau sydd â dogfen lywodraethol nad yw'n cynnwys digon o fanylion i gyfeirio ymddiriedolwyr yn y materion hyn ystyried paratoi set o reolau sy'n gwneud hynny. Dengys ein profiad ni bod elusennau sydd â dogfen lywodraethol neu set o reolau sy'n darparu digon o fanylion yn llai tebygol o gael anawsterau fel y rheiny sy'n gysylltiedig â gweithredu y tu allan i'w hamcanion neu wynebu anghydfod na allant ei ddatrys yn fewnol. Gweler cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Elusennau Aelodaeth (RS7) am fanylion ynghylch rheoli'r posibilrwydd o anghydfodau mewnol. Am fanylion ynghylch sut i ddelio â sefyllfaoedd lle mae anghydfod wedi codi, gweler ein taflen Cwynion am Elusennau (CC47), sydd hefyd yn cynnwys manylion ynghylch sut i gysylltu â'r Ganolfan Datrys Anghydfodau yn Effeithiol (CEDR).
Mae dogfennau llywodraethol enghreifftiol ar gael o'r Comisiwn Elusennau. Mae gweithredoedd ymddiriedolaeth enghreifftiol gan ACRE ar gyfer eiddo rhydd-ddaliol a phrydlesol sy'n rhoi'r holl gymalau angenrheidiol y mae eu hangen ar elusen neuadd bentref yn ei dogfen lywodraethol. Gweler hefyd cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Dewis a Pharatoi Dogfen Lywodraethol (CC22).
Astudiaeth achos:
Roedd elusen yn cael ei rheoli gan Weithred Ymddiriedolaeth ond, dros gyfnod, roedd yr ymddiriedolwyr wedi llunio ac yn dilyn set o reolau yr oeddent yn eu defnyddio fel dogfen lywodraethol yr elusen er nad dyma oedd y ddogfen gyfreithiol a oedd yn pennu statws yr elusen a phwerau’r ymddiriedolwyr. Cysylltodd yr ymddiriedolwyr â'r Comisiwn Elusennau mewn perthynas â mater arall a dyna pryd y daeth yr ansicrwydd ynghylch dogfen lywodraethol yr elusen i'r amlwg.
Cynigiodd y Comisiwn Elusennau, trwy drafod â'r ymddiriedolwyr, sefydlu cynllun rheoleiddiol llawn a fyddai'n dilyn bwriad y Weithred wreiddiol ond ar yr un pryd yn fwy perthnasol i anghenion modern yr elusen. Diben y cynllun oedd adnabod gwaddoliad parhaol yr elusen o'i heiddo arall a diffinio rôl a chyfrifoldebau’r ymddiriedolwyr yn briodol. Bu ychydig o ddryswch cyn hyn yn y cyswllt hwn, yn enwedig y gwahaniaeth rhwng ymddiriedolwyr dal ac ymddiriedolwyr gwarchodaeth. Cafodd hyn i gyd ei egluro gan y cynllun a oedd yn darparu sylfaen briodol ar gyfer gweithrediad yr elusen.
Rhaid i ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol o'u dyletswyddau a'u cyfrifoldebau. Ni ddylid gorliwio'r rhwymedigaethau sy'n gysylltiedig â bod yn ymddiriedolwr ond, yn yr un modd, ni ddylid eu hanwybyddu. Mae ein taflen Cyfrifoldebau Ymddiriedolwyr Elusennau (CC3) yn amlinellu popeth y mae angen i ymddiriedolwyr ei wybod am y cyfrifoldebau sy'n gysylltiedig â'u rôl.
Mae elusennau sydd heb roi ystyriaeth briodol i'r ddogfen lywodraethol yn aml yr un elusennau â'r rheiny lle nad oes modd adnabod y corff ymddiriedolwyr. Felly, ni all yr elusen na'r Comisiwn Elusennau bennu pwy sy'n gyfrifol yn y pen draw am weithgareddau'r elusen. Os nad yw'r bobl sy'n gweithredu fel ymddiriedolwyr wedi cael eu penodi'n briodol yn unol â thelerau'r ddogfen lywodraethol, mae'n anodd yn aml i bennu pwy sydd â'r awdurdod o fewn elusen; mae'n bosib nad oes gan y bobl sy'n gweithredu fel ymddiriedolwyr yr awdurdod llawn i ymgymryd â rhai gweithgareddau. Pan na ellir adnabod yr ymddiriedolwyr, gall y Comisiwn Elusennau ymyrryd i benodi corff ymddiriedolwyr os na ellir datrys y mater yn fewnol. Mae'n well bod ymddiriedolwyr yn cael hyd i ateb eu hunain a bydd y Comisiwn Elusennau yn helpu hwyluso'r camau y bwriadant eu cymryd.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn gweld sawl achos lle mae ymddiriedolwyr neuaddau pentref yn methu â chydnabod eu bod yn ymddiriedolwyr. Fel arfer ymddiriedolwyr yr elusennau hyn yw pobl yn y pentref sydd wedi cytuno i wasanaethu ar "y pwyllgor" heb gydnabod beth mae hynny yn ei olygu. Bydd pwyllgor, neu gyfres o bwyllgorau, yn gweinyddu'r elusen trwy ddilyn arferion sefydledig neu eu barn eu hunain heb gyfeirio at y ddogfen lywodraethol ac, felly, maen nhw mewn perygl o gyflawni tor-ymddiriedaeth.
Maes arall cyffredin o ddryswch yw cyfrifoldebau ymddiriedolwyr dal. Ymddiriedolwyr dal yw'r bobl sy'n dal eiddo ar ran elusen anghorfforedig ond ni allant weithredu yng ngweinyddiad yr elusen. Gweler yr adran ar Adeiladau ac Atodiad A - Rhestr Termau.
Astudiaeth achos:
Daeth elusen at sylw'r Comisiwn Elusennau pan oedd y bobl a oedd yn gweithredu fel ymddiriedolwyr yn dymuno cael gwared â rhan o eiddo'r elusen. Roedd y Weithred Ymddiriedolaeth wedi penodi ymddiriedolwyr sawl blwyddyn yn ôl ac roedd yr ymddiriedolwyr gwreiddiol wedi hen farw. Nid oedd y grŵp o bobl a oedd yn rheoli busnes yr elusen o ddydd i ddydd wedi cael eu penodi'n briodol fel ymddiriedolwyr yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen ac felly, nid oedd yr awdurdod ganddynt i werthu eiddo'r elusen.
Edrychodd y Comisiwn Elusennau ar ffyrdd o ddatrys y sefyllfa er mwyn galluogi'r elusen i barhau i weithredu a roddodd ei awdurdod trwy gyfrwng gorchymyn a oedd yn caniatáu i'r "ymddiriedolwyr" cyfredol weithredu, gan felly eu galluogi i fynd ymlaen â'r trafodiad. Yna breiniwyd yr eiddo yn y Ceidwad Swyddogol a phenodwyd ymddiriedolwyr i weinyddu'r elusen.
Erbyn hyn mae corff ymddiriedolwyr gweithgar llawn gan yr elusen gyda'r awdurdod priodol ar gyfer gweinyddu'r elusen ac mae'n gweithredu'n effeithiol.
Gall dryswch godi hefyd pan fydd is-bwyllgorau yn gyfrifol am wneud penderfyniadau ynghylch agweddau amrywiol ar weithrediadau'r elusen. Mae'r Comisiwn Elusennau yn gweld achosion lle mae sawl "is-bwyllgor" ond nid oes unrhyw gorff ymddiriedolwyr rheoli clir sydd â chyfrifoldeb cyffredinol. Mae angen i'r ymddiriedolwyr wneud yn siŵr bod llinellau cyfathrebu yn glir a bod pawb yn gwybod hyd a lled eu hawdurdod a'u cyfrifoldeb.
Mae canfyddiad mewn rhai cymunedau hefyd bod swydd ymddiriedolwr neuadd bentref neu ganolfan gymunedol wedi'i chysylltu â swydd ar y cyngor plwyf a phwyllgorau eraill o'r fath. Er y gall hyn fod yn wir yn ymarferol, gyda'r un bobl yn gwasanaethu yn draddodiadol ar bob pwyllgor allweddol sy'n gwneud penderfyniadau, nid oes rhaid iddo fod felly. Os mai dyma yw'r achos, gall fod yn annymunol i ddarpar ymddiriedolwyr oherwydd mae'n ymddangos bod swydd ymddiriedolwr yn fwy o rôl nag y mae ac mae hefyd yn rhoi'r argraff o "siop gaeedig" sy'n atal pobl newydd neu "wahanol" rhag cymryd rhan. Gweler cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Recriwtio, Dewis a Sefydlu Ymddiriedolwyr (RS1) am fwy o fanylion a chyngor ar arfer orau yn y maes hwn.
Mae swydd ymddiriedolwr yn gyfrifoldeb y dylid ei gymryd o ddifrif. Ond dylai ymddiriedolwyr cyfredol fod yn ofalus ynghylch gor-ddatgan y gofynion sy'n gysylltiedig â'r swydd. Yn ein gwaith ymchwil a'n profiad ni, bydd ymddiriedolwyr yn cwyno weithiau am faich eu swydd. Testun eu cwyn yn aml yw'r angen i gydymffurfio â gofynion statudol megis cwblhau'r Ffurflen Flynyddol ac, yn arbennig, y ffaith bod y Ffurflen yn gofyn i'r ymddiriedolwyr nodi eu dyddiad geni.
Mewn cyferbyniad, nid yw'r gŵyn hon yn gyffredin ymysg yr elusennau mwy bywiog hynny sy'n rhyngweithio'n gadarnhaol â'u cymuned a lle mae'r ymddiriedolwyr yn hybu'r elusen a'i gwasanaethau.(16) Mae ymddiriedolwyr effeithiol yn derbyn bod cydymffurfio â ffurflenni rheoleiddio angenrheidiol yn rhan o'u dyletswydd tuag at eu helusen.
Cydnabyddwn fod rhaid i ymddiriedolwyr reoli rhai sefyllfaoedd cymhleth ond mae llawer o gyngor ac arweiniad ar gael iddynt nad yw'n cael eu defnyddio bob amser i'r graddau y gellid eu defnyddio. Cadarnhaodd ymchwil ar gyfer ein hadroddiad Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) dystiolaeth anecdotaidd fod ymddiriedolwyr yn tueddu i "ail-ddyfeisio'r olwyn" yn hytrach na dysgu o brofiad pobl eraill neu ddefnyddio sianeli cyngor ac arweiniad.
Oherwydd amrywiaeth a chymhlethdod y materion y mae'n rhaid i ymddiriedolwyr elusennau eu rheoli yn aml, mae'n bwysig cael y cymysgedd iawn o sgiliau ar y bwrdd ymddiriedolwyr. Mae hyn yn fwy anodd yn aml mewn ardaloedd lle mae dalgylch bach neu lle mae'n anodd cael hyd i bobl sy'n barod ac yn gallu rhoi eu hamser yn wirfoddol. Mae ein hadroddiad Recriwtio, Dewis a Sefydlu Ymddiriedolwyr (RS1) yn pennu buddiannau cael amrywiaeth o sgiliau ar y bwrdd ymddiriedolwyr ac yn rhoi rhai awgrymiadau arfer orau ar sut i gyflawni hyn. Gweler hefyd cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Cyfrifoldebau Ymddiriedolwyr Elusennau (CC3).
Dangosodd gwaith ymchwil ar gyfer yr adroddiad hwn fod nifer o ymddiriedolwyr yn credu ei bod hi'n anodd recriwtio ymddiriedolwyr newydd, yn enwedig pobl iau. Er bod peth gwirionedd yn yr anawsterau y mae nifer o elusennau yn dweud eu bod yn eu profi, dangosodd ein hadroddiad Recriwtio, Dewis a Sefydlu Ymddiriedolwyr (RS1) fod nifer o elusennau a oedd wedi datgan eu bod nhw wedi ei chael hi'n anodd recriwtio ymddiriedolwyr yn elusennau oedd heb ddefnyddio dulliau eang iawn o recriwtio, gan ddibynnu yn lle hynny ar dafod leferydd, er enghraifft.
Roedd gwaith ymchwil ar gyfer yr adroddiad hwn yn adlewyrchu’r casgliad hwnnw. Roedd yr ymddiriedolwyr a ddywedodd eu bod nhw wedi'i chael hi'n anodd cael hyd i ymddiriedolwyr, defnyddwyr neu wirfoddolwyr ar gyfer y neuadd yn aml yn elusennau a oedd yn eithaf cul eu ffocws o ran y math o weithgaredd y byddai'r neuadd yn darparu ar ei gyfer a'u dull o ddenu ymddiriedolwyr newydd. Mae tystiolaeth anecdotaidd yn awgrymu bod elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol sy'n gweithredu mewn ffordd gynhwysol, gynrychioliadol sy'n denu defnyddwyr hefyd yn ei chael hi'n haws denu ymddiriedolwyr newydd.
Weithiau bydd ymddiriedolwyr eisiau talu un neu fwy o'u nifer naill ai am wasanaeth unwaith yn unig neu fel trefniant rheolaidd. Fodd bynnag, ni all ymddiriedolwyr dderbyn taliad neu unrhyw fudd arall o'u swydd oni bai fod awdurdod cyfreithiol penodol ganddynt i wneud hynny. Mae "budd" hefyd yn cynnwys unrhyw eiddo, nwyddau neu wasanaethau sydd â gwerth ariannol, yn ogystal ag arian.(17)
Mewn rhai achosion, mae'r ddogfen lywodraethol yn rhoi pŵer dewisol i'r ymddiriedolwyr gyflogi un neu fwy o'u nifer i ddarparu nwyddau neu wasanaethau penodol i'w helusen sy'n fwy na dyletswyddau arferol ymddiriedolwyr. Fel arall, mae'n rhaid i ymddiriedolwyr gysylltu â'r Comisiwn Elusennau a gofyn am awdurdod i ganiatáu budd o'r fath.
Yn unol ag egwyddorion cymesuredd, mae gweithdrefnau symlach i ymddiriedolwyr elusennau bach (h.y. y rheiny sydd ag incwm blynyddol o £10,000 neu lai) pan fyddant yn gwneud cais am awdurdod i dalu un o'u nifer am ddarparu gwasanaeth.
I gael awdurdod y Comisiwn Elusennau, fel rheol byddai'n rhaid i ymddiriedolwyr ddangos y bydd budd clir i'r elusen, o ran cost neu fel arall, a fydd yn fwy na'r anfanteision. Ar gyfer taliadau mwy, byddai disgwyl i ymddiriedolwyr gael dyfynbrisiau ar gyfer y gwaith sydd i'w wneud a llunio rhestr fer o unigolion neu gwmnïau y byddent yn gofyn iddynt gyflwyno tendr am y gwaith. Ar gyfer taliadau bach ac elusennau bach fel neuaddau pentref, nid yw cymhlethdod dadansoddiad cost/budd llawn neu broses dendro yn briodol. Yn yr achosion hyn bydd y Comisiwn Elusennau yn mabwysiadu ymagwedd "ysgafn" at awdurdodi taliad. Gweler yr adran elusennau bach ar ein gwefan.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn cydnabod bod ymddiriedolwyr mewn elusennau sy'n seiliedig yn y gymuned eisiau sicrhau yn aml bod y gwaith yn aros o fewn y gymuned. Felly, er enghraifft, gall fod sefyllfa lle y gallai rhywun o'r tu allan i'r gymuned ddarparu gwasanaeth yn rhad ac am ddim neu ar gyfradd is nag un o'r ymddiriedolwyr cyfredol. Byddai'n rhaid i'r ymddiriedolwyr ddangos i'r Comisiwn Elusennau ei fod er lles yr elusen o hyd i dalu un ohonynt am y gwasanaeth.
Mae'n bosib bod ymddiriedolwyr yn dymuno denu ymddiriedolwyr sy'n methu fforddio gweithredu fel ymddiriedolwr oni bai y cânt eu talu. Er enghraifft, mae'n bosib y bydd canolfan gymunedol mewn ardal sy'n ddifreintiedig yn gymdeithasol neu'n economaidd yn ei chael hi'n anodd cael hyd i ymddiriedolwyr o fewn y gymuned honno i weithredu yn wirfoddol. Ystyriaeth allweddol yw a oes rhaid i'r person hwnnw fod yn ymddiriedolwr neu a fyddai modd iddo wneud cyfraniad yr un mor ddefnyddiol fel gweithiwr.
Mae byrddau ymddiriedolwyr neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol yn aml yn cynnwys cynrychiolwyr grwpiau defnyddwyr yr elusen. Gall hyn fod yn ffordd wych o sicrhau bod y penderfyniadau sy'n cael eu gwneud gan yr ymddiriedolwyr yn adlewyrchu anghenion y defnyddwyr neu'r buddiolwyr. Er mwyn cyflawni hyn, rhaid rheoli'r potensial am wrthdaro buddiannau. Os oes tensiwn rhwng buddiannau'r elusen gyfan a buddiannau grŵp defnyddwyr, mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr weithredu er lles yr elusen. Felly, er enghraifft, ni ddylai ymddiriedolwr sy'n rhan o glwb sy'n defnyddio'r cyfleusterau a ddarperir gan yr elusen ddefnyddio ei swydd fel ymddiriedolwr i gynnal y gweithgaredd a ddarperir os yw'n glir ei fod yn atal cynnal gweithgaredd mwy poblogaidd neu weithgaredd sy'n fwy agos at amcanion yr elusen.
Wrth reoli elusen neuadd bentref neu ganolfan gymunedol sy'n cael ei gweithredu'n effeithiol, bydd ymddiriedolwyr yn:
Mae Diwygio Dogfennau Llywodraethol Elusennau: Gorchmynion a Chynlluniau (CC36) yn pennu'r amgylchiadau pan fydd angen i'r ymddiriedolwyr gysylltu â'r Comisiwn am gymorth i newid dibenion yr elusen neu ei darpariaethau gweinyddol. Mae'n disgrifio'r gwahaniaeth rhwng gorchymyn a chynllun a sut yr ydym yn eu paratoi.
Mae Dewis a Pharatoi Dogfen Lywodraethol (CC22) yn rhoi manylion llawn am argymhelion y Comisiwn Elusennau ar yr hyn y dylai elusennau ei ystyried mewn perthynas â'u dogfen lywodraethol, ynghyd â rhestr wirio o ddarpariaethau safonol y byddem fel rheol yn disgwyl gweld wedi'u cynnwys. Mae hefyd yn cynnwys manylion am yr hyn y mae'n ei olygu i fod yn gwmni elusennol a'r amgylchiadau pan allai corffori fod yn briodol.
Mae Cyfrifoldebau Ymddiriedolwyr Elusennau (CC3) yn amlinellu rôl ymddiriedolwyr.
Mae Recriwtio, Dewis a Sefydlu Ymddiriedolwyr (RS1) yn darparu gwybodaeth ar arfer orau wrth recriwtio ymddiriedolwyr newydd a sicrhau bod ganddynt y wybodaeth y mae eu hangen arnynt i fod yn aelodau effeithiol o'r bwrdd.
Mae Cynnwys Defnyddwyr: Buddiolwyr sy'n dod yn ymddiriedolwyr (CC24) yn amlinellu'r materion y dylid eu hystyried pan fydd defnyddwyr neu fuddiolwyr elusen hefyd ar ei phwyllgor ymddiriedolwyr.
Mae'r adran hon yn ystyried y materion sy'n gysylltiedig â staff a gwirfoddolwyr mewn neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol. Nid yw 'gwirfoddolwyr' yn yr adran hon yn cynnwys ymddiriedolwyr. Am rôl a chyfrifoldebau ymddiriedolwyr gweler yr adran Defnyddio'r ddogfen lywodraethol.
Gall nifer y bobl sy'n ymwneud â sicrhau bod gwasanaethau a gweithgareddau neuadd bentref neu ganolfan gymunedol yn cael eu darparu'n ddidrafferth ac yn llwyddiannus amrywio'n fawr. Mae gan rai elusennau nifer fawr o weithwyr cyflogedig tra bydd eraill yn dibynnu mwy ar wirfoddolwyr digyflog ac yn cyflogi ychydig o staff yn unig, yn rhan-amser yn aml. Mae canolfannau cymunedol yn fwy tebygol o gael gweithwyr i gydlynu gweithgareddau'r adeilad (dan arweiniad y bwrdd ymddiriedolwyr) tra bod neuaddau pentref yn dibynnu ar ymroddiad a chyfranogiad pobl leol yn bennaf, yn enwedig o ran sefydlu a rheoli grwpiau defnyddwyr.
Mae gwirfoddolwyr yn chwarae rôl bwysig iawn yn y sector elusennau ac mae elusennau llai yn arbennig yn dibynnu'n fawr ar gyfranogiad gwirfoddolwyr. Mae ymddiriedolwyr neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol llai yn adrodd eu bod yn ei chael hi'n anodd recriwtio digon o wirfoddolwyr i gynorthwyo i weinyddu'r elusen. Mewn sawl cymuned, mae cyfran fawr o wirfoddolwyr yn 50 oed neu'n hŷn, ac yn llawer hŷn yn aml, a phryder sy'n cael ei fynegi'n aml gan ymddiriedolwyr yw diffyg diddordeb ymysg pobl iau. Gweler yr adran Ateb anghenion sy'n newid defnyddwyr a buddiolwyr am ganllawiau ar sut i ddenu defnyddwyr a gwirfoddolwyr.
Mae rhai elusennau yn defnyddio adnoddau fel Cynlluniau Troseddwyr Ifanc ar gyfer gwaith fel paentio, sydd hefyd yn cynnig modd i'r elusen wneud cyfraniad ehangach o fewn y gymuned, ond nid yw hyn yn arwain at gyfranogiad tymor hir o reidrwydd. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr gael hyd i ffyrdd o wneud gweithgareddau eu helusen yn berthnasol i bobl ifanc os ydynt am eu denu yn y tymor hwy.
Er enghraifft, dywedodd un gwirfoddolwr y buom yn siarad ag ef ei fod wedi mynychu'r clwb ieuenctid yn gyntaf mewn canolfan gymunedol fel plentyn a dywedodd mai dyma oedd y rheswm am gynnig helpu yr elusen yn awr.
Mae nifer o'r materion y mae angen i ymddiriedolwyr eu hystyried pan fyddant yn cyflogi staff hefyd yn gymwys pan fyddant yn defnyddio gwirfoddolwyr. Maent yn cynnwys, er enghraifft, hawliau gweithwyr, gwahaniaethu, cyfle cyfartal a deddfwriaeth iechyd a diogelwch. Mewn rhai achosion gall telerau cyfranogiad gwirfoddolwyr ag elusen gael ei ystyried yn gontract cyflogaeth. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r materion hyn a cheisio cyngor os oes unrhyw amheuaeth.
Mae'r materion y mae angen i ymddiriedolwyr neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol eu hystyried wrth gyflogi staff yr un fath yn eu hanfod â'r materion hynny sy'n wynebu elusennau eraill o faint tebyg. Mae ein cyhoeddiad Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) yn edrych ar rai o'r materion sy'n ymwneud ag elusennau yn cyflogi staff am y tro cyntaf neu'n ehangu eu lefelau staffio. Dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor proffesiynol am gontractau cyflogaeth neu os ydynt yn ansicr ynghylch y gofynion deddfwriaethol y mae'n rhaid iddynt eu bodloni.
Mae'r rhan fwyaf o ddeddfwriaeth gyflogaeth yn gymwys waeth pa nifer o weithwyr sydd gan yr elusen neu nifer yr oriau y maent yn gweithio. Mae hyn olygu y gallai roi baich anghymesur ar elusennau sy'n cyflogi ychydig staff neu staff rhan-amser. Mae gweithwyr mewn neuaddau pentref neu ganolfannau cymunedol yn ofalwyr, yn lanhawyr ac yn staff arall yn bennaf a gyflogir yn rhan-amser neu a gyflogir i wneud gwaith bach, unwaith yn unig megis atgyweiriadau a chynnal a chadw. Gall fod swyddi mwy arbenigol hefyd fel gweithwyr cymunedol neu ieuenctid.
Dywedodd ymddiriedolwyr y buom yn siarad â nhw yn ein gwaith ymchwil am broblemau sy'n gysylltiedig â chydymffurfio â deddfwriaeth gyflogaeth. Mae cyrff ymgynghorol fel ACRE a rhwydweithiau RCC a CVS yn darparu arweiniad ymarferol ar sut i reoli'r sefyllfaoedd hyn, ac mae cyrff eraill fel ACAS yn darparu gwybodaeth sy'n ymwneud â chyflogaeth yn benodol.
Weithiau bydd ymddiriedolwyr yn dod ag ymholiadau mwy penodol ac "unigryw" am gyflogaeth at sylw'r Comisiwn. Fel arfer bydd y mater cyflogaeth yn yr achosion hyn yn ymwneud â rheolaeth gyffredinol yr elusen neu ei heiddo. Mae dau achos enghreifftiol wedi'u manylu isod.
Astudiaeth achos:
Cysylltodd ymddiriedolwyr elusen â'r Comisiwn Elusennau i holi a fyddai modd rhoi rhodd i'r gofalwr adeg ei ymddeoliad o eiddo yr oedd yr elusen yn berchen arno ac a oedd ar wahân i'r adeilad cymunedol. Roedd y gofalwr yn byw yn yr eiddo ar y pryd heb dalu rhent fel rhan o'i gontract cyflogaeth. Roedd yr ymddiriedolwyr yn ymwybodol ar ôl iddo ymddeol byddai'n rhaid iddo adael yr eiddo ac roedden nhw'n dymuno cydnabod ei flynyddoedd o wasanaeth mewn ffordd ymarferol.
Fodd bynnag, roedd yr eiddo o werth sylweddol a byddai'r rhodd yn golygu y byddai'n rhaid i unrhyw ofalwr olynol wneud ei drefniadau byw ei hun. Esboniodd y Comisiwn, er ein bod yn disgwyl i ymddiriedolwyr fod yn gyflogwyr da, ni ddylent aberthu effeithiolrwydd yr elusen yn y dyfodol ac ni allem gymeradwyo rhodd mor fawr o'i gymharu ag asedau'r elusen i un unigolyn. Penderfynodd yr ymddiriedolwyr i beidio â mynd â'r cynnig ymhellach na'r ymholiadau cychwynnol hyn gan geisio cael hyd i ffyrdd eraill o gydnabod gwasanaeth y gofalwr.
Astudiaeth achos:
Roedd partner gofalwr preswyl elusen yn rhedeg ei fusnes o gartref, ac yn rhoi manylion yr elusen fel ei gyfeiriad cofrestredig. Roedd y pâr yn byw yn y bwthyn heb dalu rhent fel rhan o gontract cyflogaeth y gofalwr. Nid oedd partner y gofalwr yn talu am storio offer neu ddefnyddio adeiladau'r elusen. Cysylltwyd â'r Comisiwn Elusennau oherwydd nid oedd yn glir a oedd y trefniant er lles yr elusen neu beidio.
Fodd bynnag, dadleuodd yr ymddiriedolwyr fod y trefniant yn fuddiol ac roeddent yn awyddus iddo barhau. Er enghraifft, roedd yr elusen yn elwa o ddefnyddio offer cyfrifiadurol ar gyfradd is, ac roedd yr unigolyn wedi cynorthwyo wrth baratoi deunydd cyhoeddusrwydd yr elusen. Roedd hefyd yn delio â rhai tasgau gweinyddol ac ysgrifenyddol arferol megis neilltuo lle yn y neuadd.
Daeth y Comisiwn Elusennau i'r casgliad fod penderfyniad yr ymddiriedolwyr yn rhesymol yn yr achos hwn ond cynghorodd y pwyllgor rheoli bod rhaid iddynt fonitro'r sefyllfa yn gyson er mwyn sicrhau bod yr elusen yn parhau i gael budd, a rhoi gwybod i'r Comisiwn am unrhyw newidiadau.
Un o'r anawsterau penodol yn ymwneud â chyflogaeth sy'n effeithio ar elusennau sy'n gweithredu o fewn cymuned fach yw cael hyd i bobl sydd heb gysylltiad â'r corff ymddiriedolwyr i wneud tasgau â thâl unwaith yn unig neu afreolaidd megis glanhau, cadw llyfrau neu fân atgyweiriadau.
Gall cyflogi rhywun sy'n gysylltiedig â'r corff ymddiriedolwyr greu gwrthdaro buddiannau ac mae angen ei reoli'n ofalus. Mae'r Comisiwn Elusennau yn cydnabod nad yw bob amser yn bosib neu'n ddymunol mynd trwy'r broses hir o dendro am ddarnau bach o waith ac mae cyflogi rhywun o'r gymuned yn cyd-fynd ag ethos elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol. Defnyddiwn ymagwedd gymesur ond disgwyliwn i elusennau ddilyn rhai rheolau sylfaenol er mwyn sicrhau bod y broses gyflogaeth yn dryloyw ac nid yw'n agored i'w chamddefnyddio. Edrychwch ar ein taflen Talu Ymddiriedolwyr Elusennau (CC11) am fanylion ynghylch rheoli gwrthdaro buddiannau.
Mae cael gweithdrefnau ar gyfer rheoli gwrthdaro buddiannau yn bwysig er mwyn sicrhau tryloywder a bod ymddiriedolwyr yn gweithredu yn unol â'u cyfrifoldebau yn bennaf. Yn ein profiad ni maen nhw'n lleihau'n fawr y posibilrwydd o anghydfod o fewn y corff ymddiriedolwyr os yw pethau'n mynd o'i le.
Mewn neuadd bentref neu ganolfan gymunedol sy'n cael ei gweinyddu'n effeithiol, bydd ymddiriedolwyr sy'n cyflogi staff a gwirfoddolwyr yn:
Mae Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) yn edrych ar y materion a'r camau datblygu sy'n gyffredin i sawl elusen. Mae'n cynnwys rhestr wirio o gwestiynau y gall ymddiriedolwyr eu gofyn yng nghamau gwahanol datblygiad.
Mae Talu Ymddiriedolwyr Elusennau (CC11) yn disgrifio'r cyfyngiadau ar faint o dâl y gall ymddiriedolwyr elusennau ei dderbyn ac ym mha amgylchiadau y gellir rhoi tâl.
A'r daflen wybodaeth Elusennau Bach: Taliadau Bach am Ddarparu Gwasanaeth i Elusen (SCU 8) yn darparu arweiniad ar daliadau yn benodol i elusennau bach.
Adeilad elusen yw un o'i hasedau mwyaf arwyddocaol ac, i elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol, mae'r adeilad wrth wraidd eu bodolaeth. Mae llwyddiant yr elusen yn y tymor hir yn dibynnu ar gael adeilad addas sy'n cael ei chynnal a'i rheoli'n briodol er mwyn caniatáu'r defnydd mwyaf ohono gan ei buddiolwyr.
Gall y broses o gynnal a gweinyddu eiddo elusen yn llwyddiannus fod yn eithaf gymhleth ac mae rôl gan y Comisiwn Elusennau yn cynghori ac yn arwain ymddiriedolwyr mewn ffyrdd amrywiol. Mae dadansoddiad o'r math o achosion neuadd bentref a chanolfan gymunedol yr ydym wedi delio â nhw yn y ddwy flynedd ddiwethaf yn awgrymu bod materion eiddo yn ffurfio canran sylweddol o achosion yn gyffredinol.(18)
Mae gan ymddiriedolwyr unrhyw elusen sy'n berchen ar dir rai dyletswyddau cyffredinol a bennir gan y gyfraith, nid y Comisiwn Elusennau. Mae ymddiriedolwyr yn gyfrifol ar y cyd ac yn unigol am ddiogelu, rheoli a goruchwylio'r tir. Mae hyn yn cynnwys bod yn wyliadwrus wrth gynnal ac amddiffyn ffiniau tir yr elusen.
Dangosodd ein gwaith ymchwil fod elusennau sy'n cynllunio ar gyfer eu dyfodol yn fwy tebygol o ddefnydd eu hadnoddau’n effeithiol na'r rheiny sydd heb wneud hynny. Yn gyffredinol, mae ymddiriedolwyr sy'n adeiladu neuadd newydd, naill ai fel elusen newydd neu i gymryd lle hen adeilad, yn fwy llwyddiannus pan fydd prosiect wedi'i gynllunio'n dda. Mae ein hadroddiad Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) yn amlinellu buddiannau cynllunio a dechrau dogfen lywodraethol addas.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn gweld achosion lle mae pwyllgor wedi cofrestru fe elusen ar y sail y bydd yn codi arian i adeiladu neuadd bentref dim ond i ddarganfod bod yr apêl yn methu ac nid yw'r neuadd byth yn cael ei hadeiladu. Yn y mwyafrif o sefyllfaoedd o'r fath, nid yw'r ymddiriedolwyr wedi darparu yn eu dogfen lywodraethol am yr hyn a fydd yn digwydd i'r cronfeydd sy'n cael eu codi, ac mae'n rhaid i'r Comisiwn Elusennau ymyrryd. Mae'n hanfodol bod cynlluniau wrth gefn gan ymddiriedolwyr sy'n bwriadu adeiladu neuadd newydd ar gyfer yr hyn y byddant yn ei wneud gyda'r arian sy'n cael ei godi os nad yw'n ddigon i gyllido'r prosiect gwreiddiol neu os yw'r cymorth cychwynnol yn dod i ben. Mae Apeliadau adeg Trychineb: Canllawiau'r Twrnai Gwladol (CC40) yn darparu gwybodaeth i ymddiriedolwyr sy'n sefydlu apêl sydd yr un mor gymwys i elusennau sy'n codi arian at ddiben penodol.
Astudiaeth achos:
Cododd pwyllgor elusen £14,000 tuag at adeiladu neuadd bentref newydd. Penderfynwyd yn ddiweddarach mewn cyfarfod cyhoeddus na fyddai'n ymarferol yn ariannol i redeg y neuadd, hyd yn oed pe gellid codi'r cyllid cyfalaf angenrheidiol, a dylid rhoi'r gorau'r i'r prosiect. Nid oedd ddogfennaeth wreiddiol yr apêl yn darparu ar gyfer y posibilrwydd hwn a chysylltodd y pwyllgor â'r Comisiwn Elusennau am gyngor ar ddefnyddio'r arian a gadwyd at ddibenion eraill. Yn ôl y gyfraith roedd angen i'r pwyllgor gymryd camau i geisio adnabod rhoddwyr a naill ai dychwelyd yr arian iddynt neu geisio eu caniatâd i gadw'r cronfeydd at ddibenion newydd. Ymhen amser, llwyddodd y pwyllgor i adnabod pob un o'r rhoddwyr oherwydd ei fod yn bentref bach. Yna roedd y Comisiwn Elusennau yn gallu drafftio cynllun dan adran 14 Deddf Elusennau i ganiatáu i'r arian gael ei ddefnyddio ar gyfer gweithgaredd elusennol cyffredinol.
Roedd y broses wedi cymryd tipyn o amser ac ymdrech y gellid fod wedi'i osgoi pe byddai hyrwyddwyr yr apêl wedi ystyried y posibilrwydd na fyddent yn cyrraedd eu targed a darparu ar gyfer hyn yn nhelerau'r apêl.
Achos arall a ddaeth i'n sylw yn ystod ein hadolygiad parhaus o'r gofrestr oedd elusen a oedd wedi cael ei chofrestru am sawl blwyddyn dan y teitl "neuadd bentref er nad oedd yr adeilad erioed wedi cael ei adeiladu. Roedd y pwyllgor codi arian gwreiddiol yn segur mwy neu lai yn y rhinwedd honno, gan adael cronfeydd yn aros heb eu defnyddio mewn cyfrif banc. Yn yr amgylchiadau hyn byddai'r Comisiwn Elusennau yn cynghori elusen yn gryf i ailfeddwl ei blaenoriaethau a cheisio arweiniad ar sut y gellid defnyddio'r cronfeydd er budd y gymuned yr oeddent wedi'u bwriadu ar ei chyfer yn wreiddiol. Os nad yw amcanion yr elusen yn darparu ar gyfer defnydd heblaw neuadd bentref, gallwn helpu trwy ehangu'r amcanion er mwyn cynnig modd gwario'r cronfeydd ar ddibenion elusennol cyffredinol er budd trigolion yr ardal.
Problem bosib y gall elusennau sy'n dechrau adeilad newydd ei hwynebu yw bod lefel uchel o frwdfrydedd yn aml ar ddechrau'r prosiect ond, gan fod cynlluniau'n cymryd sawl blwyddyn i ddwyn ffrwyth yn aml, gall y brwdfrydedd cychwynnol i gymryd rhan fel gwirfoddolwr neu aelod pwyllgor gilio. Dylai ymddiriedolwyr ystyried a oes ganddyn nhw a'u cymuned yr ymrwymiad tymor hir sy'n angenrheidiol i gwblhau'r prosiect.
Astudiaeth achos:
Roedd dwy elusen gyfagos, elusen neuadd bentref ac elusen adloniadol yn bwriadu cyfuno. Byddai cyfuno eu hasedau yn golygu bod modd adeiladu neuadd newydd. Ar ôl cael caniatâd cynllunio, trefnodd tîm prosiect y gwaith codi arian. Methodd ymgais i sicrhau arian loteri ac roedd y prosiect mewn perygl o beidio â chyrraedd ei darged ond edrychodd y pwyllgor ar ddewisiadau eraill a llwyddon nhw i godi arian trwy Gynllun Credyd Treth Tirlenwi a oedd wedi helpu rhoi hwb i'r apêl. Ar ôl sawl blwyddyn o gynllunio fe agorodd y neuadd o'r diwedd. Roedd llwyddiant y prosiect yn dibynnu ar weledigaeth hirdymor ac ymrwymiad yr ymddiriedolwyr.
Mae'n hanfodol bod ymddiriedolwyr yn gwneud darpariaeth ariannol ar gyfer cynnal a chadw eu heiddo. Mae lefel iach o adnoddau ar gyfer y diben hwn yn dderbyniol ar yr amod bod polisi cronfeydd wrth gefn gan yr elusen i esbonio pam y mae angen lefel y cronfeydd wrth gefn sydd ganddi neu y mae'n ceisio ei chael. Gweler Cronfeydd Wrth Gefn Elusennau (CC19) am arweiniad ynghylch cronfeydd wrth gefn, a Chronfeydd Wrth Gefn Elusennau (RS3) ac Elusennau Bach a Chronfeydd Wrth Gefn (RS5) am wybodaeth fwy manwl ynghylch sut i ddatblygu, rheoli a rhoi cyfrif am gronfeydd wrth gefn.
Gall neuadd sydd heb gael ei moderneiddio ganfod fod y defnydd ohoni wedi'i gyfyngu. Mae ymddiriedolwyr neuaddau pentref sydd wedi'u hailadeiladu neu eu hadnewyddu yn dweud bod y defnydd o'r neuadd, ac o ganlyniad incwm yr elusen, wedi cynyddu. Ar y llaw arall, gall grwpiau defnyddwyr ymgartrefu yn yr adeiladau eraill y maent yn eu defnyddio tra bod y neuadd bentref neu'r ganolfan gymunedol yn cael ei hadnewyddu ac nid ydynt yn dychwelyd pan fydd wedi'i chwblhau.
Er enghraifft, dywedodd un ymddiriedolwr eu bod nhw wedi colli cyfran bwysig o incwm yr elusen oherwydd nid oedd llawr y brif neuadd o safon ddigonol i ddarparu lle ar gyfer cylch chwarae cyn-ysgol. Er iddynt wneud yr adnewyddiadau angenrheidiol, roedd yr elusen heb lwyddo i ddenu'r cylch chwarae yn ôl i'r neuadd oherwydd ei fod wedi cael hyd i safle arall yn y cyfamser.
Mae'n bosib y bydd angen i ymddiriedolwyr hybu eu cyfleusterau eto neu ddenu defnyddwyr newydd ar ôl cyfnod o adnewyddu.
Mae rhai elusennau neuadd bentref yn wynebu sefyllfa o godi arian i adeiladu neuadd bentref newydd tra, yn y cyfamser, mae angen cynnal yr adeilad presennol yn iawn. Rhaid barnu faint o arian i'w wario ar gynnal yr eiddo cyfredol pan fydd un newydd yn cael ei gynllunio. Dylai hyn gynnwys ystyried a oes angen iddynt gynnal lefelau presennol o ddefnydd a diddordeb yn y neuadd er mwyn ei drosglwyddo i'r eiddo newydd.
Gweler yr adran Cyllido am sylwadau ar yr angen i roddwyr grantiau gyllido gwaith cynnal a chadw a datblygu'r eiddo, ac nid yn unig y gweithgareddau sy'n digwydd yno.
Un o'r prif wahaniaethu rhwng neuadd bentref a chanolfan gymunedol neu elusen arall sy'n seiliedig yn y gymuned yw perchnogaeth. Mae'r rhan fwyaf o neuaddau pentref yn cael eu perchen yn llwyr sy'n golygu eu bod yn ased cyfoethog, er bod yr incwm blynyddol yn aml yn llai na £10,000. O'i gymharu â hyn, mae canolfannau cymunedol yn dueddol o fod ym mherchnogaeth yr awdurdod neu gyngor lleol ac yn cael eu prydlesu i gymdeithas gymunedol sy'n cynnal y gweithgareddau sydd wedi'u seilio yno.
Gall prydlesi fod yn gymhleth a dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor cyfreithiol cyn cytuno ar delerau prydles, gan gynnwys ar ba delerau y gall gael ei therfynu. Mae hyn yr un mor wir os ydych yn prydlesu i neu o sefydliad arall.
Astudiaeth achos:
Rhoddodd cymwynaswr eiddo dan brydles at ddefnydd neuadd bentref. Sawl blwyddyn yn ddiweddarach trosglwyddodd y rhydd-ddaliad i set arall o ymddiriedolwyr (ei berthnasau) er mwyn sicrhau bod telerau'r brydles yn cael eu parchu. Effaith anfwriadol hyn oedd creu dwy ymddiriedolaeth elusennol ar gyfer yr un eiddo gyda dwy set o ymddiriedolwyr.
Cafodd y broblem ei chymhlethu ymhellach oherwydd bod yr ymddiriedolwyr prydlesol wedi marw ac roedd yr ymddiriedolwyr rhydd-ddaliol yn dymuno rhoi'r gorau i'w cyfrifoldeb o reoli'r eiddo. Yn ymarferol, roedd trydydd pwyllgor yn rhedeg y neuadd o ddydd i ddydd. Er mwyn datrys y sefyllfa, awgrymodd y Comisiwn Elusennau bod y brydles yn cael ei therfynu gan y prydleswyr ar y ddealltwriaeth bod y dalwyr prydles heb barchu telerau'r brydles. Yn dilyn hyn, sefydlodd y Comisiwn Elusennau gynllun rheoleiddio llawn yn pennu ymddiriedolaethau priodol ar gyfer yr eiddo rhydd-ddaliol ac yn cyfreithloni awdurdod y pwyllgor rheoli am gynnal yr eiddo.
Mae'n bosib y gall ymddiriedolwyr brydlesu i sefydliad neu grŵp arall unrhyw ran o’i heiddo sy'n fwy na'r hyn y mae ei angen arnynt fel elusen. Dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor cyfreithiol wrth baratoi telerau cytundeb o'r fath ac ystyried pethau fel sut y caiff costau cynnal, atgyweiriadau a chynnal yr eiddo eu cyllido. Gweler yr adran Ateb anghenion sy'n newid defnyddwyr neu fuddiolwyr am fanylion pellach ynghylch hwyluso cynnal gweithgareddau eraill ar eiddo'r elusen.
Astudiaeth achos:
Cysylltodd ymddiriedolwyr elusen canolfan gymunedol â'r Comisiwn Elusennau oherwydd eu bod nhw eisiau llunio trefniant prydles ag is-gwmni masnachu'r elusen. Yn yr achos hwn, roedd rhaid cael awdurdod trwy gyfrwng gorchymyn er mwyn caniatáu i'r trafodiad (a fyddai i berson cysylltiedig fel y diffinnir gan Atodlen 5 y Ddeddf) fynd rhagddo. Roedd y Comisiwn Elusennau yn fodlon bod y cynnig er lles yr elusen a chafodd y gorchymyn ei selio'n briodol.
Nid oes gan elusennau sydd heb eu corffori, megis ymddiriedolaethau neu gymdeithasau, hunaniaeth gyfreithiol ac ni allant ddal tir yn eu henw eu hunain. Mae hyn yn wir ar gyfer y rhan fwyaf o elusennau neuadd bentref. Ar gyfer yr elusennau hyn, rhaid i'r tir gael ei ddal ar ran yr elusen gan ymddiriedolwyr dal enwebedig neu gorfforaeth gorfforedig.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn gweld problemau'n aml pan fydd unigolion sydd wedi'u henwebu fel ymddiriedolwyr dal yn symud o'r pentref neu'n marw. Gall y Comisiwn Elusennau alluogi ymddiriedolwyr i freinio tir elusen yn y Ceidwad Swyddogol i Elusennau. Mantais hyn yw arbed y gost i'r elusen o baratoi gweithred newydd bob tro y mae'r ymddiriedolwyr dal yn newid. Mae hefyd yn dileu'r perygl o dir yr elusen yn parhau i gael ei freinio mewn unigolion sydd heb unrhyw gysylltiad mwyach â'r elusen neu a all fod yn anodd eu holrhain. Ni all y Ceidwad Swyddogol neu'r ymddiriedolwyr dal gymryd rhan wrth reoli unrhyw dir a freiniwyd fel hyn. Mae'r ymddiriedolwyr elusen yn cadw eu holl bwerau a'u dyletswyddau rheoli a'u pwerau i werthu'r tir.
Am fwy o wybodaeth, gweler ein taflen Gwasanaeth Dal Tir y Ceidwad Swyddogol i Elusennau (CC13). Gall ymddiriedolwyr sy'n dymuno defnyddio'r gwasanaeth hwn ofyn am becyn cais, "Sut i freinio tir elusen" (cyfeirnod RED-1091) trwy ffonio ein Canolfan Gyswllt.
Mae gwaredu tir elusen yn faes a all achosi problemau i ymddiriedolwyr oherwydd cymhlethdod y broses. Pan fyddant yn bwriadu gwaredu tir, bydd ymddiriedolwyr elusen effeithiol yn:
Drwy wneud hyn, bydd yr ymddiriedolwyr yn sicrhau eu bod yn ateb y gofynion cyfreithiol sy'n gysylltiedig â thrafodion tir, yn lleihau sawl gwaith y mae'n rhaid iddynt ymgynghori â ni ac yn lleihau'r posibilrwydd o greu anghydfod â'r gymuned. Mae cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Gwerthu Tir Elusennau (CC28) yn darparu arweiniad i ymddiriedolwyr sy'n ymwneud ag unrhyw fath o waredu (e.e. gwerthu, prydlesu, morgeisio).
Mae'r Comisiwn Elusennau yn annog ymddiriedolwyr i ymgymryd â'r trafodion tir hynny y gallant, ar ôl ymgynghori â'u dogfen lywodraethol a cheisio'r cyngor proffesiynol priodol, ymgymryd â nhw eu hunain. Wrth gwrs, bydd adegau pan, am ba bynnag rheswm, na fydd yr ymddiriedolwyr yn gallu gwneud hynny oherwydd nid yw'r gwarediad arfaethedig yn cydymffurfio â'r Ddeddf Elusennau a rhaid cael awdurdod y Comisiwn Elusennau.
Os nad oes pŵer gwaredu yn y ddogfen lywodraethol ac nid yw'r ymddiriedolwyr yn bwriadu rhoi tir sydd i'w ddal ar yr un ymddiriedolaethau yn lle'r tir sydd i'w waredu, mae'n bosib y gall y Comisiwn Elusennau baratoi cynllun. Gallai hyn roi pŵer gwerthu a gwneud darpariaethau newydd ynghylch sut i ddefnyddio'r enillion gwerthu.
Wrth ymarfer pŵer gwaredu, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r gofynion statudol a bennir yn adran 36 Deddf Elusennau 1993. Os oes pŵer gwaredu ganddynt a gallant gydymffurfio ag adran 36 nid oes angen cysylltu â'r Comisiwn Elusennau.
Astudiaeth achos:
Roedd ymddiriedolwyr neuadd goffa a oedd mewn cyflwr gwael yn dymuno dirwyn yr elusen i ben, gwerthu'r tir a defnyddio'r enillion gwerthu i ddarparu neuadd newydd, bwrpasol a hefyd cyfleuster chwaraeon ar wahân a maes chwaraeon. Roedd dogfen lywodraethol y neuadd yn rhoi pŵer i'r ymddiriedolwyr ddiddymu'r elusen a defnyddio'r enillion er budd y gymuned felly roedd yr ymddiriedolwyr yn gallu gwneud hyn heb orfod gwneud cais i'r Comisiwn Elusennau am ganiatâd ffurfiol. Mae'r ymddiriedolwyr yn bwriadu prynu neuadd newydd a maes chwaraeon, a gaiff eu cofrestru maes o law.
Fel arfer, bydd eiddo elusennau neuadd bentref yn cael ei ddal "in specie", hynny yw, wedi'i roi ar ymddiriedolaeth at ddiben penodol.(20) Felly bydd gwerthu rhan neu'r cyfan o'r tir hwnnw yn dor-ymddiriedaeth oni bai fod dogfen lywodraethol yr elusen yn rhoi pŵer gwaredu penodol neu oni bai fod yr enillion gwerthu yn cael eu defnyddio i gymryd lle'r tir i'w ddefnyddio ar gyfer yr un dibenion. Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, gall y Comisiwn Elusennau baratoi cynllun i awdurdodi ymddiriedolwyr i werthu eiddo os nad yw'r ddogfen lywodraethol yn caniatáu hyn.
Os yw tir yn cael ei ddal at ddiben penodol elusen, mae adran 36 Deddf Elusennau yn mynnu bod yr ymddiriedolwyr, cyn penderfynu gwerthu neu brydlesu'r tir, yn rhoi hysbysiad cyhoeddus o'u bwriad i waredu'r tir hwnnw. Mae hyn yn sicrhau bod y bobl a all gael eu heffeithio gan waredu'r tir yn cael cyfle i fynegi eu barn i'r ymddiriedolwyr. Yn gyffredinol mae'r Comisiwn Elusennau yn canfod fod y cam hwn yn cael ei anwybyddu gan ymddiriedolwyr ac weithiau gall hyn greu problemau gyda thrafodiad a gall greu drwgdeimlad yn y gymuned.
Weithiau, bydd peth o dir, adeiladau, buddsoddiadau neu arian parod yr elusen wedi'i waddoli'n barhaol, ond mae angen i'r ymddiriedolwyr gael hyd i arian ychwanegol i dalu am waith hanfodol megis atgyweiriadau i adeiladau'r elusen.
Gall y Comisiwn Elusennau, os yw'n briodol, awdurdodi'r ymddiriedolwyr i wario peth o'r gwaddoliad parhaol, ond fel arfer dim ond ar y ddealltwriaeth y caiff incwm yn y dyfodol ei roi yn ei le. Os gall yr ymddiriedolwyr ddangos bod amgylchiadau eithriadol pam mae'n rhaid gwario'r gwaddoliad parhaol ond nid oes modd rhoi gwaddoliad parhaol yn ei le, gallwn awdurdodi hyn hefyd. Am wybodaeth bellach ar hyn gweler cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Gwario ac Ailosod Gwaddoliad Parhaol (CC38).
Mae newidiadau i bolisi sy'n ymwneud â rhyddhad rhag TAW ar gyfer adeiladu neuaddau pentref neu estyn cyfleusterau presennol wedi arwain at gynnydd yng nghostau adeiladu i nifer o neuaddau pentref. Nid yw TAW yn faes lle mae gan y Comisiwn Elusennau unrhyw rôl i'w chwarae ond codwyd y mater gan nifer o'r rheiny a gafodd eu cyfweld yn ein gwaith ymchwil fel mater o bryder. Dylai ymddiriedolwyr ymgynghori â Thollau Tramor a Chartref EM am wybodaeth bellach ar y mater hwn.
Wrth ystyried eiddo elusen neu'r adeilad y mae'n gweithredu ohono, bydd ymddiriedolwyr neuadd bentref neu ganolfan gymunedol a weinyddir yn effeithiol yn:
Mae Prynu Tir Elusennau (CC33) a Gwerthu Tir Elusennau (CC28) yn amlinellu'r meysydd y dylai ymddiriedolwyr eu hystyried yn y materion hyn, y gofynion statudol y mae'n rhaid iddynt eu bodloni a phryd y bydd angen i'r Comisiwn Elusennau ymwneud â'r mater. Cewch fwy o fanylion yn ein Harweiniad Gweithredol Gwerthu budd elusen mewn eiddo (OG 54) sydd ar gael ar ein gwefan.
Mae Cronfeydd Wrth Gefn Elusennau (CC19) yn pennu'r hyn y dylai elusen ei wneud i esbonio ei chronfeydd wrth gefn ac yn rhoi cyngor arfer orau i helpu ymddiriedolwyr ac uwch aelodau staff wneud penderfyniadau am lefelau cronfeydd wrth gefn mewn ffordd sy'n unol â'r gofynion cyfreithiol ar gyfer defnyddio incwm yr elusen.
Mae Cronfeydd Wrth Gefn Elusennau (RS3) yn edrych yn fanwl ar y materion sy'n ymwneud â chronfeydd wrth gefn a chyllid cyfyngedig. Mae Elusennau Bach a Chronfeydd Wrth Gefn (RS5) fel yr uchod ond yn canolbwyntio ar elusennau bach.
Mae Cydweithio a Chyfuniadau (RS4) yn edrych ar gyfleoedd a sialensiau elusennau sy'n cydweithio ac yn gwneud argymhellion sy'n galluogi partneriaethau wedi'u cynllunio'n dda i ffynnu.
Mae Apeliadau adeg Trychineb: Canllawiau'r Twrnai Gwladol (CC40) yn rhoi canllawiau i helpu pobl sy'n sefydlu apêl osgoi'r problemau sy'n gysylltiedig ag apeliadau yn aml.
Mae Gwario ac Ailosod Gwaddoliad Parhaol (CC38) yn esbonio ym mha amgylchiadau y gall ymddiriedolwyr gael awdurdod gennym dan Ddeddf Elusennau 1993 i wario rhan o waddoliad parhaol yr elusen.
Mae cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau "Sut i Freinio Tir Elusen yn y Ceidwad Swyddogol" (RED-1091) yn esbonio'r drefn yn fanwl ac yn cynnwys pecyn cais.
Mae Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) yn edrych ar y materion a'r camau datblygu sy'n gyffredin i sawl elusen. Mae'n cynnwys rhestr wirio o gwestiynau y gall ymddiriedolwyr eu gofyn yng nghamau gwahanol datblygiad.
Mae Gwasanaeth Dal Tir y Ceidwad Swyddogol i Elusennau (CC13) yn esbonio gwasanaethau'r Ceidwad Swyddogol i Elusennau.
Mae Elusennau Bach: Trosglwyddo Eiddo, Newid Ymddiriedolaethau, Gwario Cyfalaf (CC44); Arweiniad Gweithredol Elusennau Bach: Gwerthu Tir ac Adeiladau Elusen (OG 204) a'r daflen wybodaeth Gwerthu tir ac adeiladau gan gyfeirio'n benodol at feysydd chwaraeon (SCU 10) yn rhoi arweiniad ar warediadau wedi'i deilwra'n arbennig i elusennau bach.
Gall cyllid fod ar sawl ffurf, gan gynnwys grantiau, benthyciadau, rhoddion, cymynroddion, rhent-daliadau, ffioedd gwasanaeth neu ffioedd aelodaeth. Mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr a'r rheolwyr adnabod y ffynonellau incwm mwyaf addas a chynaliadwy ar gyfer eu helusen.
Maes diddordeb y Comisiwn Elusennau yw sut mae elusennau yn rheoli'r ffrydiau incwm hyn a sut y maen nhw'n cyfrif am eu hincwm a'u gwariant. Cynghorwn ar y gyfraith sy'n ymwneud â chodi arian a chynnal annibyniaeth barhaus yr elusennau ar gyrff cyllido yn eu llywodraethu. Darparwn amrywiaeth o gyhoeddiadau sy'n rhoi arweiniad ac enghreifftiau arfer orau i elusenau mewn perthynas â rheoli a chadw cyfrifon ar gyfer eu hincwm.
Mae'n ofynnol i bob adeilad neuadd bentref a chanolfan gymunedol fodloni amrywiaeth o ofynion cyfreithiol megis tân, hylendid bwyd, cyfarwyddiadau iechyd a diogelwch a'r rheiny sy'n dod dan y Ddeddf Gwahaniaethu ar sail Anabledd. Felly mae cyllid ar gyfer adnewyddu yn brif ystyriaeth i sawl elusen, yn enwedig y rheiny sy'n berchen ar hen adeiladau ac y mae'n anodd eu haddasu i gydymffurfio â deddfwriaeth fodern.
Astudiaeth achos:
Roedd ymddiriedolwyr neuadd bentref y gellid cael mynediad iddi dim ond trwy lawer o risiau mawr wedi penderfynu nad oedd hi'n ymarferol gwneud yr addasiadau y byddai eu hangen i wella mynediad i bobl ag anableddau. Penderfynodd yr ymddiriedolwyr ailadeiladu ar safle arall, ar ôl canfod bod yr awdurdod angenrheidiol ganddynt i wneud hynny. Wrth gynllunio adeilad newydd roedd yr ymddiriedolwyr hefyd yn gallu ymdrin â materion eraill megis cynnwys toiledau â mynediad i'r anabl. Roedd yr ymddiriedolwyr hyn yn gallu cyllido'r gwaith ailadeiladu o enillion gwerthu'r eiddo blaenorol.
Mae elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol yn wynebu nifer o'r un materion sy'n gymwys i elusennau eraill o ran cynhyrchu cyllid. Er enghraifft, yn ein gwaith ymchwil dywedodd ymddiriedolwyr bod cyllid grant ar gyfer gweithgareddau a oedd yn cael effaith a chanlyniadau clir yn llawer haws ei gael na chael cyllid ar gyfer costau craidd megis cynnal adeiladau a gweithgareddau parhaus (yn wahanol i brosiectau). Dywedodd ymddiriedolwyr a rheolwyr elusennau a gyllidir gan grantiau eu bod yn rheoli nifer o grantiau, weithiau cynifer â 30 neu 40, sy'n gofyn am fonitro gofalus er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cyfrif amdanynt a'u hadnewyddu ar yr adeg iawn. Mae hyn yn adlewyrchu canfyddiadau gwaith ymchwil blaenorol (gweler ein hadroddiad Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) am fanylion ac awgyrmiadau arfer orau yn y maes hwn).
Astudiaeth achos:
Datblygiad diweddar yn y sector yw datblygiad "siopau dan-yr-unto" yn ardaloedd gwledig. Yn y bôn mae hyn yn golygu bod modd cynnig ystod eang o wasanaethau mewn un lle. Dechreuodd hyn fel menter a gyllidir gan y Llywodraeth ac agorodd y ganolfan gyntaf yn 2002. Roedd yn cynnwys swyddfa bost, siop bentref, canolfan mynediad TG a swyddfa gymunedol. Roedd hyn yn golygu bod sawl gwasanaeth cyhoeddus dod i'r gymuned yn hytrach na gorfodi pobl i deithio i'r dref agosaf. Fodd bynnag, roedd llwyddiant y prosiect yn dibynnu ar sicrhau cyllid sylweddol o'r Asiantaeth Cefn Gwlad a chael lefelau uchel o gymorth gan yr awdurdod lleol a'r cyngor plwyf.
Mae'r ganolfan yn parhau i fod yn fodel o ba mor effeithiol y gall partneriaeth leol fod ac mae'n dangos manteision cydweithio ond dylai elusennau fod yn ymwybodol o'r cymorth ariannol sylweddol a gafodd y fenter a dylent fod yn ofalus nad yw eu cynlluniau yn or-uchelgeisiol.
Mae ymddiriedolwyr elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol wedi dweud eu bod nhw wedi cael anhawster i gael y cyllid angenrheidiol i gynnal a gweithredu eu hadeilad, yn enwedig pan fydd cyfleusterau'r elusen heb eu defnyddio'n llawn neu os oes angen adnewyddu neu foderneiddio'r adeilad.
"Mae'r llywodraeth yn helpu cefnogi gweithgaredd cymunedol, ond rhaid ystyried adeiladau hefyd. Rydym yn ymwybodol bod pryder cyffredin am ddiffyg cyllid i adeiladu neu adnewyddu neuaddau pentref."
- Margaret Beckett, AS(21)
Mae costau eiddo yn brif bryder i elusennau neuadd bentref a chanolfan gymunedol. Fel arfer bydd canolfannau cymunedol yn prydlesu eu heiddo tra bo elusennau neuadd bentref yn berchen ar eu heiddo nhw felly mae'r materion cyllido yn wahanol weithiau. Fodd bynnag, mae gan ganolfannau cymunedol brydles atgyweirio lawn yn aml dros eu heiddo sy'n golygu bod rhaid iddynt gyllido unrhyw atgyweiriadau a newidiadau iddo. Ni ddylai ymddiriedolwyr gymryd prydles o'r fath oni bai eu bod yn gwybod sut y byddant yn cyllido'r costau hyn.
Gall fod yn anodd cael cyllid ar gyfer cynnal eiddo ac addasu adeilad i fodloni rheoliadau. Fodd bynnag, mae rhoddwyr grantiau yn fwy parod i ddarparu'r costau hyn fel rhan o brosiect sydd â chanlyniadau pendant. Er enghraifft, gall fod yn anodd i elusen gael grant i osod lifftiau i wella mynediad i bobl â phroblemau symudedd. Ar y llaw arall, mae grant ar gyfer gweithgareddau sy'n lleihau diweithdra ymysg pobl ag anableddau yn fwy tebygol o lwyddo, gyda chyllid ar gyfer lifftiau yn ffurfio rhan o'r grant hwnnw.
Mae'r pwyslais hwn ar fesur canlyniadau yn fwyfwy cyffredin ac mae'n annog ymddiriedolwyr i feddwl yn fwy gofalus am yr hyn y bydd eu gweithgareddau yn ei gyflawni. Felly mae'n gymhelliant i elusennau gynyddu eu heffeithiolrwydd. Ond gall y pwyslais hwn fod yn broblem i elusennau sy'n gweithredu mewn meysydd lle mae mesurau o'r fath yn fwy anodd eu cyflawni ac mae angen cyllid ar gyfer cynnal yr eiddo yn unig. Weithiau bydd elusennau neuadd bentref sy'n ceisio cyllid i gynnal cyfleuster ar gyfer adloniant cymunedol a rhyngweithio o fewn cymuned nad yw'n ddifreintiedig yn gymdeithasol neu'n economaidd yn wynebu costau mawr sy'n gysylltiedig â chynnal y neuadd y mae rhoddwyr grantiau yn amharod i dalu amdanynt.
Dylai cyrff cyllido fod yn fwy ymwybodol o'r angen i gynnal yr adeiladau sy'n cynnig modd cynnal gweithgareddau cymunedol.
Mae cyllid grant yn newid wrth i flaenoriaethau cyllidwyr a llywodraeth leol a chanol newid. Er enghraifft, mae elusennau neuadd bentref wedi dod yn gyfarwydd yn y gorffennol i gael mynediad haws i gyllid y loteri neu gyllid y llywodraeth sy'n gysylltiedig ag adfywiad gwledig. Mae'r ffrydiau cyllid hyn yn fwy anodd eu cael wrth i bolisïau newid ac wrth i swm yr arian sydd ar gael leihau. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr ystyried dewisiadau eraill a dylent feddwl yn ofalus am y math o gyllid y maent yn ceisio ei gael.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn cydnabod ei bod hi'n anodd cael cyllid hanfodol yn aml ond ni ddylai ymddiriedolwyr ganiatáu i flaenoriaethau cyllido bennu'r gweithgareddau a ddarparant. Dylai ateb anghenion defnyddwyr a buddiolwyr, gan gyfeirio at y ddogfen lywodraethol, fod yn sail i'w penderfyniadau bob amser.
Mae'r Comisiwn Elusennau wedi gweld cynnydd yn nifer yr elusennau sy'n gwneud cais am gyllid "gwyrdd". Mae hon yn enghraifft o elusennau yn gwneud y mwyaf o'r tueddiadau cyfredol ym maes cyllido y dylid eu hannog dim ond os yw'n ffordd i'r elusen hybu ei hamcanion. Er enghraifft, mae menter 'Doostep Green' yr Asiantaeth Cefn Gwlad, a gyllidir gan gynllun Llecynnau Glas a Chymunedau Cynaliadwy y Gronfa Cyfle Newydd (NOF), yn darparu grantiau sy'n cynnig modd i gymunedau trefol a gwledig greu llecyn glas. Mae nifer o elusennau wedi cysylltu â'r Comisiwn Elusennau am gyngor ynglŷn â hyn. Mae rhai elusennau wedi gofyn a allant newid eu hamcanion er mwyn iddynt fod yn gymwys i gael y math hwn o gyllid. Fel arfer ni fyddwn yn ystyried cais o'r fath os oes angen newid amcanion dim ond i gael cyllid.
Nid grantiau yw'r unig fath o gyllid. Mae mathau eraill, megis codi ffioedd, yn galluogi elusennau i ymgymryd â gweithgareddau sy'n unol â'u hamcanion cyfredol os nad yw'r cyllid grant sydd ar gael yn galluogi hynny. Os nad oes dyfodol dichonadwy gan elusen mwyach yn ei ffurf bresennol, gellid ystyried dewisiadau eraill megis cyfuno ag elusen debyg arall neu hyd yn oed dirwyn i ben.
Astudiaeth achos:
Roedd y Comisiwn Elusennau yn ymwneud ag achos lle yr oedd ymddiriedolwyr elusen yn cynnig troi tir a fu'n safle neuadd bentref yn ardd bywyd gwyllt. Roedd yr ymddiriedolwyr yn gallu dangos eu bod nhw wedi ystyried dewisiadau eraill megis atgyweirio'r adeilad i'w wneud yn fwy ystyriol o ddefnyddwyr ac roedd wedi ceisio barn pobl y pentref. Nid oedd y mwyafrif o'r bobl yr ymgynghorwyd â hwy o blaid parhau i ddarparu neuadd bentref a'r consensws oedd y dylid defnyddio'r tir fel gardd bywyd gwyllt at ddibenion adloniadol ac addysgol, yn agored i bawb.
Nid oedd yn glir ar y cychwyn sut yr oedd y newidiadau arfaethedig yn hybu amcanion yr elusen. Fodd bynnag, ar ôl ymgynghori â'r Comisiwn Elusennau dangoswyd bod amcanion yr elusen yn ddigon eang i ganiatáu'r newid defnydd a byddai'r adnoddau elusennol yn parhau i gael eu defnyddio i ateb anghenion y gymuned. Aeth yr elusen ymlaen â'r cynlluniau arfaethedig.
Astudiaeth achos:
Cysylltodd ymddiriedolwyr elusen neuadd bentref â'r Comisiwn Elusennau gydag ymholiad ynglŷn â'u cais am gyllid dan y fenter 'Doorstep Green'. Roedd yr ymddiriedolwyr yn bryderus nad oedd amcanion yr elusen yn ddigon eang i gynnwys lle agored 'Doorstep Green'. Roedden nhw'n awyddus i'r Comisiwn Elusennau baratoi cynllun a fyddai'n eu galluogi i gynnwys y ddarpariaeth hon yn eu dogfen lywodraethol. I gefnogi eu cais, dywedodd yr ymddiriedolwyr y byddai'r Asiantaeth Cefn Gwlad yn barod i roi cyllid ar yr amod bod amcanion yr elusen yn cael eu hehangu.
Ar ôl edrych ar Weithred Ymddiriedolaeth yr elusen ymhellach dangoswyd bod modd iddi gael a defnyddio'r tir fel Doorstep Green heb fod angen paratoi cynllun.
Er nad oedd angen cynllun yn yr achos hwn, mae'n bosib na fydd y pŵer angenrheidiol gan elusennau neuadd bentref eraill. Ni fyddai’n rhaid i'r Comisiwn Elusennau baratoi cynllun yn yr achosion hyn o reidrwydd. Mae'n rhaid i'r Comisiwn Elusennau fod yn sicr bod y cynllun yn cynnig modd i'r elusen weithredu er lles ei defnyddwyr neu ei buddiolwyr ac nid yw'n ffordd o ateb gofynion cyllidwyr yn unig.
Dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod nhw wedi gwneud y mwyaf o ffrydiau cyllido eraill yn hytrach na dibynnu ar gyllid grant os nad yw'n cynnig modd iddynt ddarparu ar gyfer anghenion eu cymuned o fewn telerau eu dogfen lywodraethol. Gall elusennau godi arian trwy ddulliau eraill megis codi ffioedd ar gyfer hurio'r neuadd, er enghraifft. Gweler cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Elusennau a Masnachu (CC35) am fanylion ynghylch pryd a sut y gall elusennau fasnachu.
Wrth arwyddo unrhyw gytundeb cyllid grant, dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn deall telerau'r cytundeb ac nid yw'r elusen neu'r ymddiriedolwyr yn agored i unrhyw berygl diangen. Mae'r un peth yn wir o gontractau i gyflwyno gwasanaethau. Yn achos cytundebau cymhleth, dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor proffesiynol.
Dylai ymddiriedolwyr ystyried y mater yn ofalus cyn derbyn unrhyw grant sy'n codi tâl ar eiddo ac sy'n golygu y bydd angen ceisio caniatâd y Comisiwn Elusennau efallai i lunio cytundeb o'r fath.(22) Mae'n bwysig bod ymddiriedolwyr yn cysylltu â'r Comisiwn Elusennau yn gynnar yn yr achosion hyn a'u bod yn darparu'r holl wybodaeth atodol angenrheidiol er mwyn osgoi oedi.
Dylai ymddiriedolwyr sicrhau fod cyllid yn ffurfio rhan o gynllun strategol, yn enwedig os yw'n cynnwys cyllid grant. Nid yw'n realistig disgwyl bod elusennau yn newid dros nos y math o weithgareddau a ddarparant neu sut y maen nhw'n cyllido eu sefydliad. Rhaid gwneud y newidiadau hyn fesul cam a dylent ffurfio rhan o gynllun sydd wedi'i ystyried yn drwyadl a mwy hirdymor. Mae cael cyllid ar gyfer prosiectau bach, hylaw yn cynnig modd i ymddiriedolwyr gael arbenigedd a magu hyder sy'n troi'n allu i ddangos i gyrff cyllido bod yr elusen yn gallu rheoli prosiectau o'r fath.
Mae ein profiad gwaith achosion yn dangos bod elusennau yn cael arbenigedd wrth reoli grantiau mawr ac erbyn hyn gwelwn lai o achosion nag yr arferwn o elusennau sydd wedi derbyn grantiau mawr na allant eu rheoli. Mae hyn i'w briodoli'n rhannol i fwy o ddealltwriaeth am yr angen i ddatblygu gallu trefniadaethol ac yn rhannol oherwydd pwyslais rhoddwyr grantiau ar ddangos effaith a chanlyniadau. Mae'r rhan fwyaf o roddwyr grantiau yn gofyn i elusennau gael cynllun sy'n dangos sut y byddant yn rheoli'r incwm a'r hyn y bwriadant ei gyflawni gyda'r incwm.
Astudiaeth achos:
Roedd canolfan gymunedol a oedd yn dibynnu ar yr awdurdod lleol am ei phrif gyllid wedi colli'r cyllid hwnnw ar ôl honiadau o afreoleidd-dra ariannol. Nid oedd yr elusen yn gallu cyfrif am symiau mawr o arian a gafodd eu defnyddio mewn trafodion arian.
Cysylltwyd â'r Comisiwn Elusennau er mwyn sefydlu a oedd yr ymddiriedolwyr yn rheoli ac yn gweinyddu'r elusen yn briodol ac er mwyn pennu dyfodol yr elusen yn dilyn colli'r cyllid grant. Roedd yn amlwg nad oedd rheolaethau ariannol mewnol yr elusen yn ddigonol oherwydd nid oedd archwiliadau priodol yn cael eu gwneud, nid oedd llwybr archwiliad papur ar gael ac ni allai'r ymddiriedolwyr esbonio pam y teimlwyd bod angen cael trafodion arian. Nid oedd yr ymddiriedolwyr wedi bod mewn swydd yn hir ac nid oeddent yn gyfarwydd â'u cyfrifoldebau yn llawn. Er enghraifft, nid oeddent yn gwybod pwy oedd cyfarwyddwyr is-gwmni masnachu'r elusen nac ychwaith mai nhw oedd yn gyfrifol am ethol aelodau'r is-gwmni masnachu oherwydd yr elusen oedd ei unig aelod. Yn yr un modd, nid oedd y mwyafrif o'r ymddiriedolwyr yn ymwybodol nad oedd gweithredu'r bar ar safle'r elusen wedi'i gynnwys o fewn amcanion yr elusen.
Ers hynny mae'r ymddiriedolwyr wedi ceisio datrys materion trwy ddilyn cyngor y Comisiwn Elusennau. Mae prosesau cynllunio a gweinyddol yr elusen wedi gwella ac maen nhw wedi cymryd y cyngor a roddwyd ynghylch eu dyletswyddau a'u cyfrifoldebau fel ymddiriedolwyr. Maen nhw hefyd wedi penodi cyfarwyddwyr newydd i'r is-gwmni masnachu ac wedi rhoi rheolaeth ar wahân o'r bar ar sylfaen briodol. Mae dyfodol yr elusen yn ansicr o hyd ond mae'n glir y bydd yn adennill cymorth ariannol yr Awdurdod Lleol os yw'n parhau i gydymffurfio ag argymhellion y Comisiwn Elusennau.
Gall dewisiadau cyllido eraill sydd ar gael i ymddiriedolwyr gynnwys codi ffioedd a gwerthu trwyddedau i ddefnyddio'r neuadd. Po fwyaf y defnyddir y neuadd, mwyaf yw'r incwm o'r ffynonellau hyn, felly mae'r pwyntiau ynghylch cynyddu cyfranogiad y gymuned a wnaed yn yr adran Ateb anghenion sy'n newid defnyddwyr neu fuddiolwyr hefyd yn bwysig o ran cynyddu cyllid. Fodd bynnag, nid yw'r ffioedd a godir am hurio'r neuadd yn ddigon i dalu am ei chostau cynnal yn aml oherwydd dylai cyfraddau gael eu gosod ar lefel y gall y gymuned ei fforddio. Dylai ymddiriedolwyr fod yn ofalus ynghylch cynyddu'r cyfraddau a godant oherwydd gallai gormod o gynnydd eithrio rhai grwpiau rhag defnyddio'r elusen a gallai hyn fygwth ei statws elusennol.
Bydd bron pob gweithgaredd a gwasanaeth a ddarperir mewn neuadd bentref yn amodol ar ofynion cyfreithiol. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol pa drwydded, awdurdod neu ganiatâd fydd yn ofynnol. Newidiodd Deddf Trwyddedu 2003 y rheolau ynghylch darparu adloniant cyhoeddus a gwerthu alcohol. Yn ystod 2005/2006 bydd y Drwydded Adloniant Cyhoeddus neu'r Drwydded Adeiladau Cymunedol yn cael eu disodli gan y Drwydded Adeiladau. Bydd angen Trwydded Adeiladau er mwyn cynnal adloniant cyhoeddus, sioeau ffilmiau, digwyddiadau chwaraeon dan do, perfformiadau cerddoriaeth fyw neu wedi'i recordio, perfformiadau dawns a dramâu. Gall hefyd gynnwys gwerthu alcohol.
Gall ymddiriedolwyr a grwpiau defnyddwyr neuadd bentref roi Hysbysiad Digwyddiad Dros Dro i'r awdurdod trwyddedu os yw'r adeilad i'w ddefnyddio am un neu fwy gweithgaredd trwyddadwy nad oes ganddynt drwydded adeiladau ar ei gyfer; gall hyn gynnwys darparu alcohol. Mae'r Ddeddf Trwyddedu newydd yn cyfyngu nifer yr Hysbysiadau a ganiateir i ddeuddeg y flwyddyn sydd, wrth gwrs, yn golygu y gall elusennau sy'n defnyddio'r math hwn o ganiatâd gynnal un digwyddiad ar gyfartaledd y mis. Os yw hyn yn lleihau incwm elusen yn sylweddol, dylai ymddiriedolwyr ystyried a fyddai Trwydded Adeiladau sy'n cynnwys gwerthu alcohol neu far ar wahân yn fwy priodol. Dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor proffesiynol ynglŷn â hyn a chysylltu â'r Comisiwn Elusennau a/neu ACRE neu Community Matters sy'n gallu eu cynghori ar y dewisiadau sydd ar gael iddynt.
Dylai elusennau sy'n cynhyrchu llawer o incwm trwy ddigwyddiadau fod yn ofalus ynghylch sefydlu cyfleuster bar masnachol, parhaol oherwydd mae perygl y bydd yr elusen yn datblygu i fod yn "glwb cymdeithasol" neu'n "dafarn gymunedol". Nid yw hyn yn elusennol a gallai beryglu statws elusennol y sefydliad. Gweler cyhoeddiadau'r Comisiwn Elusennau Darparu Alcohol ar Safleoedd Elusennau (CC27) a Darparu Alcohol ar Safleoedd Elusennau (OG63) a gafodd eu cynhyrchu mewn ymateb i'r problemau niferus a welodd y Comisiwn Elusennau mewn perthynas â'r mater hwn.
Wrth gael Hysbysiad Digwyddiad Dros Dro, dylai'r ymddiriedolwyr ystyried a yw'r grwpiau y maent yn caniatáu i gynnal digwyddiadau yn grwpiau sy'n adlewyrchu yn fwyaf agos amcanion yr elusen neu a fyddai rhoi'r defnydd o'r lle a'r drwydded i un grŵp defnyddwyr yn atal grŵp arall gyda gweithgareddau sy'n agosach i amcanion yr elusen rhag defnyddio ei chyfleusterau. Gyda'r terfyniadau newydd ar nifer y digwyddiadau y gall elusennau eu cynnal, gall fod temtasiwn i roi blaenoriaeth i'r grwpiau hynny sy'n debygol o wario'r arian mwyaf.
Rhaid i benderfyniadau'r ymddiriedolwyr ynghylch gweithgareddau eu helusen bob amser gael eu gwneud trwy gyfeirio at amcanion yr elusen. Mae hyn yn wir ar gyfer pob gweithgaredd y mae'r elusen yn ei gynnal - rhaid rhoi blaenoriaeth i'r rheiny sy'n hybu ei hamcanion elusennol ac sy'n adlewyrchu anghenion y gymuned. Os yw'r cyfreithiau trwyddedu neu ffactorau eraill megis defnyddio gwestai yn hytrach na neuaddau pentref ar gyfer gwleddoedd priodas yn cael effaith negyddol ar incwm elusen, mae'n rhaid i ymddiriedolwyr fod yn greadigol ynghylch y dewisiadau eraill sydd ar gael iddynt. Dylai unrhyw newidiadau ystyried goblygiadau o'r fath a'r effaith ar statws elusennol a chostau ychwanegol posib.
Wrth ystyried dewisiadau cyllido, bydd ymddiriedolwyr elusen neuadd bentref neu ganolfan gymunedol sy'n cael ei gweinyddu'n effeithiol yn:
Mae Elusennau a Chodi Arian (CC20) yn esbhonio'r gyfraith codi arian elusennau ac yn rhoi cyngor cyffredinol ar godi arian. Mae fersiwn cryno CC20a hefyd ar gael.
Mae Elusennau a Masnachu (CC35) yn esbonio pryd y gall elusennau ymgymryd â gweithgareddau masnachu at ddibenion codi arian, a phryd y dylid sefydlu is-gwmni masnachu ar wahân i ymgymryd â'r gweithgareddau hyn.
Mae Darparu Alcohol ar Safleoedd Elusennau (CC27) a Darparu Alcohol ar Safleoedd Elusennau (OG63) yn darparu arweiniad ar gadw'r bar ar wahân i'r elusen.
Mae Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen (RS6) yn edrych ar y materion a'r camau datblygu sy'n gyffredin i sawl elusen. Mae'n cynnwys rhestr wirio o gwestiynau y gall ymddiriedolwyr eu gofyn yng nghamau gwahanol datblygiad. Mae awgrymiadau arfer orau ar gyfer codi arian a masnachu yn cael eu trafod yn yr adroddiad hwn.
1. Er mwyn cyfeirio'n hawdd, mae'r adroddiad hwn yn defnyddio'r disgrifiad neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol i gyfeirio at elusennau sy'n darparu lle a chyfleusterau ar gyfer gwasanaethau a gweithgareddau cymunedol. Nid yw'r elusennau hyn yn defnyddio'r geiriau neuadd bentref neu ganolfan gymunedol bob amser yn eu teitl. Gweler Atodiad A am fanylion pellach.
2. Mae'r Llywodraeth yn diffinio 'adnewyddu dinesig' fel "meithrin perthynas newydd rhwng y dinesydd a'r wladwriaeth, ceisio ymrymuso pobl i fod yn weithgar wrth hybu nid yn unig eu buddiannau eu hunain ond buddiannau pobl eraill yn eu cymuned (boed yn gymuned o le neu fudd)."
3. Swyddfa'r Cabinet (2002) "Gweithredu Preifat, Budd Cyhoeddus: Adolygiad o Elusennau a'r Sector Dielw Ehangach". Gweler Atodiad A - Rhestr termau am ddiffiniad o elusennau bach.
4. Gweler Atodiad A - Rhestr termau am ddiffiniad o ymddiriedolwyr.
5. Mae 5% yn amcangyfrif ceidwadol. Nid yw pob adeilad cymunedol yn cynnwys y term 'neuadd bentref' neu 'ganolfan gymunedol' yn ei deitl cofrestredig; nid oes diffiniad cyffredinol ychwaith o gyfleusterau o'r fath.
6. Gweler Atodiad A - Rhestr termau am ddiffiniad o ddogfen lywodraethol.
7. Byddai'r gorchymyn yn cael ei baratoi dan adran 26 Deddf Elusennau 1993. Gweler Atodiad A - Rhestr termau am ddiffiniad o orchymyn.
8. Byddai'r cynllun yn cael ei baratoi dan adran 16 Deddf Elusennau 1993. Gweler Atodiad A - Rhestr termau am ddiffiniad o gynllun.
9. Gweler Atodiad A am Restr Termau.
10. Ni all elusen gorfforedig ddal eiddo gwaddoledig fel rhan o'i heiddo corfforedig. Byddai'n rhaid i unrhyw gwmni a oedd yn gweithredu fel ymddiriedolwr gael pŵer i ddal gwaddoliad yr elusen ac mae'n bosib y byddai angen diwygiadau er mwyn sicrhau bod gwaddoliad a phwerau'r cwmni elusennol yn ddigon tebyg. Fel rheol byddai'r penodiad yn cael ei wneud trwy gynllun a dylai'r ymddiriedolwyr geisio cyngor gan y Comisiwn Elusennau.
11. Gweler ein cyhoeddiad Deddf Elusennau Adloniadol 1958 (RR4) am fanylion pellach.
12.a) Cymal amcanion enghreifftiol neuaddau pentref: Mae ein cynllun enghreifftiol ni a gweithred enghreifftiol ACRE yn pennu'r amcanion fel:
"amcan yr elusen yw darparu a chynnal neuadd bentref at ddefnydd trigolion yr ardal fudd heb wahaniaethu ar sail wleidyddol, grefyddol neu safbwyntiau eraill, gan gynnwys defnydd ar gyfer:
(a) cyfarfodydd, darlithoedd a dosbarthiadau, a
(b) mathau eraill o alwedigaeth adloniadol ac amser hamdden, gyda'r nod o wella amodau byw trigolion.
12.b) Cymal amcanion canolfan gymunedol enghreifftiol (wedi'i gymryd o ddogfen lywodraethol elusen canolfan gymunedol enghreifftiol):
A) Hybu neu gynnig budd i drigolion yr ardal fudd a'r gymdogaeth, heb wahaniaethu ar sail rhyw, tueddfryd rhywiol, hil, barn wleidyddol, grefyddol neu safbwyntiau eraill trwy ddwyn ynghyd y trigolion hynny a'r awdurdodau lleol, cyrff gwirfoddol ac eraill mewn ymdrech i geisio hyrwyddo addysg a darparu cyfleusterau er lles cymdeithasol at ddiben galwedigaeth adloniadol ac amser hamdden gyda'r nod o wella ansawdd bywyd i'r trigolion.
B) Sefydlu neu sicrhau sefydlu canolfan gymunedol a chynnal neu reoli neu gydlynu ag unrhyw awdurdod statudol wrth gynnal a rheoli canolfan o'r fath ar gyfer gweithgareddau a hybir gan y sefydliad wrth hybu'r amcanion uchod.
13. Er enghraifft, os nad oes pŵer diwygio, mewn rhai achosion, mae adran 74 Deddf Elusennau 1993 yn cynnig modd i ymddiriedolwyr elusennau bach, anghorfforedig sydd ag incwm gros o lai na £5,000 y flwyddyn ddefnyddio incwm a chyfalaf eu helusen mewn ffyrdd mwy priodol ac effeithiol. Gall hyn olygu trosglwyddo eu hasedau i elusen arall neu newid telerau'r ddogfen lywodraethol. Mae rhai cyfyngiadau yn dibynnu ar y diben y mae tir yn cael ei ddal ar ymddiriedolaeth ar ei gyfer.
14. Ni all elusennau sy'n meddu ar eiddo a ddelir ar ymddiriedolaeth 'specie' gynhyrchu incwm trwy weithgaredd masnachol. Fel arfer mae canolfannau cymunedol wedi'u corffori felly nid yw hwn yn fater ond gall fod yn gymwys i neuadd bentref. Dylai ymddiriedolwyr gyfeirio at eu dogfen lywodraethol.
15. Gweler Atodiad A - Rhestr termau am ddiffiniad o ymddiriedolwr gwarchodaeth neu ymddiriedolwr dal.
16. Mae cwblhau Ffurflen Flynyddol a chyflwyno Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn rhan hanfodol o atebolrwydd elusennau. Mae'r dyddiad geni yn golygu bod modd adnabod ymddiriedolwyr ac mae'n rhan o broses archwilio cymhwyster ymddiriedolwyr y Comisiwn Elusennau. Mae'n dod dan Ddeddf Elusennau 1993, Adran 3.3(b).
17. Nid yw mynediad i'r cyfleusterau a'r gwasanaethau a ddarperir gan neuadd bentref neu ganolfan gymunedol yn cyfrif fel budd gan y diffiniad hwn oherwydd mae'n fudd s'n agored i'r gymuned gyfan.
18. Dim ond 4916 o achosion gafodd eu cychwyn yn 2002 i 2004 ar gyfer neuaddau pentref a chanolfannau cymunedol, ac roedd 10% ohonynt am faterion eiddo. Roedd hyn yn rhannu'n 8% i neuaddau pentref, a 2% i ganolfannau cymunedol.
19. Gall pŵer o'r fath fod yn y ddogfen lywodraethol neu gall yr ymddiriedolwyr ddibynnu ar bŵer gwaredu statudol.
20. Gweler Atodiad A - Rhestr termau am ddiffiniad o eiddo 'specie'.
21. Araith yng Nghynhadledd Adfywio Gwledig Cymdeithas Llywodraeth Leol, Chwefror 2003.
22. Mae Adran 38 Deddf Elusennau 1993 yn gymwys i elusennau yng Nghymru a Lloegr lle mae'r warant ar ffurf morgais neu dâl dros dir yng Nghymru a Lloegr, a bydd angen gorchymyn y Comisiwn Elusennau ar yr elusennau hynny i arwyddo gwarant o'r fath. Mae'r Gronfa Loteri Fawr yn aml yn gofyn am dâl dros dir felly mae nifer sylweddol o geisiadau o'r fath yn debygol o godi. Felly mae'r Gronfa Loteri Fawr a'r Comisiwn Elusennau wedi cytuno bod Protocol yn cael ei arwyddo er mwyn sicrhau bod ceisiadau o'r fath yn cael eu trin yn gyson ac yn effeithlon.