Y dirywiad economaidd

15 cwestiwn y mae angen i ymddiriedolwyr eu gofyn

(Mehefin 2009)

Gallwch weld y fersiwn lliw printiedig hefyd o restr gyfeirio y dirywiad economaidd - PDF (120kb).

Cyflwyniad

Y Comisiwn Elusennau yw rheolydd annibynnol elusennau yng Nghymru a Lloegr. Ein nod yw darparu'r dull gorau posibl o reoleiddio elusennau er mwyn cynyddu eu heffeithiolrwydd a ffydd a hyder y cyhoedd yn yr hyn a wnânt.

Yn wyneb y dirwasgiad presennol, rydym wedi cynhyrchu gwybodaeth ymarferol, ar ffurf y rhestr gyfeirio hon, y gall ymddiriedolwyr ei defnyddio. Rydym wedi cynllunio'r rhestr gyfeirio i fod yn addas i bob elusen. Ni fydd pob un o'r 15 prif gwestiwn yn berthnasol i bob elusen - bydd yn dibynnu ar faint yr elusen a sut y mae'n gweithredu. Mae'r rhestr gyfeirio yn adlewyrchu'r arferion da y dylai elusennau eu dilyn wrth adolygu'n gyson y ffordd y maent yn gweithredu, ac mae'r dull hwn o weithredu yn arbennig o bwysig yn ystod dirywiad economaidd.

Mae'r rhestr gyfeirio yn dempled y gall elusennau o bob lliw a llun ei defnyddio a'i addasu yn ôl eu hamgylchiadau arbennig. Mae'n ceisio helpu strwythuro trafodaeth fel eitem ar yr agenda mewn cyfarfod ymddiriedolwyr, trafodaeth diwrnod cwrdd i ffwrdd neu gyfarfod cynllunio. Hefyd bydd yn helpu ymddiriedolwyr i ddatblygu cynllun ac amserlen ar gyfer gweithredu. Mae'r Comisiwn Elusennau yn annog byrddau ymddiriedolwyr pob elusen i ddefnyddio'r rhestr gyfeirio hon.

Os yw'ch bwrdd yn gweithio'n ofalus trwy'r meysydd yn y rhestr gyfeirio hon sy'n berthnasol i'ch elusen, bydd yn helpu i ddangos bod eich ymddiriedolwyr yn gweithredu'n briodol dan yr amgylchiadau.

Er mwyn cael ffocws ar gyfer y drafodaeth mae'r rhestr gyfeirio wedi'i threfnu'n bedwar maes cyffredinol:

• Strategaeth - cyfleoedd a risgiau (A)
• Iechyd ariannol (B)
• Llywodraethu (C)
• Gwneud y defnydd gorau o adnoddau (Ch)

Ceir cyfeiriadau trwy'r rhestr gyfeirio at ein canllawiau ar bynciau amrywiol ac mae ar gael ar ein gwefan www.charitycommission.gov.uk.

Gallwch hefyd weld fersiwn PDF lliw llawn o'r rhestr gyfeirio.

Rhestr Gyfeirio

A. Strategaeth - cyfleoedd a risgiau

1. Pa effaith mae'r dirywiad economaidd yn ei chael ar ein helusen a'i gweithgareddau?

• Beth yw effaith y dirywiad economaidd ar yr amgylchedd rydym yn gweithredu ynddo?
   
• Sut gallwn ni adlewyrchu goblygiadau posibl y dirywiad mewn unrhyw sefyllfa neu wrth flaengynllunio?
   
• Ydym ni'n canolbwyntio ar y pethau iawn, neu ydym ni wedi crwydro i weithgareddau sy'n ychwanegol at ein dibenion elusennol? Os ydym, ydy hyn wedi'i gyfiawnhau?
   
• Oes cyfleoedd y gallem fanteisio arnynt? Er enghraifft:
  • mwy o wirfoddolwyr, gan gynnwys y rhai sy'n meddu ar sgiliau gwahanol
  • llety neu gostau offer rhatach
  • cyfleoedd i ail-drafod contractau
     
• Oes unrhyw risgiau arbennig y dylem eu hystyried? Er enghraifft:
  • mwy neu lai o alw am wasanaethau, neu newidiadau yn y math o wasanaethau sydd eu hangen
  • llai o incwm o fuddsoddiadau
  • ansicrwydd ynghylch cyllido mewn rhai meysydd
    
    
• Oes angen i ni ailfeddwl a ydym eisiau parhau i weithredu?

Am wybodaeth bellach: CFDG - Rheoli mewn Dirywiad

B. Iechyd ariannol

2. Ydym ni'n ddigon cryf yn ariannol i gynnal ein gweithrediadau?

• Oes gennym ni'r wybodaeth ddiweddaraf am gyllid, llif arian a dyledion/rhwymedigaethau ein helusen?
  
  
• Allem ni droi at y math cywir o gyngor ariannol?
  
  
• Yn seiliedig ar yr wybodaeth sydd gennym:
  • ydym ni'n gwybod beth allai ddigwydd i'n hincwm yn y dyfodol?
  • allwn ni ddiogelu (neu gynyddu) ein hincwm cyfredol?
  • allwn ni barhau â'n rhaglen o weithgareddau yn y dyfodol agos?
  • oes modd i'n harian fynd ymhellach, er enghraifft, trwy adnabod y costau y gallwn eu torri?
  • allwn ni gyflawni ymrwymiadau ein contractau?
  • allwn ni gwrdd â'n hymrwymiadau ariannol pan fyddant yn codi?
  • ydym ni'n ddiddyled yn ariannol?
  
  
• Ydym ni'n sicr pa weithgareddau craidd yr hoffem eu cynnal o dan unrhyw amgylchiadau?
  
  
• Ydym ni'n glir ynghylch y rhagolygon yn y tymor hwy?

Am wybodaeth bellach: Rheoli trafferthion ariannol a methdaliad mewn elusennau (CC12)

3. Ydym ni'n gwybod pa effaith y mae'r hinsawdd economaidd yn ei chael ar ein rhoddwyr a'r gefnogaeth ar gyfer ein helusen?

• Pa mor ddiogel yw ein cyllid, er enghraifft, contractau gan gyrff eraill ar gyfer darparu gwasanaeth, cyllid statudol neu grantiau, ar gyfer y dyfodol agos?
  
  
• A oes modd i ni arallgyfeirio neu ehangu ein ffynonellau incwm?
  
  
• Oes angen i ni ailystyried ein strategaeth codi arian?
  
  
• Oes unrhyw gyfleoedd newydd, neu agweddau presennol y mae angen eu newid?

Am wybodaeth bellach: Elusennau a Chodi Arian (CC20) NCVO - Pecyn Rhagarweiniol ar Gyllido a Chyllid Sefydliad Codi Arian

4. Oes unrhyw gronfeydd wrth gefn gennym?

• Oes polisi cronfeydd wrth gefn gennym? Os nac oes, pam?
  
  
• Ydym ni'n gwybod beth yw lefel ein cronfeydd wrth gefn?
  
  
• Ym mha amgylchiadau ydym ni'n bwriadu defnyddio ein cronfeydd wrth gefn - ai dyma'r adeg iawn?
  
  
• Ydym ni wedi ystyried:
  • blaenoriaethau neu anghenion newydd sydd wedi codi oherwydd y dirywiad economaidd?
  • gwario o'n cronfeydd wrth gefn er mwyn lleihau effaith y dirywiad ar ein buddiolwyr?
  • strategaeth fwy tymor hir i ailgyflenwi cronfeydd wrth gefn, neu eu gwario yn gyfan gwbl?
  • defnyddio cronfeydd wrth gefn i gynllunio ein gwaith?

Am wybodaeth bellach: Cronfeydd Wrth Gefn Elusennau (CC19) Cronfeydd Wrth Gefn a Chynlluniau Pensiwn Budd Diffiniedig Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP)

5. Ydym ni wedi adolygu ein trefniadau bancio ac, os yw'n berthnasol, ein buddsoddiadau?

• Ydym ni wedi adolygu ein trefniadau bancio yn ddiweddar - er enghraifft, parodrwydd ein banc i fenthyca arian?
  
  
• Beth allwn ni ei wneud am unrhyw leihad yn lefel yr incwm a gynhyrchwyd gan ein buddsoddiadau?
  
  
• Ydym ni wedi ailystyried ein polisïau buddsoddi, yn wyneb y dirywiad economaidd, er mwyn sicrhau eu bod yn briodol ar gyfer ein hanghenion yn awr ac yn y dyfodol?
  
  
• Ydym ni wedi adolygu amrywiaeth, addasrwydd a'r risgiau sy'n gysylltiedig â'n buddsoddiadau amrywiol?

Am wybodaeth bellach: Buddsoddi Cronfeydd Elusennol (CC14) CAF - Deall buddsoddiadau elusennol

6. Ydym ni wedi adolygu ein hymrwymiadau contract, er enghraifft prydlesi swyddfa, cytundebau rhentu, hurio offer?

• Ydym ni'n gwybod beth yw ein hymrwymiadau contract?
  
  
• Ydym ni'n deall rhwymedigaethau unrhyw gontractau sy'n bod neu gontractau newydd?
  
  
• Ydy'r rhwymedigaethau hyn yn rhai y gellir eu rheoli yn yr hinsawdd economaidd sydd ohoni?
  
  
• Allwn ni derfynu unrhyw gontractau rydym yn eu harwyddo os oes angen?
  
  
• Ddylem ni adolygu unrhyw gontractau sydd gennym gyda chodwyr arian?
  
  
• Os na allwn fodloni telerau contract ydym ni'n ymwybodol o'r risgiau ariannol a'r risgiau i'n henw da?

Am wybodaeth bellach: Elusennau a Rheoli Risg

7. Ydym ni wedi adolygu unrhyw gontractau i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus?

• Ydym ni'n deall rhwymedigaethau unrhyw gontractau presennol neu gontractau newydd?
  
  
• Ydy'r rhwymedigaethau hyn yn rhai y gellir eu rheoli yn yr hinsawdd economaidd sydd ohoni?
  
  
• Allwn ni derfynu unrhyw gontractau rydym yn eu harwyddo os oes angen?
  
  
• Os na allwn fodloni telerau contract ydym ni'n ymwybodol o'r risgiau ariannol a'r risgiau i'n henw da?
  
  
• Ydym ni wedi cynllunio ar gyfer yr hyn sy'n digwydd pan fydd contract yn dod i ben?

Am wybodaeth bellach: Elusennau a Darparu Gwasanaeth Cyhoeddus(CC37) NCVO - Pecyn Rhagarweiniol ar Gyllido a Chyllid

8. Os oes cynllun pensiwn gennym, ydym ni wedi'i adolygu yn ddiweddar?

• Ydym ni'n gwybod am y risgiau a'r rhwymedigaethau sy'n gysylltiedig â chynllun pensiwn ein helusen?
  
  
• Pa gynlluniau sydd gennym ar gyfer rheoli'r risgiau a'r rhwymedigaethau hynny?
  
  
• Ddylem ni geisio cyngor arbenigol?

Am wybodaeth bellach: Cronfeydd Wrth Gefn a Chynlluniau Pensiwn Budd Diffiniedig Cynlluniau Pensiwn Budd Diffiniedig - Cwestiynau ac atebion Bod yn effro i'r risgiau yn y dirywiad - datganiad gan y Rheolydd Pensiynau

9. Sut gallwn ni wneud y defnydd gorau o unrhyw fuddsoddiadau gwaddol parhaol sydd gennym?

• Ydym ni wedi ystyried cael hyd i arian ar gyfer dibenion yr elusen trwy ddefnyddio'r hyblygrwydd cynyddol i wario gwaddol parhaol a gynigir gan Ddeddf Elusennau 2006?

Am wybodaeth bellach: OTS - Deddf Elusennau 2006: yr hyn y mae angen i ymddiriedolwyr wybod Gwaddol Parhaol (OG44)

C. Llywodraethu

10. Ydym ni'n gorff ymddiriedolwyr effeithiol?

• Ydym ni wedi adolygu ein perfformiad fel corff ymddiriedolwyr yn ddiweddar?
  
  
• Ydym ni wedi adolygu'r sgiliau, yr wybodaeth a'r profiad sydd gennym fel corff ymddiriedolwyr yn ddiweddar? Ydy'r anghenion wedi newid dan yr amgylchiadau?
  
  
• Ydym ni'n ymwybodol o bwysigrwydd cyfathrebu effeithiol a chyd-drafod â'r rhai sydd â budd yn ein helusen, gan gynnwys ein staff?
  
  
• Oes gennym ni'r arweiniad y mae ei angen arnom i sicrhau bod ein penderfyniadau'n cael eu gwneud er lles gorau ein helusen a'i buddiolwyr?
  
  
• Oes angen i ni fonitro materion yr elusen yn fwy agos, er enghraifft trwy gwrdd yn fwy aml?
  
  
• Ydym ni'n teimlo ein bod yn gallu gwneud penderfyniadau anodd neu amhoblogaidd os oes angen, er enghraifft ar:
  • atal rhai gweithgareddau
  • staffio
  • buddion staff

Am wybodaeth bellach: Nodweddion Elusen Effeithiol (CC10) Yr Ymddiriedolwr Hanfodol (CC3)

11. Oes gennym ni fesurau diogelu digonol yn eu lle i atal twyll?

• Oes rheolaethau a gweithdrefnau ariannol priodol gennym i atal twyll?
  
  
• Oes angen eu hadolygu a'u diweddaru, er mwyn ystyried y risg cynyddol o dwyll o ganlyniad i'r dirywiad economaidd?
  
  
• Oes rheolaethau a gweithdrefnau i leihau'r risg o gamddefnyddio data personol?

Am wybodaeth bellach: Rheolaethau Ariannol Mewnol (CC8) Panel Ymgynghori ar Dwyll - Twyll yn y Sector Gwirfoddol Panel Ymgynghori ar Dwyll - Twyll yn y Sector Elusennol (PDF)

Ch. Gwneud y defnydd gorau o adnoddau

12. Ydym ni'n gwneud y defnydd gorau o'r manteision ariannol sydd gennym fel elusen?

• Ydym ni'n deall sut i wneud y mwyaf o Gymorth Rhodd?
  
  
• Ydym ni'n gwneud y mwyaf o'n rhyddhad treth posibl fel elusen?
  
  
• Ydym ni'n ymwybodol o'r cymorth ariannol sydd ar gael gan y llywodraeth ar gyfer elusennau yn ystod y dirwasgiad? Os ydym, ydym ni wedi ystyried a yw hyn yn briodol ar gyfer ein helusen, a ph'un ai i wneud cais amdano neu beidio?

Am wybodaeth bellach: Cyllid a Thollau EM - Cymorth Rhodd Cyllid a Thollau EM - Elusennau a Threth/Masnachu Ymddiriedolwyr, masnachu a threth OTS - Cynllun Gweithredu'r Llywodraeth

13. Ydym ni'n gwneud y defnydd gorau o'n staff a'n gwirfoddolwyr?

• Ydym ni'n ymwybodol o'n rhwymedigaethau fel cyflogwyr ac ydym ni'n gwybod ble i fynd i gael mwy o wybodaeth?
  
  
• Oes gan ein staff y cymysgedd iawn o sgiliau a phrofiad y mae ei angen ar ein helusen i fod yn effeithiol?
  
  
• Allem ni gyflwyno patrymau mwy hyblyg o weithio er mwyn canolbwyntio ein hadnoddau lle mae eu hangen fwyaf?
  
  
• Oes angen yr un fath a'r un nifer o staff arnom? Oes cyfleoedd gwell i recriwtio mewn marchnad swyddi fwy cystadleuol?
  
  
• Ydym ni'n credu bod mwy o botensial i roi cyfle i bobl wirfoddoli ar gyfer ein helusen dan yr amgylchiadau?
  
  
• Ydym ni'n rhagweithiol o ran denu gwirfoddolwyr posibl ac a ydym wedi adolygu'r ffordd rydym yn eu cefnogi a'u defnyddio?

Am wybodaeth bellach: Canolfan Gweithlu y DU - Canllaw Cyflogaeth Dda ACAS Volunteering England

14. Ydym ni wedi ystyried cydweithio ag elusennau eraill?

• Oes gweithgareddau y teimlwn y gellid eu rhedeg yn fwy effeithiol trwy gydweithio ag eraill, megis rhannu offer, rhannu staff, rhedeg sesiynau hyfforddi ar y cyd, neu rannu gwasanaethau cefn swyddfa?
  
  
• Ydym ni’n gwybod sut i adnabod elusennau eraill â dibenion tebyg sy'n gweithredu yn ein hardal y gallem gysylltu â nhw i drafod y posibilrwydd o gydweithio neu weithio ar y cyd?
  
  
• Ddylem ni ystyried y posibilrwydd o uno'n ffurfiol ag elusen arall neu elusennau eraill er lles ein buddiolwyr?

Am wybodaeth bellach: Cofrestr Elusennau: mae'n rhoi manylion llawn yr holl elusennau sydd wedi cofrestru gyda'r Comisiwn Elusennau Adnoddau cydweithio a chyfuniadau Cydweithio a Chyfuniadau (CC34) NCVO - Collaborative working

15. Ydym ni'n gwneud y defnydd gorau o'n heiddo?

• Ydym ni wedi ystyried sut rydym yn defnyddio unrhyw asedau, megis adeiladau neu offer rydym yn berchen arnynt neu'n eu rhentu? Allem ni eu defnyddio yn wahanol, eu rhannu gydag eraill, ail-drafod telerau neu eu gwerthu?
  
  
• Ydy hi'n amser da i brynu eiddo yn lle ei rentu?

Am wybodaeth bellach: Gwerthiannau, prydlesi, trosglwyddiadau neu forgeisiau: Yr hyn y mae angen i ymddiriedolwyr wybod am waredu tir elusennau (CC28)

I weld canllawiau'r Comisiwn Elusennau a nodwyd uchod:

• Gweld a/neu argraffu o'n gwefan www.charitycommission.gov.uk;
• Archebu yn ystod oriau agor - Llun - Gwener 08.00-20.00 a 9.00-13.00 ddydd Sadwrn trwy ffonio 0845 300 0218 neu Minicom: 0845 300 0219
• Ysgrifennu at y Comisiwn Elusennau Uniongyrchol, Blwch SP 1227, Lerpwl, L69 3UG

Ffynonellau eraill o wybodaeth ar fynd i'r afael â'r dirywiad economaidd:

• Cymdeithas Prif Weithredwyr Cyrff Gwirfoddol (ACEVO)
• Charity Finance Directors' Group (CFDG)
• Cymdeithas Genedlaethol Gweithredu Gwirfoddol a Chymunedol (NAVCA)
• Cyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO)
• Swyddfa'r Trydydd Sector
• Cynghorau Gwirfoddol Sirol Cymru
• Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA)

Adborth

Byddwn yn ddiolchgar pe gallech ateb 2 gwestiwn byr ynghylch defnyddioldeb y rhestr gyfeirio hon. Dylai ond cymryd munud o'ch amser. Diolch.

Comisiwn Elusennau
Mehefin 2009