Rheolydd Elusennau Cymru a Lloegr
Mae rôl a chyfrifoldebau ymddiriedolwyr yn fater a ddywedoch yr hoffech gael ein cyngor arno. Yn y misoedd i ddod bwriadwn edrych yn fanwl ar rai o'r problemau a materion mwyaf cyffredin y bydd ymddiriedolwyr yn eu hwynebu ac esbonio eu cyfrifoldebau yn fanwl. Croesawn syniadau am yr hyn yr hoffech i ni ymdrin ag ef. Mae ein taflen "Cyfrifoldebau Ymddiriedolwyr CC3" yn amlinellu'r hyn y mae'r gyfraith yn mynnu bod ymddiriedolwyr yn ei wneud a'u cyfrifoldebau.
Mae mwy na miliwn o oedolion o bob oedran, cefndir a safle cymdeithasol yn gweithredu fel ymddiriedolwyr. Bydd nifer o bobl yn dechrau ymwneud â gweinyddu elusen ac felly'n gweithredu fel ymddiriedolwr elusen. Nid yw nifer o ymddiriedolwyr yn ymwybodol eu bod yn ymddiriedolwyr. Gall diffyg gwybodaeth ynghylch dyletswyddau a chyfrifoldebau bod yn ymddiriedolwr elusen effeithio nid yn unig ar y ffordd y gweinyddir yr elusen, ond hefyd gall gael canlyniadau personol i'r ymddiriedolwyr eu hunain. Efallai nad ydynt yn cael eu galw'n ymddiriedolwyr elusennau. Mae unrhyw un sy'n gyfrifol am reoli gweinyddiad elusen yn ymddiriedolwyr yr elusen.
Gall elusennau gael eu gweinyddu mewn sawl ffordd wahanol. Bydd hyn yn dibynnu ar y math o ddogfen sy'n cynnwys y rheolau ar gyfer gweinyddu elusen arbennig (dogfen lywodraethol yr elusen). Yr ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sy'n gyfrifol dan y rheolau hyn am reoli gweinyddiad yr elusen, waeth beth fo'u henw. Dyma rai enghreifftiau;
| Math o elusen | Dogfen lywodraethol | Teitl arferol yr ymddiriedolwyr elusen |
| sefydliad neu gymdeithas anghorfforedig | cyfansoddiad neu reolau | Y Pwyllgor Gwaith neu'r Pwyllgor Rheoli |
| cwmni elusennol | memorandwm ac erthyglau cwmni | Cyfarwyddwyr |
| ymddiriedolaeth elusennol | gweithred ymddiriedolaeth neu ewyllys | Ymddiriedolwyr, Llywodraethwyr |
Mae dogfen lywodraethol elusen yn cynnwys yr holl wybodaeth y mae ei hangen i weinyddu elusen. Fel arfer bydd dogfen lywodraethol fodern yn cynnwys:
Er mwyn i ymddiriedolwyr fod yn effeithlon dylai fod gwybodaeth gadarn ganddynt o ddogfen lywodraethol eu helusen. Gall ein Cofrestr ganolog elusennau gyflenwi copïau o ddogfennau llywodraethol.
Ni all elusen sydd heb ei chorffori (er enghraifft, ymddiriedolaeth neu gymdeithas anghorfforedig) ddal tir neu nifer o fathau o fuddsoddiadau ei hun, oherwydd nid oes ganddi "bersonoliaeth gyfreithiol". Am y rheswm hwn, rhaid i'w thir neu ei buddsoddiadau gael ei dal gan unigolion neu gorff corfforedig ar ei rhan. Mae ymddiriedolwyr gwarchodaeth gan rai elusennau. Mae swydd ymddiriedolwr gwarchodaeth yn wahanol iawn i swydd ymddiriedolwr elusen/rheoli. Yn syml iawn, gwaith ymddiriedolwyr gwarchodaeth yw dal y teitl cyfreithiol i eiddo neu fuddsoddiadau’r elusen. Nid oes gan ymddiriedolwyr gwarchodaeth unrhyw rôl yn y gwaith o reoli'r elusen. Rhaid iddynt weithredu ar gyfarwyddiadau'r ymddiriedolwyr elusen, oni bai y dywedir wrthynt wneud rhywbeth na chaniateir gan y ddogfen lywodraethol neu gan y gyfraith elusennau.
Mae cael ymddiriedolwr gwarchodaeth neu beidio mewn elusen arbennig yn dibynnu'n syml ar y ddogfen lywodraethol, a phan gafodd yr elusen ei sefydlu a oedd y ddogfen lywodraethol wedi penodi un. Mae manteision i ddefnyddio ymddiriedolwyr gwarchodaeth; diogelwch ychwanegol yn erbyn twyll gan fod cronfeydd yn cael eu dal gan drydydd parti ac felly, osgoi'r angen i drosglwyddo'r asedau bob tro y bydd yr ymddiriedolwyr rheoli unigol yn newid. Ond un anfantais yw'r ffaith y gall rhai ymddiriedolwyr gwarchodaeth (er enghraifft, corff masnachol megis banc) godi ffioedd blynyddol.
Os yw elusen yn dal tir, ac nid oes ymddiriedolwr gwarchodaeth ganddi, mae ffordd arall i osgoi'r angen am wneud gweithredoedd newydd pan fydd ymddiriedolwyr elusen yn newid. Gall tir gael ei freinio yn y Ceidwad Swyddogol i Elusennau. Mae'r Ceidwad yn aelod staff yn y Comisiwn Elusennau sydd wedi cael ei benodi'n arbennig er mwyn dal teitl i dir ar ran yr elusennau. Ar ôl i ni baratoi gorchymyn yn breinio'r teitl i ddal tir elusen yn y Ceidwad Swyddogol, nid oes unrhyw berygl y gallai tir yr elusen aros wedi'i freinio yn y bobl nad ydynt yn ymwneud mwyach â'r elusen ac a all fod yn anodd eu holrhain. Mae breinio yn y Ceidwad Swyddogol yn symleiddio perchnogaeth tir yr elusen (megis ei werthu neu ei brydlesu) a gall olygu bod delio â'r tir yn llai trafferthus a drud. Er enghraifft, yn achos tir anghofrestredig bydd nifer y gweithredoedd sydd i'w cynhyrchu yn cael eu lleihau ac ni fydd angen profi marwolaethau cyn-ymddiriedolwyr. Mae gwasanaethau'r Ceidwad Swyddogol i Elusennau yn rhad ac am ddim. Cewch fwy o wybodaeth trwy ffonio ein Canolfan Gyswllt ar 0845 300 0218 neu o'n daflen CC13 "Gwasanaeth Dal Tir Y Ceidwad Swyddogol i Elusennau".
Yr ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sydd, dan ddogfen lywodraethol yr elusen (mae CC21(b) yn esbonio beth yw dogfen lywodraethol), yn gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Weithiau bydd unigolyn yn cael ei enwebu gan gorff allanol i fod yn ymddiriedolwr elusen. Y rheswm arferol am hyn yw rhoi llais yn y ffordd y gweinyddir yr elusen i aelod o grŵp sydd â budd yn ei gwaith, megis defnyddiwr neu gyllidwr. Er enghraifft, gall rhai o aelodau pwyllgor rheoli elusen neuadd bentref gael eu henwebu gan ddefnyddwyr rheolaidd y neuadd e.e. cylch chwarae. Gall ymddiriedolwyr elusen maes chwarae gynnwys ymddiriedolwyr enwebedig o glybiau chwaraeon sy'n defnyddio ei meysydd chwarae. Efallai y bydd awdurdod lleol eisiau enwebu un neu nifer o ymddiriedolwyr i gorff llywodraethu elusen sy'n gweithredu yn ei hardal ac y mae wedi darparu cyllid ar ei chyfer.
Felly beth yw'r gwahaniaeth rhwng ymddiriedolwr sydd wedi cael ei ddewis gan yr ymddiriedolwyr eu hunain (neu ei ethol gan aelodau'r elusen) ac un sydd wedi cael ei enwebu gan sefydliad allanol? Yr ateb yw "dim". Gall ymddiriedolwyr enwebedig gael eu penodi mewn ffordd wahanol ond mae'r un dyletswyddau a chyfrifoldebau cyfreithiol ganddynt ag unrhyw ymddiriedolwr elusen arall.
Gall ymddiriedolwyr enwebedig fod yn gaffaeliad gwerthfawr i elusen oherwydd gallant gynnig barn allanol i'r elusen gan atal corff ymddiriedolwyr rhag bod yn rhy fewnblyg. Fodd bynnag, bydd angen i ymddiriedolwyr enwebedig fod yn ymwybodol y gall cael dwy rôl greu gwrthdaro buddiannau, yn enwedig os yw'r ymddiriedolwr enwebedig hefyd yn aelod o'r corff allanol sy'n ei enwebu. Er enghraifft, bydd angen i ymddiriedolwr sy'n cael ei enwebu gan yr awdurdod lleol gydnabod na fydd buddiannau'r elusen a'i buddiolwyr efallai yr un fath â buddiannau'r awdurdod lleol a'i dalwyr trethi a threthi lleol. Nid rôl yr ymddiriedolwr enwebedig yw cynrychioli buddiannau'r sefydliad a'i enwebodd. Rhaid i bob ymddiriedolwr weithredu er lles gorau'r elusen yn unig.
Os yw gwrthdaro buddiannau posib yn codi i ymddiriedolwr ar fater arbennig, ni ddylai gymryd rhan yn y trafodaethau neu bleidleisio ar y mater hwnnw. Er enghraifft, os ydych yn gynghorydd lleol a hefyd yn ymddiriedolwr elusen sy'n trafod gwerthu tir i'r awdurdod lleol i'w ddatblygu, ni ddylech bleidleisio ar y mater ac ni ddylech fod yn bresennol mewn unrhyw gyfarfod lle mae hyn yn cael ei drafod. Efallai y bydd angen i chi ystyried hefyd, gydag ymgynghorwyr cyfreithiol yr elusen, a ddylid gofyn i'r Comisiwn ar fater mor bwysig awdurdodi trafodiad o'r fath. Heb yr awdurdod hwnnw, gall presenoldeb ymddiriedolwyr sydd â gwrthdaro buddiannau ar y corff ymddiriedolwyr arwain, mewn rhai amgylchiadau, at annilysu'r trafodiad. Esbonnir y berthynas rhwng awdurdodau lleol ac elusennau lleol yn llawnach yn ein taflen CC29 - Elusennau ac Awdurdodau Lleol.
Prif fantais corffori yw bod eiddo elusen yn cael ei ddal yn enw'r corff ymddiriedolwyr corfforedig. Mae hyn yn osgoi'r angen i lunio gweithredoedd sy'n trosglwyddo tir neu'n trosglwyddo buddsoddiadau i ymddiriedolwyr newydd pryd bynnag y caiff ymddiriedolwyr newydd eu penodi. Gall yr ymddiriedolwyr hefyd lunio contractau ac erlyn a chael eu herlyn yn enw'r corff corfforedig.
Mae darpariaethau corffori ymddiriedolwyr elusennau sydd wedi’u cynnwys yn Rhan VII Deddf Elusennau 1993 yn:-
Ym marn y Comisiwn nid yw corffori ymddiriedolwyr dan Ran VII Deddf 1993 (yn wahanol i gorffori elusen fel cwmni dan Ddeddfau Cwmnïau 1985 a 1989) yn rhoi atebolrwydd cyfyngedig ar ymddiriedolwyr. Maent yn cadw'r un pwerau ac yn parhau i fod yn ddarostyngedig i'r un cyfyngiadau ac atebolrwydd ag o'r blaen.
Cewch fwy o fanylion am gorffori ymddiriedolwyr yn ein taflen CC43 - Corffori Ymddiriedolwyr Elusennau.
Yn gyffredinol gall unrhyw un sy'n 18 oed neu'n hŷn fod yn ymddiriedolwr. Fodd bynnag, mae rhai pobl wedi'u gwahardd yn gyfreithiol rhag parhau i fod, neu rhag bod yn ymddiriedolwr. Mae'n amlwg y bydd hyn yn effeithio ar leiafrif o bobl yn unig. Y bobl sydd wedi'u gwahardd yw'r bobl hynny sydd
Mae'r Comisiwn Elusennau yn gwybod y gall fod yn dasg anodd i elusennau gael hyd i ymddiriedolwyr newydd a'u hyfforddi. Fodd bynnag, credwn y bydd dewis a hyfforddi eich ymddiriedolwyr yn ofalus yn cynorthwyo eich sefydliad i weithredu'n fwy effeithlon ac effeithiol. Mae bod yn ymddiriedolwr elusen yn waith sy'n gofyn llawer ac yn werth chweil. Rhaid dewis ymddiriedolwyr am yr hyn y gallant gyfrannu at yr elusen. Ni ddylid eu penodi am eu statws neu safle yn y gymuned yn unig. Rhaid i ymddiriedolwyr allu - a bod yn barod - i neilltuo amser ar gyfer gweinyddiad effeithlon yr elusen a chyflawni ei hymddiriedolaethau. Dylid eu dewis ar sail eu profiad a'u sgiliau perthnasol a rhaid iddynt fod yn barod i gymryd rhan weithgar yng ngweinyddiad yr elusen. Gallant fod yn ddefnyddwyr gwasanaethau'r elusen os yw trefniadau yn cael eu gwneud i osgoi gwrthdaro buddiannau fel ymddiriedolwyr yn pleidleisio o blaid rhywbeth y byddan nhw'n elwa'n uniongyrchol ohono yn bersonol.
Dylai darpar ymddiriedolwyr gael eu dewis am eu gallu i wneud cyfraniad effeithiol at eich elusen o ran sgiliau a phrofiad.
Yn gyntaf, dylech ystyried sgiliau presennol eich corff ymddiriedolwyr. Mae'n syniad da i asesu'r sgiliau a'r profiad sydd gennych ar hyn o bryd ar eich corff ymddiriedolwyr. Dylech gyfrif sgiliau fel y gallu i drefnu digwyddiadau codi arian; cadw llyfrau; neu sgiliau rheoli. Bydd profiad rhywun o weithio i elusen arall yn werthfawr, a hefyd brofiad rhywun a fu yn yr un sefyllfa â defnyddwyr gwasanaethau eich elusen neu sy'n ddefnyddiwr ac yn deall eu hanghenion yn llawn.
Yn ail, dylech asesu pa sgiliau y mae eu hangen ar y corff ymddiriedolwyr. Yna gallwch baratoi rhestr o'r sgiliau y byddech yn dymuno i ymddiriedolwr newydd feddu arnynt. Gall rhai o'r sgiliau fod yn hanfodol ond gall eraill fod yn ddymunol. Mae nifer o elusennau wedi llunio disgrifiad swydd i ddarpar ymddiriedolwr yn yr un modd ag y byddent yn ei wneud ar gyfer staff.
Yn drydydd, efallai yr hoffech ystyried cydbwysedd presennol eich corff ymddiriedolwyr. Gall fod yn ddefnyddiol iawn gael bwrdd amrywiol o ran oedran, rhyw, hil, cefndir a sgiliau. Os oes polisi cyfle cyfartal gan eich elusen, dylai fod yr un mor gymwys i'r ymddiriedolwyr ag y mae i'r staff.
Ar ôl i chi gytuno ar y sgiliau rydych yn chwilio amdanynt, gallwch ddechrau paratoi rhestr o ymgeiswyr posib. Y dull traddodiadol o recriwtio ymddiriedolwyr newydd fu ar dafod leferydd. Mae pobl sy'n cael eu recriwtio fel hyn yn aml yn bobl y mae'r ymddiriedolwyr presennol yn eu hadnabod. Fodd bynnag, un o anfanteision y dull hwn yw y gallwch recriwtio yn ôl math. Mae'r dull hwn hefyd yn cyfyngu'r maes y gall ymddiriedolwyr ddod ohono.
Gallech ystyried cysylltu â chwmni lleol o gyfrifyddion neu gyfreithwyr, a gofyn i fusnesau lleol a oes pobl ganddynt sy'n barod ac yn gallu gweithredu fel ymddiriedolwyr ar gyfer eich elusen. Gallech hefyd gysylltu ag elusennau eraill a all gynnig cyn ymddiriedolwyr y mae eu tymor yn y swydd wedi dod i ben.
Mae Cyngor Cenedlaethol Sefydliadau Gwirfoddol (NCVO) ffôn 020 7713 6161 yn cadw mynegai o sefydliadau sy'n cynnig gwasanaethau cael hyd i ymddiriedolwyr.
Mae rhai elusennau wedi defnyddio dulliau eraill i geisio cael hyd i ymddiriedolwyr newydd. Enghraifft o hyn yw hysbysebu am ymddiriedolwyr yn y wasg. Gall hysbysebu fod yn ffordd arbennig o effeithiol o gyrraedd grŵp ehangach o bobl a gallwch bennu yn yr hysbysebion y sgiliau arbennig yr hoffech i bobl sy'n gwneud cais i fod yn ymddiriedolwyr feddu arnynt. Fodd bynnag, mae hysbysebu yn ffordd gostus o gael hyd i ymddiriedolwyr newydd.
Efallai yr hoffech ystyried cynnal diwrnod agored elusen lle y gallwch ddangos i ddarpar ymddiriedolwyr yr hyn y mae'ch elusen yn ei wneud.
Mae'n bwysig gwneud darpar ymddiriedolwyr yn ymwybodol o'u dyletswyddau a'u cyfrifoldebau ond ar yr un pryd peidio â bod yn rhy anobeithiol. Dylech hefyd egluro i bobl faint o ymroddiad sydd ei angen i fod yn ymddiriedolwr, gan gynnwys yr amser y byddech yn disgwyl iddynt ei dreulio ar gyfartaledd ar yr elusen bob wythnos neu bob mis.
Pan fyddwch wedi cael hyd i un neu nifer o recriwtiaid posib, bydd rhaid i chi ystyried a yw eu sgiliau yn cyfateb â gofynion eich elusen. Bydd angen i'r unigolyn neu'n unigolion dan sylw farnu hefyd a ydych yn sefydliad addas iddynt hwy. Gallech gyfeirio at eich manyleb wreiddiol am y gofynion sgiliau sydd gennych ar gyfer ymddiriedolwr neu ymddiriedolwyr newydd.
Mae rhai pobl sydd wedi'u gwahardd rhag bod yn ymddiriedolwr elusen. Bydd angen gwneud yn siŵr nad yw'r unigolyn rydych yn ei ddewis wedi'i gynnwys o fewn un o'r categorïau wedi'i wahardd.
Bydd angen i chi sicrhau hefyd nad oes gan y darpar ymddiriedolwyr newydd unrhyw fuddiannau personol neu fusnes a allai wrthdaro â buddiannau'r elusen.
Ar ôl i chi ddewis eich ymddiriedolwr newydd, rhaid iddo neu iddi gael ei benodi/phenodi'n ffurfiol. Amlinellir y ffordd y dylai ymddiriedolwyr gael eu penodi o fewn dogfen lywodraethol eich elusen. Dylai ymddiriedolwyr newydd arwyddo llyfr cofnodion yr elusen i ddangos eu bod yn derbyn eu penodiad a'u bod yn ymwybodol o'u dyletswyddau.
Dylai ymddiriedolwyr presennol sicrhau bod dealltwriaeth glir gan ymddiriedolwyr newydd o waith yr elusen a'r hyn a ddisgwylir ganddynt. Dylech roi copi iddynt o ddogfen lywodraethol yr elusen. Byddai hefyd yn ddefnyddiol i ddarparu copïau o'r adroddiad blynyddol diweddaraf a rhoi manylion am yr eiddo (e.e. yr adeiladau) ac adnoddau eraill (e.e. buddsoddiadau) y mae'r elusen yn berchen arnynt. Dylai'r ymddiriedolwr newydd gael ei gyflwyno i'r ymddiriedolwyr gwreiddiol a dylent gael cyfle i ofyn am weithgareddau a chyllid yr elusen.
Fel rheol gyffredinol rhaid i'r penderfyniadau sy'n ymwneud â'r elusen gael eu cymryd gan yr ymddiriedolwyr yn gweithredu gyda'i gilydd. Fel corff ymddiriedolwyr dylech sicrhau, os yw eiddo'r elusen yn cael ei ddal yn enwau'r ymddiriedolwyr unigol, bod holl eiddo'r elusen yn cael ei drosglwyddo i enwau'r bobl sy'n gweithredu fel yr ymddiriedolwyr elusen ar y pryd.
Mae'r Comisiwn Elusennau yn cynnig arweiniad a gwybodaeth i ymddiriedolwyr. Esbonnir dyletswyddau a chyfrifoldebau ymddiriedolwyr yn llawn yn ein taflen Cyfrifoldebau Ymddiriedolwyr Elusennau (CC3). Mae'r daflen hon hefyd yn esbonio pwy sydd wedi'u gwahardd rhag gweithredu fel ymddiriedolwr. Awgrymwn y dylai pob ymddiriedolwr newydd ddarllen y daflen hon yn ofalus neu pan gânt eu penodi. Rydym hefyd yn cynhyrchu taflen gryno (CC3a) y gall ymdidriedolwyr ei chadw'n bersonol.
Gall swydd ymddiriedolwr ddod i ben am nifer o resymau gwahanol. Gall y cyfnod y cafodd yr ymddiriedolwr ei benodi ar ei gyfer ddod i ben. Gall swydd ymddiriedolwr fod yn gysylltiedig â swydd arbennig neu gymwysterau personol a gall swydd ymddiriedolwr ddod i ben pan nad yw ymddiriedolwr yn meddu ar y rhain mwyach. Yn ogystal gall ymddiriedolwr ymddiswyddo, ymddeol neu gael ei ddiswyddo. Gall dogfen lywodraethol elusen roi cyfarwyddiadau penodol ynghylch yr amgylchiadau pan fydd swydd ymddiriedolwr yn dod i ben. Os nad ydyw, mae'r gyfraith ymddiriedolaeth gyffredinol yn gymwys.
Gall elusen gael darpariaethau yn ei dogfen lywodraethol sy'n datgan ym mha amgylchiadau y gall ymddiriedolwyr gael eu diswyddo. Er enghraifft, gall y ddogfen lywodraethol bennu y gall yr ymddiriedolwyr ddiswyddo ymddiriedolwr os yw ef neu hi yn methu â mynychu cyfarfodydd yn gyson.
Os nad yw'r ddogfen lywodraethol yn sôn am hyn, mae'r gyfraith yn darparu y gall ymddiriedolwr newydd gael ei benodi yn lle ymddiriedolwr:
Mewn amgylchiadau arbennig mae unigolyn wedi'i wahardd yn gyfreithiol rhag gweithredu fel ymddiriedolwr. Mae'n bwysig bod elusen yn ymgymryd ag archwiliad i sicrhau nad yw unrhyw un o'r ymddiriedolwyr presennol wedi'u gwahardd dan ddarpariaethau Deddf Elusennau 1993. Mae'r Ddeddf yn disgrifio'n llawn yr amgylchiadau pan fydd unigolyn wedi'i wahardd rhag gweithredu fel ymddiriedolwr elusen neu ymddiriedolwr ar gyfer elusen oni bai ein bod yn hepgor gwaharddiad. Mae'r canlynol yn rhai enghreifftiau:
Gallwn ddiswyddo ymddiriedolwr os ydym wedi cychwyn ymchwiliad ac rydym yn fodlon y bu camymddygiad neu gamreoli yng ngweinyddiad yr elusen ac, yn fras, bod angen i ni weithredu i warchod eiddo’r elusen neu sicrhau bod yr eiddo yn cael ei ddefnyddio'n briodol.
Mae nifer o amgylchiadau pan y gall rhywun ymddeol o elusen:
Os yw ymddiriedolwr yn penderfynu ei fod yn dymuno ymddeol dylai ddweud wrth yr ymddiriedolwyr sy'n weddill. Dylai'r ymddiriedolwr ysgrifennu at y cadeirydd, oni bai y pennir fel arall yn y ddogfen lywodraethol, gan ei hysbysu o'i fwriad. Mae'n arfer da i roi digon o rybudd i gyd-ymddiriedolwyr er mwyn iddynt gael hyd i ymddiriedolwr yn ei le. Gall ymddiriedolwr ymddeol heb i ymddiriedolwr gael ei benodi yn ei le ond bydd hyn yn dibynnu ar y darpariaethau yn yr offeryn llywodraethol. Mae rheol sylfaenol arferol na all ymddiriedolwr ymddiswyddo oni bai y bydd o leiaf ddau ymddiriedolwr ar ôl i barhau â'r gwaith. Dan y gyfraith gyffredinol, gall yr ymddiriedolwyr benodi ymddiriedolwr yn lle'r ymddiriedolwr sydd eisiau ymddeol. Ond nid yw caniatáu i ymddiriedolwr ymddeol heb ymddiriedolwr yn ei le yn ddelfrydol oherwydd mae'n bwysig i bob elusen gael y corff ymddiriedolwyr effeithlon ac effeithiol priodol.
Gall fod yn anodd gwybod pryd yw'r adeg iawn i gyd-ymddiriedolwr sefyll i lawr a phryd i ddweud wrtho i wneud hynny. Er enghraifft, gall fod problem gydag ymddiriedolwyr sydd wedi gwasanaethu am amser hir. Weithiau, mae'n bosib na fyddant yn addasu'n dda i newidiadau dilys o fewn y sefydliad neu fod yn barod neu'n gallu gweithredu'r newidiadau hynny. Unwaith eto, gall ymddiriedolwr fod yn rhy eiddil i barhau ond ni allant roi'r gorau i fod yn ymddiriedolwr. Fodd bynnag, er mwyn i elusennau weithredu'n effeithiol mae'n bwysig bod yr ymddiriedolwyr cyfan yn cydnabod bod yr amser wedi dod i ofyn i'r unigolyn hwnnw ymddeol o'r swydd. Os nad yw'r ymddiriedolwr dan sylw yn barod i ymddeol yn wirfoddol, yna bydd rhaid i'r ymddiriedolwyr ystyried a oes sail ganddynt ei ddiswyddo. Er mwyn osgoi sefyllfa o'r fath rhag codi mae'n ddoeth pennu cyfnod ar gyfer swydd ymddiriedolwr a datgan hynny yn y ddogfen lywodraethol (ynghyd â'r drefn ail-ethol). Mae'n bwysig i bob ymddiriedolwr ystyried yn rheolaidd, unwaith y flwyddyn dyweder, a ydynt yn gallu cyfrannu'n effeithiol o hyd at yr elusen ac a yw'n briodol iddynt ymddeol.
Gall fod darpariaethau yn y ddogfen lywodraethol sy'n ymdrin ag ymddiswyddiad ymddiriedolwr a phenodi olynydd. Os nad oes, yna mae'r gyfraith yn darparu os yw ymddiriedolwr yn dymuno cael ei ryddhau o'i ddyletswyddau, gall yr ymddiriedolwyr sy'n weddill benodi ymddiriedolwr newydd yn ei le. Yn hanfodol, felly, gallwch ymddiswyddo unrhyw bryd er dylech wneud yn siŵr eich bod yn rhoi digon o rybudd i'r ymddiriedolwyr sy'n weddill.
Mae'n bwysig bod elusen yn cynnal cydbwysedd rhwng profiad presennol a recriwtiaid newydd.
Gall elusen ystyried paratoi rota o ymddiswyddiadau ac olyniaethau er mwyn caniatáu ar gyfer profiad ac atal bwlch rhag datblygu. Mae'r system rota hon yn arbennig o addas i elusennau sy'n penodi eu hymddiriedolwyr trwy etholiadau sy'n cael eu hymladd bob blwyddyn. Rhaid i unrhyw system rota gyd-fynd ag unrhyw ddarpariaethau presennol yn y ddogfen lywodraethol neu yn y gyfraith, a gall fod angen i'r ymddiriedolwyr ystyried diwygio'r ddogfen lywodraethol mewn rhai achosion. Gall tymor penodedig yn y swydd, cyfnod o 3 blynedd er enghraifft, gael ei gynnwys fel darpariaeth o fewn dogfen lywodraethol.
Os yw ymddiriedolwyr elusen yn dal eiddo yn eu henwau unigol eu hunain, mae'n arbennig o bwysig i sicrhau bod eiddo o'r fath yn cael ei drosglwyddo i unig enwau'r ymddiriedolwyr sy'n parhau oherwydd ni fydd hyn yn digwydd yn awtomatig, ond bydd angen cymryd rhai camau pellach. Bydd y drefn ar gyfer gweithredu trosglwyddiad o'r fath naill ai wedi'i bennu yn y ddogfen lywodraethol neu yn y gyfraith gyffredinol.
Bydd rhaid i'r ymddiriedolwyr sy'n weddill ystyried telerau'r ddogfen lywodraethol ac yna, fel y bo'n briodol, ddewis yn ofalus, penodi a hyfforddi ymddiriedolwr newydd.
Erbyn heddiw mae rhai ymddiriedolwyr elusennau, a phobl sy'n ystyried bod yn ymddiriedolwyr, yn cael eu dylanwadu gan y syniad y gallent fod yn "atebol yn bersonol" os yw pethau'n mynd o'i le gyda'r elusen. Maen nhw'n ofni os ydynt yn gwneud camgymeriad yng ngweinyddiad yr elusen neu os yw'r elusen yn mynd i ddyled, efallai y bydd rhaid iddynt wneud iawn am unrhyw golled neu ddiffyg o'u hadnoddau preifat eu hunain. Er y gall hyn fod yn bryder go iawn i rai pobl sy'n eu harwain at ymddiswyddo eu swydd fel ymddiriedolwr, mae'n anarferol iawn mewn gwirionedd i ymddiriedolwr fod yn "atebol yn bersonol" yn y ffordd hon. Yn gyffredinol mae'r gyfraith yn gwarchod ymddiriedolwyr sydd wedi gweithredu'n rhesymol rhag canlyniadau camgymeriadau gonest, a gall ymddiriedolwyr gymryd eu camau eu hunain i leihau'r risg ymhellach byth.
Mae ein taflen CC49 - Elusennau ac Yswiriant yn disgrifio'r gwahanol fathau o yswiriant, gan gynnwys yswiriant indemniad, y bydd angen i ymddiriedolwyr ystyried ei brynu.
Bydd angen i nifer o elusennau lunio contractau er mwyn ymgymryd â'u gwaith. Yn fwyaf cyffredin, bydd elusennau yn llunio contractau â chyflenwyr nwyddau neu wasanaethau. Gall hyn amrywio o gytundeb â siop leol i lungopïo cylchlythyr yr elusen i gontract gwerth miliynau o bunnoedd i brynu neu adeiladu adeilad newydd i'r elusen. Os yw'r elusen yn elusen gorfforedig - cwmni elusennol - yna mae'r contract rhwng yr elusen, fel endid cyfreithiol ynddo'i hun, a'r cyflenwr. Gan mai'r elusen, ac nid ei hymddiriedolwyr yn bersonol, sy'n barti i'r contract nid oes gan yr ymddiriedolwyr unrhyw atebolrwydd personol dan y contract. (Wedi dweud hynny, gall cyfarwyddwyr cwmni gael eu gorchymyn gan y Llys i gyfrannu at asedau'r cwmni mewn rhai amgylchiadau os yw'r cwmni yn parhau i fasnachu ar ôl iddo fod yn rhesymol glir bod y cwmni ar y ffordd i ansolfedd).
Mewn cyferbyniad, nid oes gan elusennau anghorfforedig - ymddiriedolaethau a chymdeithasau yn bennaf - eu personoliaeth gyfreithiol eu hunain a'r ymddiriedolwyr unigol yn hytrach na'r elusen sy'n barti i'r contract. Ar yr amod eu bod wedi gweithredu'n briodol wrth lunio'r contract gallant, wrth gwrs, ddefnyddio adnoddau'r elusen i fodloni eu rhwymedigaethau dan y contract. Ond os nad oes digon o gronfeydd gan yr elusen i fodloni'r rhwymedigaethau hyn yna mae'r atebolrwydd i wneud hynny yn aros gyda'r ymddiriedolwyr yn bersonol.
Oherwydd bod ymddiriedolwyr cwmni elusennol yn llai agored i atebolrwydd personol sy'n codi dan gontract nag ymddiriedolwyr ymddiriedolaeth neu gymdeithas, mae rhai ymddiriedolaethau a chymdeithasau elusennol yn ystyried troi eu hunain yn gwmnïau elusennol.
Ar gyfer elusen sy'n llunio contractau mawr yn rheolaidd gallai hyn fod yn gam priodol. Ond dylai'r ymddiriedolwyr sy'n ei ystyried fod yn ymwybodol y bydd troi'n gwmni elusennol yn golygu bod yr elusen yn cael ei chynnwys dan y gyfraith cwmnïau, sy'n gosod ei dyletswyddau a'i chostau ychwanegol ei hunan. Cynghorwn fod ymddiriedolwyr yn ceisio cyngor proffesiynol, gan rywun sy'n gwybod am elusennau a'r gyfraith elusennau, cyn penderfynu p'un ai i droi eu hymddiriedolaeth neu gymdeithas yn gwmni elusennol.
Weithiau gall ymddiriedolwyr elusennau corfforedig roi eu hunain ar safle tebyg i gwmnïau elusennol, trwy nodi yn nhelerau unrhyw gontract a luniant y bydd eu hatebolrwydd dan y contract wedi'i gyfyngu i werth asedau'r elusen. Mae hyn yn golygu na fydd unrhyw atebolrwydd personol yn codi os nad yw adnoddau'r elusen yn ddigon mawr i fodloni rhwymedigaethau'r ymddiriedolwyr dan y contract.
Rhaid i bob ymddiriedolwr weinyddu ei elusen yn unol â thelerau ei dogfen lywodraethol (h.y. ei chyfansoddiad, gweithred ymddiriedolaeth, neu femorandwm ac erthyglau) ac yn unol â gofynion y gyfraith elusennau. Mae dogfen lywodraethol elusen yn pennu amcanion yr elusen a'r pwerau y gall yr ymddiriedolwyr eu hymarfer wrth ddilyn yr amcanion hynny. Mae tor-ymddiriedaeth yn digwydd pan fydd ymddiriedolwyr yn gweithredu mewn ffordd sy'n groes i delerau eu dogfen lywodraethol, neu pan fyddant yn methu â pherfformio eu dyletswyddau fel ymddiriedolwyr. Mae defnyddio adnoddau'r elusen am ryw bwrpas nad yw'n dod o fewn amcanion yr elusen (beth y cafodd ei sefydlu i'w wneud) yn dor-ymddiriedaeth, er enghraifft, buddsoddi arian yr elusen mewn math o fuddsoddiad na chaniateir dan y rheolau buddsoddi sy'n gymwys i'r elusen. Mae ein taflen CC14 Buddsoddi Cronfeydd Elusennol: Egwyddorion sylfaenol yn ystyried rheolau buddsoddi yn fwy manwl.
Pan fydd ymddiriedolwyr yn cyflawni tor-ymddiriedaeth sy'n creu rhyw golled ariannol i'r elusen, maent yn atebol i wneud iawn am y golled honno.
Nid yw ymddiriedolwyr sy'n gyfarwydd â chynnwys dogfen lywodraethol eu helusen, ac sydd â gwybodaeth resymol o'r gyfraith fel y mae'n gymwys i'w helusen, yn debygol iawn o gyflawni tor-ymddiriedaeth. Gall ymddiriedolwyr leihau’r tebygolrwydd hyd yn oed ymhellach trwy geisio a dilyn cyngor proffesiynol neu ymgynghori â ni ar unrhyw bwynt y maent yn ansicr yn ei gylch. Fel y cam olaf, mae'r Llys yn gallu esgusodi ymddiriedolwr rhag atebolrwydd os yw'n fodlon bod ef neu hi wedi gweithredu'n onest ac yn rhesymol ac y dylai gael ei esgusodi.
Bydd rhai ymddiriedolwyr yn ystyried prynu yswiriant indemniad (a elwir yn "yswiriant atebolrwydd" weithiau) i ddiogelu eu hunain rhag atebolrwydd personol yn codi o unrhyw dor-ymddiriedaeth. Mae ein taflen CC49 Elusennau ac Yswiriant yn ystyried yswiriant atebolrwydd yn fanwl. Mewn achosion priodol gellir defnyddio cronfeydd elusen i dalu am yswiriant indemniad ymddiriedolwyr naill ai'n uniongyrchol neu drwy ad-dalu'r premiymau. Gan y bydd yr ymddiriedolwyr yn rhoi budd i'w hunain os ydynt yn defnyddio cronfeydd yr elusen fel hyn, bydd angen awdurdod arnynt i wneud hynny. Oni bai fod dogfen lywodraethol yr elusen eisoes yn cynnwys darpariaeth sy'n caniatáu yn benodol i'r ymddiriedolwyr ddefnyddio cronfeydd yr elusen i dalu am yswiriant indemniad, bydd angen iddynt ofyn i ni roi'r awdurdod gofynnol iddynt.
Wrth ystyried a yw darparu yswiriant indemniad ar draul yr elusen yn briodol, dylai ymddiriedolwyr ystyried:
Os yw yswiriant indemniad yn cael ei brynu, rhaid i'r polisi gynnwys cymal eithrio ar hyd y llinellau canlynol:
"Ni fydd yr Yswirwyr yn atebol am unrhyw golled sy'n deillio o unrhyw weithred neu hepgoriad y gwyddai'r ymddiriedolwyr ei fod yn dor-ymddiriedaeth neu'n dor-ddyletswydd neu a gyflawnwyd gan yr ymddiriedolwr gan ddiystyru'n fyrbwyll a oedd yn dor-ymddiriediaeth neu'n dor-ddyletswydd neu beidio."
Nid yw elusennau yn wahanol i sefydliadau eraill o ran y ddyletswydd o ofal sy'n ddyledus i'w gweithwyr ac i aelodau'r cyhoedd sy'n ymweld ag adeiladau'r elusen. Mae'n ofynnol yn gyfreithiol i elusennau sy'n cyflogi staff gael yswiriant atebolrwydd cyflogwyr, a rhaid i gerbydau'r elusen gael eu hyswirio yn unol â'r gofynion cyfreithiol.
Mae dyletswydd gan ymddiriedolwyr ddiogelu eiddo eu helusen, ac mae'n bwysig eu bod yn ei yswirio yn ddigonol. Os na wnânt hynny, ac mae'r eiddo yn cael ei golli neu ei ddibrisio, gall yr ymddiriedolwyr fod yn atebol yn bersonol am y golled.
Gall fod angen newid dogfen lywodraethol elusen oherwydd:
Mae diwygio dogfen lywodraethol yn amodol ar rai cyfyngiadau sy'n gymwys i bob elusen. Er enghraifft, mae rheolau sy'n atal elusennau rhag gwneud unrhyw newidiadau a fyddai'n eu newid i fod yn sefydliadau ac na fyddai'n cael eu cydnabod yn elusennol yn ffurfiol.
Mae'n bosib bod unrhyw newid yn ddilys ac felly argymhellir yn gryf bod ymddiriedolwyr yn ceisio ein cyngor os oes unrhyw amheuaeth ynglŷn ag effaith y newid arfaethedig.
Gall dogfen lywodraethol gynnwys cymal sy'n rhoi "pŵer diwygio" i'r ymddiriedolwyr. Os felly, gall newidiadau gael eu gwneud yn unol â'r cymal hwn heb gyfeirio at y Comisiwn Elusennau.
Mewn sawl achos, fodd bynnag, bydd y cymal "pŵer diwygio" yn gosod cyfyngiadau pellach. Er enghraifft, gall newidiadau i ddarpariaethau allweddol (gan gynnwys amcanion elusen) olygu bod angen ein caniatâd ni.
Bydd y cymal diwygio hefyd yn pennu'r drefn ar gyfer gweithredu'r newid. Ar gyfer y rhan fwyaf o gymdeithasau anghorfforedig y gofyniad arferol yw pasio penderfyniad yng nghyfarfod cyffredinol neu arbennig yr elusen.
Mae pŵer gan gwmnïau, dan y Ddeddfau Cwmnïau, i ddiwygio eu memorandwm ac erthyglau cwmni (y ddogfen lywodraethol). Mae'r drefn wedi'i chynnwys yn y gyfraith cwmnïau ac fel arfer caiff ei adlewyrchu yn yr erthyglau cwmni. Fodd bynnag, rhaid i ymddiriedolwyr neu gyfarwyddwyr cwmnïau elusennol geisio ein caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw cyn pasio unrhyw benderfyniad sy'n newid amcanion penodedig yr elusen neu'r ffordd y gall ei heiddo gael ei defnyddio.
Os oes gan elusen incwm blynyddol gros o lai na £5,000 ac nid yw'n berchen ar unrhyw dir a ddefnyddir ar gyfer unrhyw un neu'r cyfan o ddibenion yr elusen mae'n bosib y gall yr ymddiriedolwyr ddefnyddio darpariaethau adran 74 Deddf Elusennau 1993 i ddiwygio'r ymddiriedolaethau. Mae ein taflen CC44 Elusennau Bach: Trosglwyddo Eiddo, Newid Ymddiriedolaethau, Gwario Cyfalaf yn edrych ar hyn yn fanwl.
Gall elusennau ffonio am gyngor a gwybodaeth ar Elusennau Bach ar: 0845 300 0218 neu 0845 300 0219(minicom).
Yn olaf, os nad yw unrhyw un o'r dewisiadau uchod yn gymwys, bydd rhaid i ni wneud unrhyw newidiadau i'r ddogfen lywodraethol. Os ydym yn cytuno â'r newidiadau, byddwn yn paratoi Cynllun. Mae Cynllun yn ddogfen gyfreithiol a ddefnyddiwn i ddiwygio, newid neu helaethu dogfen lywodraethol elusen.
Gellir defnyddio Cynllun i newid y darpariaethau gweinyddol, er enghraifft, cyfansoddiad y corff ymddiriedolaeth, a diwygio’r hyn y mae’r elusen wedi'i sefydlu i'w wneud.
Mae ein taflen ar y pwnc hwn, CC36 Paratoi Cynllun, yn edrych ar hyn yn fwy manwl.
Fel arall, gallwn benderfynu ei fod yn briodol paratoi Cynllun sy'n rhoi pŵer diwygio i'r elusen.
Pan fydd elusen yn dymuno benthyca arian mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr fod yn fodlon yn gyntaf bod pŵer benthyca ganddynt. Gall fod pŵer penodol yn y ddogfen lywodraethol, neu os yw'r elusen yn anghorfforedig, gall fod pŵer statudol dan Ddeddf Ymddiriedolaethau Tir a Phenodi Ymddiriedolwyr 1996. Os nad yw'r ymddiriedolwyr yn siŵr a yw'r pŵer priodol ganddynt neu beidio, dylent gysylltu â ni oherwydd mae'n bosib y bydd angen i ni baratoi cynllun i roi pŵer benthyca i'r elusen. Os yw'r pŵer gofynnol gan yr ymddiriedolwyr, dylent geisio ac ystyried cyngor rhywun sydd â'r gallu a'r profiad mewn materion ariannol. Rhaid i'r cyngor hwn gael ei ystyried yng nghyfarfod yr ymddiriedolwyr gyda chyfansoddiad priodol. Os nad yw cyfarfod yn bosib yna gall yr ymddiriedolwyr ystyried y cyngor eu hunain mewn gohebiaeth neu ar lafar. Os yw cymeradwyaeth lafar yn cael ei rhoi dylid gwneud cofnod ysgrifenedig o'r penderfyniad. Dylai pob ymddiriedolwr fod yn barti i'r penderfyniad, a dylent fod yn glir mai pwrpas y benthyca yw hybu rhywbeth sydd o fewn amcanion yr elusen.
Os oes angen cyngor ar elusennau ar fenthyca dylent gysylltu â'r Adran Cymorth Elusennau briodol yn un o'n tair swyddfa.
Morgeisiau a benthyciadau anwarantedig yw'r ddwy ffordd y gall elusen fenthyca arian fel arfer.
Gall ymddiriedolwyr, heb ein caniatâd ni, roi morgais dros dir elusen fel gwarant ar gyfer ad-dalu arian y maent wedi'i fenthyca. Os yw'r morgais ar gyfer unrhyw ddiben arall yna bydd angen ein caniatâd. Fodd bynnag, mae'n rhaid bodloni gofynion cyn y gall ymddiriedolwyr fenthyca heb ein caniatâd.
Rhaid iddynt fod yn fodlon yn gyntaf fod pŵer morgeisio ganddynt. Yna rhaid i'r ymddiriedolwyr geisio ac ystyried cyngor rhywun y credant yn rhesymol sy'n gymwys oherwydd ei allu a phrofiad ymarferol o faterion ariannol. Gall y person dan sylw fod yn swyddog priodol neu'n weithiwr yr elusen, ond ni all gael unrhyw fudd ariannol yn y benthyciad. Rhaid i'r cyngor hwn fod yn ysgrifenedig ac ymdrin â thri mater:
Fe welwch esboniad llawn a'r drefn y mae angen i'r ymddiriedolwyr ei dilyn yn ein taflen CC28 Gwerthu Tir Elusen.
Os yw ymddiriedolwyr yn cymryd benthyciad megis gorddrafft sydd heb ei warantu gan forgais dros eiddo'r elusen, dylent sicrhau bod pŵer gan eu helusen arwyddo cytundeb benthyciad a digon o asedau i ryddhau'r benthyciad pe bai'r elusen yn colli incwm yn sydyn. Yn yr un modd ag unrhyw fath o fenthyca, dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor proffesiynol cyn cymryd benthyciad anwarantedig.